La gestión de stocks abarca todas las operaciones dedicadas a regular el flujo de mercancías o productos en una empresa. Las políticas de gestión de stocks a nivel empresarial establecen las respuestas a cuestiones fundamentales como: ¿cuál es el nivel de stock ideal para cada referencia? y ¿cuándo realizar los pedidos de reposición de stocks? El control de stock, también conocido como control de inventario, es el proceso de gestionar, monitorizar y verificar el stock de una empresa para cubrir de forma consistente la demanda del cliente, prevenir faltantes y sobrestock, y evitar pérdidas financieras.
La parcela de gestión de stocks que atañe al funcionamiento de la bodega engloba tareas esenciales como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad del inventario o los métodos de gestión de existencias (como FIFO, FEFO o LIFO), entre otras. Si utilizamos un símil, el control de stock es una fotografía al detalle de las existencias que hay en la bodega, incluyendo toda la información respecto a la cantidad, características y ubicación de cada producto. La gestión de stock en la bodega se refiere a la forma de organizar todos los flujos de materiales.
Importancia del Control de Stock y sus Retos
Un control eficaz de inventario implica optimizar el inventario, reducir costes de almacenamiento, mejorar la previsión de demanda, aumentar la eficiencia operativa y mejorar la experiencia del cliente. Uno de los factores de diferenciación en el ámbito empresarial es ofrecer servicios eficientes, de primera calidad, confiables y con costes mínimos. Es crucial evitar situaciones como la decepción que experimenta un comprador al tener que esperar semanas debido a que el producto que compró online está agotado.
Estas situaciones, en muchos casos, se deben a un control de stock deficiente, lo que no solo afecta la percepción que el cliente tiene sobre la empresa, sino que también tiene implicaciones financieras negativas para el negocio. Un control eficiente del inventario es esencial para conseguir la eficiencia operativa y financiera de cualquier empresa, permitiendo una gestión más eficiente de los recursos y una asignación óptima del espacio en el almacén.
Retos Actuales en la Gestión de Inventario
- El auge de la logística omnicanal y de la hiperconectividad característica de la logística 4.0.
- El aumento del número de referencias o SKU complica la optimización del inventario, ya que hace necesario el mantenimiento de un stock mínimo en la bodega cada vez más variado que, en términos agregados, se multiplica en cantidad. Por ejemplo, una empresa dedicada a la cosmética con cinco referencias de champús diferentes adaptados al tipo de cabello y aroma puede enfrentar una verdadera complicación para la operatividad de la bodega.
- Cuando se producen cambios en la demanda, esto exige a la bodega cada vez más flexibilidad en su operativa y rapidez de reacción.
- Un mal control de stock puede provocar rupturas de inventario, generando insatisfacción del cliente y pérdida de ventas. Del mismo modo, también puede derivar en excesos de inventario, aumentando costes de almacenamiento y riesgo de obsolescencia.
- Los principales retos incluyen prever con precisión la demanda, gestionar inventarios en múltiples ubicaciones y minimizar errores humanos en los procesos.
ESCUELA DE E-COMMERCE - Capítulo 5 - Inventarios - Parte 1/3
Tipos de Stock Esenciales para una Gestión Eficaz
El término stock, utilizado también como sinónimo de inventario o existencias, hace referencia al conjunto o cantidad de productos que una empresa tiene almacenados. Conocer los diferentes tipos de stock es fundamental para una gestión estratégica:
- Stock Básico/Inventario de existencias: Cantidad de productos disponibles para venta inmediata.
- Stock de seguridad: Reserva mínima de productos que sirve como “colchón” para cubrir picos de demanda o retrasos de proveedor.
- Stock mínimo: Cantidad mínima de existencias que una empresa puede permitirse tener en su bodega; por debajo de esta cantidad se entraría en ruptura de stock.
- Stock máximo: Cantidad de existencias almacenadas que no debe superarse, siendo el límite superior.
- Stock estacional: Mercancías que se tienen en stock en previsión de un incremento concreto de las ventas en una época específica del año (ej. Buen Fin, Hot Sale, Navidad).
- Stock no perecedero: Productos y material que no se deterioran con el paso del tiempo y que, por tanto, pueden estar almacenados durante mayores plazos sin perder sus propiedades originales.
- Stock perecedero: Productos que por su composición o condiciones pueden sufrir un deterioro rápido y perder sus características originales con el paso del tiempo.
- Stock de recuperación: Productos con una segunda vida que pueden ser reutilizados total o parcialmente.
- Stock muerto: Inventario de mercancías obsoletas que no pueden ser comercializadas ni reutilizadas y deben ser desechadas.
- Stock óptimo o adecuado: El nivel de existencias que ofrecen la mayor rentabilidad a la empresa.
- Stock cero (Just In Time - JIT): Cantidad de existencias indicada en el sistema de gestión JIT, que destaca por satisfacer la demanda bajo pedido, minimizando el inventario en bodega.
- Stock en tránsito: Productos que están en proceso de transporte entre proveedores y la empresa, o entre diferentes unidades.
Gestión de Productos de Catálogo en E-commerce y Stock Garantizado
En cualquier tienda online -ya sea que vendas en Mercado Libre, Amazon, Shein, Shopify, Tiendanube u otros canales- controlar correctamente el stock de inventarios es clave para mantener tu operación estable, evitar quiebres de stock y mejorar la experiencia del cliente. Uno de los mayores riesgos de no contar con un nivel suficiente de existencias es el de incurrir en una “ruptura de stock”, básicamente no contar con stock suficiente para satisfacer la demanda.
El Error Común en la Visibilidad del Catálogo y su Impacto SEO
En la gestión de fichas web del eCom, disponemos de un check para marcar una ficha como visible o no visible en nuestra tienda. Esto implica que si se marca como no visible, dicha ficha se subirá a la web, pero no se podrá acceder a ella ni por su URL habitual, ni navegando por la familia o familias a las que pertenezca, ni mediante los resultados del buscador.
En los casos de artículos o de los productos fuera de stock, hay clientes que utilizan este check para gestionar estas situaciones: se tiene stock y se marca la ficha como visible; se queda sin stock y se marca como no visible. Esto es un error. La razón es que esa URL ha sido indexada por Google. Si el robot intenta entrar mientras la ficha está marcada como no visible (y por lo tanto la URL no existe), se encontrará con un error 404, lo que penalizará la web. Si se tiene ese artículo bien posicionado, se perderán las posiciones.
Soluciones para Productos sin Stock en el Catálogo
Para gestionar los productos sin stock sin afectar negativamente el SEO, tenemos dos opciones principales:
- Mantener el producto visible pero indicar claramente que está "Fuera de Stock" o "Agotado", ofreciendo opciones como "notificarme cuando esté disponible" o productos alternativos.
- Utilizar el check de la parametrización eCom “Bloq. venta disponible sin stock”. Este check es de utilidad cuando se están añadiendo fichas web, no se tiene la información completa y se quiere que todavía no sean visibles para la venta, pero la URL sigue existiendo.
Tecnología y Métodos Avanzados para la Gestión de Stock
A la par de los retos que ponen en jaque la efectividad de la gestión de stock en la bodega, se ha desarrollado software especializado capaz de manejar con éxito tal complejidad. La gestión de stock en la bodega es una ciencia de precisión cuya maestría no puede lograrse sino con la ayuda de un potente WMS (Warehouse Management System). La digitalización del control de stock es, a día de hoy, un elemento imprescindible para la correcta gestión de cualquier empresa.
Herramientas y Métodos para Optimizar el Inventario
- Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): Integran todas las funciones de la empresa, como finanzas, ventas y stock, proporcionando una visión global del negocio con indicadores en tiempo real para tomar decisiones ágiles.
- WMS (Warehouse Management System): Software especializado en la gestión de almacenes, optimizando la asignación de ubicaciones, trazabilidad y métodos de gestión.
- Tecnología RFID: Utiliza etiquetas electrónicas que emiten señales de radio para identificar y rastrear automáticamente productos, agilizando auditorías y reduciendo errores.
- Códigos de Barras: Herramienta tradicional fundamental para identificar productos y registrar movimientos en el sistema.
- Conteo Cíclico o Periódico: Revisiones regulares de las existencias físicas para comparar con los registros, incluyendo los conteos en el "paso por cero" (cuando el stock en el sistema indica cero unidades).
- Inventario Permanente o Continuo: Los registros se actualizan de manera continua conforme entran o salen productos del almacén.
- Métodos de Valoración de Inventario:
- FIFO (First-In, First-Out): Los primeros artículos adquiridos deben ser los primeros en venderse o usarse.
- FEFO (First-Expired, First-Out): Prioriza la venta o uso de los productos con la fecha de caducidad más próxima.
- LIFO (Last-In, First-Out): Los últimos artículos adquiridos son los primeros en venderse o usarse.
- Sistemas de Reabastecimiento Automático: Monitorean los niveles de inventario y realizan pedidos de reposición automáticamente cuando los productos alcanzan un punto de reordenación predefinido.
- Checklists Digitales: Permiten a los equipos realizar conteos de inventarios de forma organizada, verificar condiciones de almacenamiento y realizar auditorías.
Un sistema de control de stock consiste en un conjunto de herramientas y criterios puestos al servicio de la gestión del almacén de una empresa. Mantener un control eficiente del stock requiere aplicar estrategias y procesos que minimicen errores, optimicen recursos y garanticen la disponibilidad de productos. Un control eficiente del stock asegura la optimización de recursos, minimiza pérdidas económicas y mejora la disponibilidad de productos, lo que incrementa la satisfacción del cliente. Además, permite realizar proyecciones más precisas y decisiones estratégicas basadas en datos confiables, reduciendo costes operativos.