Guía para la Rendición de Cuentas en SENADIS

El presente documento tiene como objetivo instruir a los adjudicatarios y/o ejecutores acerca de los criterios y procedimientos que regularán la relación con SENADIS, específicamente a través del sistema de supervisión definido para tales efectos, garantizando una correcta rendición de cuentas.

Fases del Proyecto y la Gestión de Recursos

1. Fase de Instalación del Proyecto

La instalación del proyecto consiste en llevar adelante las primeras actividades de la ejecución. Durante esta fase se deben realizar las siguientes acciones:

• Integrar las observaciones incluidas en el Informe de Evaluación del proyecto, en caso de existir.
• Completar la Matriz de Marco Lógico, instrumento que permite confirmar y programar los componentes del proyecto.
• Completar el Cronograma de Actividades (Hitos Relevantes), instrumento que permite identificar las actividades fundamentales del proyecto. Se designará un responsable para cada actividad, el cual deberá ser parte del equipo ejecutor.
• Confirmar el listado oficial de Beneficiarios Directos del proyecto. En caso de existir modificaciones en el listado original, el adjudicatario deberá informar al Supervisor los motivos a través de una carta formal dirigida a la Dirección Regional respectiva, la cual aprobará o rechazará dicha solicitud.
• Firmar el Acta de Supervisión, dejando constancia de los principales acuerdos asumidos en esta primera reunión de Instalación.
• Realizar la revisión y primera aplicación del instrumento de medición de la inclusión educativa en establecimientos educacionales (Anexo 4.1), con el objeto de revisar puntos importantes y aclarar dudas del ejecutor para su aplicación.
• Revisar el Acta de Entrega de Recursos Individuales (Anexo 5).

2. Fase de Ejecución del Proyecto

La ejecución del proyecto consiste en desarrollar las actividades que dan cumplimiento a lo estipulado en el Convenio, las acciones para el logro del objetivo del proyecto y los acuerdos establecidos en el Informe de Instalación, Matriz de Marco Lógico (excepto microemprendimiento), Carta Gantt, Flujo de caja, entre otros.

Transferencia y Gestión de Recursos

En términos generales, para la ejecución del proyecto se transfieren recursos al Adjudicatario en forma de REMESA. Los gastos asociados a la ejecución del proyecto solo se podrán realizar desde la fecha de emisión de la Resolución exenta aprobatoria del convenio.

Rendición de Cuentas Mensual

Los gastos realizados deben contar con una Rendición de Cuenta Mensual. Es un ordenamiento de las transacciones de acuerdo a su naturaleza u origen, lo que permite estructurar la información referida a cada gasto.

Categorías Presupuestarias para Rendición de Cuentas

La rendición de cuentas se divide en cuatro categorías principales:

• Inversión: Corresponde a bienes materiales financiados por SENADIS que son entregados por la institución adjudicataria a sus beneficiarios, o que son propiedad de la institución adjudicataria.
• Recurrentes: Incluye gastos de operación y mantenimiento.
• Personal: Cubre los gastos asociados al equipo ejecutor.
• Administración: Relacionado con los gastos generales de gestión del proyecto.

Cada una de estas categorías se subdivide en ítems, los cuales a su vez contienen artículos, bienes o servicios. Corresponde solo a los gastos especificados en el presupuesto del proyecto aprobado por SENADIS.

Requisitos de la Documentación de Respaldo para la Rendición de Cuentas

Las rendiciones deben cumplir con los requisitos exigidos en la Resolución N° 759 de 2003, de la Contraloría General de la República, la cual se entiende conocida y aceptada por el Adjudicatario al suscribir el convenio.

Obligaciones Generales para las Rendiciones

• Las rendiciones deberán venir detalladas en el Formulario correspondiente y contar con el respaldo físico de todos los documentos originales.
• A excepción de las Instituciones Públicas, que pueden entregar copias simples con la firma y timbre del encargado de administración y finanzas respectivo para acreditar el gasto.
• La documentación de respaldo deberá ser presentada en forma íntegra, sin enmendaduras.
• Para cada documento de respaldo (Factura, boletas, liquidaciones, vales) se deberá indicar el Folio del Proyecto, Nombre o Razón Social y Rol Único Tributario del Adjudicatario/a que firmó el convenio con SENADIS.
• Para evitar pérdida de antecedentes, la información deberá ser enviada en hojas numeradas, ordenadas, archivadas y/o anilladas.

Documentos Específicos y sus Requisitos

Facturas de Proveedores

• Se debe incluir la guía de despacho asociada.
• Se debe detallar el producto o servicio.

Liquidaciones de Sueldo

• Deberán venir firmadas por el trabajador y siempre deberán concordar con el contrato de trabajo respectivo.
• No se aceptarán bonos o aguinaldos con cargo a los fondos aprobados para el proyecto.
• En caso de que SENADIS solo costease una parte del sueldo, deberá detallarse en el imponible “Aporte SENADIS”; en caso contrario, no se aceptará el correspondiente documento.
• En el caso de proyectos del Área Inclusión Laboral línea independiente, no se aceptarán pagos de remuneraciones correspondientes al microempresario.

Boletas de Honorarios

• Deberán venir firmadas y timbradas por la institución adjudicataria.
• Deberán venir con el timbre del SII, nombre del prestador del servicio, Rol Único Tributario, fecha y monto (siempre deberá concordar con el Contrato de Honorarios).
• El detalle deberá considerar como glosa: el nombre del proyecto, el folio y el período que se está pagando.
• Deberán señalar el monto de Retención 2ª Categoría (10% - monto que deberá ser pagado por el adjudicatario a la Tesorería General de la República mediante el formulario 29, en las fechas establecidas para tal efecto).
• Deberá venir con la firma del prestador en señal de que fue debidamente pagada por el Adjudicatario.
• Junto con la primera boleta que extienda el prestador de servicios, en el contexto del proyecto, se deberá adjuntar una fotocopia del Contrato de Honorarios que deberá contener:
  • La individualización completa de la persona natural o jurídica contratante.
  • Los productos o servicios comprometidos y las tareas asignadas.
  • Duración del contrato.
  • Monto total de los honorarios pactados y forma de pago.

Boletas del Comercio en General

• Estas deberán especificar el tipo de bien o producto adquirido.
• El monto máximo será de 2 UF cada una; para montos superiores se deberán presentar facturas.

Vales de Correo

• Se aceptarán como válidos aquellos vales de la Empresa de Correos Postal.

Proceso de Aprobación y Modificaciones

Notificación de Rendición Mensual

La Dirección Regional notificará a través de oficio a la institución adjudicataria la aprobación o rechazo de la rendición mensual, el cual será enviado vía correo postal y/o electrónico. En caso de presentar observaciones (rechazo), el adjudicatario tendrá un plazo de 10 días hábiles para realizar las correcciones solicitadas.

Modificaciones Presupuestarias

En el caso de adecuaciones de acceso e infraestructura, mejoras o reparaciones mayores de bienes inmuebles, se deberán adjuntar los contratos suscritos para tales efectos y los permisos municipales necesarios, conforme a la normativa vigente. Cada categoría del presupuesto se compone de ítem/s, en consecuencia las modificaciones podrían ajustar ítems de una misma categoría, por ejemplo, cuando se compra un nuevo bien y/o servicio no aprobado inicialmente por SENADIS.

Para esto es condición la presentación de la solicitud de modificación presupuestaria (Anexo 3.3) firmada por el Representante Legal de la institución y/o el adjudicatario(a) dirigida al/la Director(a) Regional, a través de su Supervisor(a), quien aprobará o rechazará dicha petición e informará mediante oficio.

En caso de que el adjudicatario realice gastos en base a un presupuesto no aprobado por SENADIS, el costo será de cargo exclusivo del adjudicatario. Las modificaciones que tengan como objetivo utilizar dineros “no gastados” al final del proyecto no serán aceptadas.

Fondos No Utilizados

Los dineros no utilizados deben ser depositados en la cuenta corriente de SENADIS (N° 9020489, Rut 72.576.700-5 del Banco Estado), enviando como comprobante junto con la última rendición de cuentas, la boleta del depósito bancario, identificando el número de folio correspondiente al proyecto.

Modificación de Convenio por Fuerza Mayor o Caso Fortuito

Para el caso que se requiera modificación de convenio por motivos de fuerza mayor y/o caso fortuito, que afecten los plazos de ejecución y/o la lista de beneficiarios, el Representante Legal y/o Adjudicatario deberá presentar una carta formal, dirigida al Director Regional con la solicitud de Modificación de Convenio.

Informes de Avance y Final

Informes de Avance

Deben ser realizados por el EJECUTOR con el apoyo y orientación técnica del SUPERVISOR. En caso de existir observaciones por parte del supervisor o del Director Regional, el Ejecutor deberá, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la notificación, incorporar las modificaciones solicitadas.

Informe Final

Este informe deberá reflejar el estado final del proyecto según lo estipulado en el Convenio de Ejecución. Debe ser realizado por el Adjudicatario y/o Ejecutor, entregado al SUPERVISOR para que este lo ingrese en formato PDF al sistema electrónico (FONAWEB) una vez que lo haya aprobado.

En caso de existir observaciones por parte del supervisor o del Director Regional, el Ejecutor deberá, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la notificación, incorporar las modificaciones solicitadas.

• Utilizando Anexo 4.1, se debe hacer la tercera medición de la inclusión educativa de los estudiantes en el establecimiento ejecutor para medir el nivel de logro alcanzado en relación a la línea base.
• Utilizando Anexo 5.2, se debe elaborar en los casos que corresponda, el informe final de acompañante técnico.

Incumplimiento y Cierre del Proyecto

Consecuencias del Incumplimiento

El Director Regional enviará una carta de apercibimiento donde se establece que, de no subsanarse los informes y/o rendiciones de cuentas de acuerdo con las observaciones indicadas, se procederá a declarar el término anticipado de la ejecución del proyecto por incumplimiento de Convenio Ejecución y/o Guía de Gestión. Además, se exigirá la devolución del monto rechazado en la rendición de cuentas, no rendidos y/o de los recursos que no se hayan utilizado en la ejecución del proyecto.

Finalmente, en caso de incumplimiento, SENADIS procederá a hacer efectivo el cobro de la Garantía, sin que esto signifique amortización de la deuda pendiente con SENADIS. Además, registrará al adjudicatario en una lista conformada por las entidades que mantienen obligaciones pendientes con el Servicio. En caso de servicios públicos, SENADIS pondrá en conocimiento de la Contraloría General de la República el incumplimiento en que ha incurrido.

Cierre Definitivo del Proyecto

Para el Cierre definitivo del proyecto, deberán estar formalmente aprobadas las Rendiciones de Cuentas, así como también los Informes de Avance y Final, por parte del Director Regional. Se recuerda que el adjudicatario deberá reintegrar en la cuenta bancaria de SENADIS los fondos no utilizados y adjuntar el comprobante de depósito o transferencia a la última rendición de cuenta.

El Director Regional respectivo gestionará la Carta de Cierre del proyecto en el nivel central del Servicio, la cual será suscrita y firmada por el Subdirector(a) Nacional.

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