Existe mucha desinformación sobre las anotaciones de demérito, las cuales son una práctica habitual en los servicios públicos.
¿Qué son las Anotaciones de Demérito?
Las anotaciones de demérito son aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario reprochable. Consisten en circunstancias manifestadas en acciones o hechos negativos en que haya incurrido el personal y que contradigan las normas disciplinarias y éticas, o afecten al patrimonio o funcionamiento de la institución pública en la cual se desempeña dicho funcionario.
Es importante destacar que estas anotaciones no requieren de investigación o sumario administrativo, a diferencia de medidas disciplinarias formales como la censura, multa, suspensión o destitución. Se enmarcan dentro del proceso de Calificación Anual y pueden afectar gravemente la calificación funcionaria y la permanencia en el servicio público.
Cabe señalar que las anotaciones de demérito no son aplicables a los trabajadores a honorarios.
Marco Legal y Validez Temporal
El procedimiento para las anotaciones de demérito se encuentra definido en el artículo 44º del Estatuto Administrativo y en el artículo 9º del Decreto 1.825.
Una característica crucial de estas anotaciones es su validez temporal: solo sirven para el año de calificación en curso. Es decir, las anotaciones solo tienen validez para el período de calificación en que fueron cursadas (generalmente del 1 de septiembre al 31 de agosto del año siguiente).
Proceso de Aplicación y Notificación
El proceso para la aplicación de una anotación de demérito se inicia cuando el jefe directo solicita por escrito a la Unidad de Personal del servicio que se realice la anotación.
Posteriormente, el funcionario debe ser notificado personalmente acerca del contenido y circunstancias de la conducta a reprochar. Esta notificación debe realizarse dentro de un plazo de tres (3) días hábiles desde que ocurre el hecho que motiva la anotación.
Es importante tener en cuenta que este plazo de 3 días no es fatal para el servicio, es decir, en caso de no cumplirlo, no vicia la anotación de demérito, siempre que la realice dentro del período calificatorio anual. Sin embargo, el incumplimiento del plazo de 3 días hábiles para notificar sí constituye un vicio de procedimiento que puede ser argumentado durante la impugnación.
Plazo para la Primera Solicitud de Rechazo o Atenuación
Una vez notificado, el funcionario tiene un plazo de 5 días hábiles para solicitar que se rechace la anotación o se atenúe. Este plazo sí es fatal. Se pueden y deben acompañar antecedentes para fundamentar esta solicitud.
Si la Jefatura rechaza la solicitud del funcionario, deberá comunicarlo por escrito a la Unidad de Personal en el plazo de cinco días. Si no se produce tal comunicación, se entenderá aceptada la solicitud del funcionario.
M2 6 Anotaciones de demerito
Fundamentos para Impugnar una Anotación de Demérito
Lo primero y más importante es revisar si la anotación de demérito solicitada por tu jefatura directa está o no fundada. El proceso calificatorio, incluyendo estas anotaciones, debe ser racional, imparcial y objetivo. Esto implica que toda anotación debe estar fundada en hechos concretos.
Si consideras que la anotación no está debidamente fundada, debes argumentar por qué. Se recomienda hacerlo punto por punto, detalladamente y, de ser posible, acompañando documentos que permitan acreditar la veracidad de tus dichos.
Instancias para la Impugnación y Apelación
Si la anotación es injusta, infundada o vulnera el procedimiento legal, el funcionario tiene cuatro instancias sucesivas para reclamar.
1. Solicitud ante el Jefe Directo
Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación, puedes pedir a tu jefe directo que deje sin efecto la anotación o que registre circunstancias atenuantes. Este es el primer paso y tiene un plazo fatal.
2. Revisión y Apelación ante la Junta Calificadora
La anotación es solo un antecedente que la Junta Calificadora pondera, no es vinculante por sí misma. En la revisión de tu calificación, los delegados del personal junto con los representantes de la asociación de funcionarios pueden argumentar ante la Junta para que desestime o atenúe el peso de la anotación en la nota final.
También es posible apelar la decisión de la Junta Calificadora. Podrías apelar a esta decisión ante la Junta Calificadora desde los 5 días hábiles siguientes a la notificación de la calificación, poniendo énfasis en la anotación de demérito si fuese el único factor determinante.
3. Apelación ante el Jefe Superior del Servicio
Puedes apelar la resolución de la Junta Calificadora ante el Jefe Superior del Servicio. Esta apelación debe ser resuelta en 15 días hábiles y, en ningún caso, puede rebajar tu calificación respecto a la que entregó la Junta Calificadora.
4. Reclamación ante la Contraloría General de la República (CGR)
Solo después de notificada la resolución de apelación ante el Jefe Superior del Servicio, y habiendo agotado las instancias previas en orden, puedes reclamar ante la CGR. Podrías interponer el recurso de reclamación establecido en el artículo 160 del Estatuto Administrativo, alegando vicios de legalidad en el proceso calificatorio, específicamente en la anotación de demérito.
El plazo para esta reclamación ante la Contraloría es de 10 días hábiles desde la notificación de la resolución de apelación del Jefe Superior del Servicio.
Consideraciones Adicionales y Casos Específicos
- Competencia para anotar: Según jurisprudencia reiterada de la CGR (Dictamen N°45.528 de 2015), solo el jefe directo tiene competencia para solicitar anotaciones de demérito.
- Consecuencias de la Lista 3: Las anotaciones de demérito son registros formales en tu hoja de vida. Si la anotación que llevó tu calificación a Lista 3 fue injusta, debes impugnar la calificación de inmediato. Dos años consecutivos en Lista 3 significan desvinculación obligatoria.
- Recurso de Protección: Si ya te encuentras en una situación de inminente desvinculación por calificación, puedes explorar el recurso de protección ante la Corte de Apelaciones.
- Asesoría legal: Dada la complejidad de los procedimientos y la brevedad de los plazos, la asistencia de profesionales especializados en derecho administrativo puede ser fundamental para contestar correctamente una anotación de demérito.