El presente documento instruye a los adjudicatarios y ejecutores acerca de los criterios y procedimientos que regularán la relación con SENADIS, a través del sistema de supervisión definido para tales efectos. La Guía de Gestión constituye un instrumento de trabajo y de consulta permanente durante la ejecución del convenio, cuyo cumplimiento es obligatorio para todas las partes.
1. Instalación del Proyecto
La instalación consiste en llevar adelante las primeras actividades de la ejecución. El supervisor realizará una visita de instalación en una fecha acordada para verificar el lugar de ejecución, revisar el presupuesto aprobado y definir el Plan de Supervisión.
- Integración: Incluir las observaciones del Informe de Evaluación del proyecto, si existen.
- Instrumentos: Completar la Matriz de Marco Lógico y el Cronograma de Actividades (Hitos Relevantes).
- Formalización: Firmar el Acta de Supervisión, dejando constancia de los acuerdos asumidos, y entregar el Comprobante de Ingreso (Anexo 8) tras recibir la remesa.
- Beneficiarios: Confirmar el listado oficial de beneficiarios directos.
2. Ejecución y Gestión de Recursos
La ejecución desarrolla las actividades estipuladas en el Convenio y los acuerdos del Informe de Instalación. Los recursos se transfieren al Adjudicatario/a en forma de REMESA, y los gastos asociados solo pueden realizarse desde la fecha de emisión de la Resolución exenta aprobatoria.
Rendición de Cuentas
Los gastos deben contar con una RENDICIÓN DE CUENTA MENSUAL que cumpla con los requisitos de la Resolución N° 759 de 2003 de la Contraloría General de la República. La información debe ser presentada en hojas numeradas, ordenadas y sin enmendaduras.
| Categoría de Gasto | Requisitos Específicos |
|---|---|
| Facturas | Incluir guía de despacho y detalle de producto/servicio. |
| Liquidaciones de sueldo | Firmadas por el trabajador; adjuntar copia del contrato de trabajo. |
| Boletas de honorarios | Firmadas por el prestador, con timbre SII y detalle de retención del 10%. |
3. Modificaciones Presupuestarias y del Convenio
Si se requiere una modificación presupuestaria dentro de una misma categoría, esta no puede implicar un aumento superior al 15% del total inicial aprobado. Cualquier gasto realizado sin presupuesto aprobado por SENADIS será de cargo exclusivo del adjudicatario.
Para solicitar cambios en el convenio por fuerza mayor o ajustes, se debe presentar una carta formal dirigida al Director Regional. Las modificaciones aprobadas rigen únicamente para el futuro y no se aceptarán cambios cuyo objetivo sea utilizar dineros "no gastados" al final del proyecto.
4. Informes de Avance y Cierre
El ejecutor debe informar periódicamente sobre el avance técnico y financiero. El Informe Final debe reflejar el estado del proyecto según el Convenio de Ejecución y ser entregado al supervisor para su validación en el sistema electrónico FONAWEB.
- Plazos de corrección: Ante observaciones de SENADIS, el adjudicatario tendrá un plazo de 10 días hábiles para subsanar los errores.
- Cierre definitivo: Requiere la aprobación formal de las rendiciones de cuentas y de los informes finales.
- Reintegros: Los dineros no utilizados deben depositarse en la cuenta corriente de SENADIS (Banco Estado), adjuntando el comprobante a la última rendición.
5. Incumplimiento y Sanciones
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el Convenio o la Guía de Gestión faculta a SENADIS para:
- Declarar el término anticipado de la ejecución del proyecto.
- Exigir la devolución de montos rechazados o no utilizados.
- Hacer efectivo el cobro de la Garantía (sin que esto extinga la deuda).
- Registrar al adjudicatario en una lista de entidades con obligaciones pendientes.