En Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías Protección S.A. (AFP Protección), así como en Administradora de Fondos de Pensiones Provida S.A. (ProVida), existe un compromiso con la protección de la privacidad y seguridad de los datos personales tratados. Este enfoque garantiza que la información de los afiliados se gestione con la máxima diligencia y conforme a la normativa vigente. La presente guía detalla los aspectos clave de la gestión de datos personales y el uso del correo electrónico en el contexto de las Administradoras de Fondos de Pensiones.
AFP Protección: Contexto y Operaciones
Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías Protección S.A. (AFP Protección) es una empresa que opera principalmente en el sector Seguros. Es una unidad del holding colombiano Grupo de Inversiones Suramericana y se posiciona como la segunda mayor administradora de fondos de pensiones y cesantías del país, contando con aproximadamente 1.6 millones de afiliados. Esta empresa cuenta con operaciones en Colombia y sus desarrollos se relacionan con los Fondos de Pensiones.
Estructura y Servicios de AFP Protección
La empresa administra tres fondos principales: seguro de cesantía, pensiones voluntarias y pensiones obligatorias. AFP Protección fue fundada en 1991 y tiene su sede en Medellín.
Hitos y Fusiones
- En 2011, la compañía adquirió los activos de fondos de pensiones en El Salvador, AFP Crecer, del banco local Bancolombia.
- En 2013, la firma completó un proceso de fusión con la unidad local del grupo holandés ING, ING Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantía, como consecuencia de la compra de las unidades de pensiones, seguros de vida y administración de inversiones de ING en Latinoamérica por parte de Grupo Sura.
La compañía es un actor relevante en el mercado de seguros y fondos de pensiones en la región.
Compromiso con la Protección de Datos Personales en ProVida
En ProVida, el compromiso con la protección de datos personales es una prioridad. La organización determina cómo y para qué finalidades se tratan los datos personales. En los casos en que los datos personales se comuniquen a terceros, en determinadas circunstancias dichos terceros podrán actuar como responsables independientes respecto de los tratamientos que realicen bajo su propia determinación.
Derechos del Titular de los Datos
Los usuarios tienen derechos respecto de los datos personales de su titularidad que se encuentran en poder de ProVida. Se ofrece un medio sencillo y eficiente para contactar a las personas adecuadas dentro de ProVida en materias de protección de datos personales. Estos derechos se describen con mayor detalle en la Sección 10 del Aviso de Privacidad.
La persona titular de los datos y sus derechos
Recolección y Tratamiento de Datos Sensibles
En determinados procesos previsionales, ProVida puede recolectar, acceder y tratar datos personales sensibles, estrictamente necesarios para cumplir obligaciones legales, gestionar beneficios previsionales específicos o, contando con consentimiento, efectuar otros tratamientos. La empresa informa oportunamente sobre estos tratamientos y solicita el consentimiento del titular de conformidad con la ley. Solo se tratan datos sensibles o categorías especiales de datos cuando se cuenta con una base de licitud.
Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales se tratan para gestionar integralmente la relación con ProVida y ejecutar los servicios previsionales asociados, antes, durante y después de la afiliación. El tratamiento también se realiza para cumplir con obligaciones establecidas en el DL 3.500, normativa de la Superintendencia de Pensiones y demás regulaciones aplicables, así como para atender requerimientos de autoridades competentes. El consentimiento del usuario puede ser revocado en cualquier momento.
Bases Legales y Recopilación de Datos
Las bases legales que ProVida utiliza para tratar datos personales están de conformidad con la Ley N°19.628, la Ley N°21.719 y demás normativa aplicable. En determinados casos, se puede solicitar el consentimiento para tratar datos personales, especialmente cuando así lo exija la ley o cuando se trate de actividades voluntarias. ProVida, en la mayoría de los casos, recopila datos personales directamente del titular.
Conservación y Seguridad de los Datos
ProVida conserva los datos personales únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y tratados. La empresa dispone de planes de continuidad operativa y de gestión de incidentes, orientados a prevenir, detectar, contener y mitigar eventos que puedan afectar la seguridad de la información.
Uso de Tecnologías y Datos de Menores
A medida que las tecnologías evolucionan, ProVida podrá utilizar procesos automatizados con menor o sin intervención humana directa. ProVida utiliza cookies y tecnologías similares cuando se visitan sus sitios web, se utilizan sus plataformas digitales, aplicaciones o se interactúa electrónicamente. Cuando se trate de niños o niñas menores de catorce años, ProVida tratará sus datos personales únicamente con el consentimiento de sus padres, madres o representantes legales, salvo que una ley autorice o exija el tratamiento sin dicho consentimiento.
Actualizaciones del Aviso de Privacidad
Cuando se realicen cambios relevantes, ProVida publicará la versión actualizada en su sitio web y actualizará la fecha de vigencia indicada al inicio del aviso. Este Aviso se ajustará automáticamente a la Ley N°21.719 y a las instrucciones de la Agencia de Protección de Datos Personales a contar del 1 de diciembre de 2026.
Información y Correo Electrónico en los Sitios Web de AFP
Cuando un usuario hace uso de los sitios web de las AFP, se pueden recoger diversos datos. No todos estos datos se consideran "datos personales" tal como los define la legislación aplicable, pero es importante proporcionar la información más completa posible sobre el conjunto de datos tratados. Nunca se solicitará la transmisión de datos sensibles y se ruega no transferir dichos datos.
Información Comunicada por el Usuario
El Sitio pone a disposición formularios para permitir al usuario adquirir una licencia de uso del contenido de AFP, recibir información o inscribirse a eventos, transmitir información o enviar un comunicado, presentar una candidatura para trabajar en AFP o contactar por otros motivos. También se podrá responder a cuestionarios, avisos o encuestas para mejorar los servicios o la experiencia del usuario.
Al cumplimentar estos formularios, el usuario deberá proporcionar todos o parte de los siguientes datos, dependiendo de la naturaleza del formulario: nombre, apellido, estado civil, dirección de correo electrónico, actividad, sociedad, dirección postal de su sociedad, número de teléfono, intereses, asunto y contenido del mensaje, así como su aceptación (o negación) a ser informado por correo electrónico sobre los nuevos productos y ofertas de AFP y de sus filiales.
Información Recogida Durante la Navegación
Durante cada visita al Sitio, se pueden recoger los siguientes datos:
- Datos relativos a los dispositivos, redes y plataformas: identificación del equipo (dirección IP, identificador de Apple, identificador de Android, etc.), datos de conexión (fecha, hora, duración), tipo y versión del navegador (Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc.), tipo de sistema operativo (Microsoft Windows, Apple Os, Linux, Unix, etc.).
- Datos relativos a las configuraciones y otras acciones en el Sitio: idioma de la interfaz, referencia de la página de inicio del usuario.
- Datos relativos a la navegación: recorrido en las páginas del Sitio y duración de la consulta de ciertas páginas, contenido al que se acceda o que se consulte, búsquedas y resultados de las búsquedas y, en general, sus acciones en el Sitio.
- Información sobre la lectura o no de los correos electrónicos enviados y sobre los clics en los enlaces contenidos en estos correos electrónicos.
Para recoger algunos de estos datos, se puede recurrir al uso de cookies. Para más información acerca del uso de las cookies, consulte el apartado 4 en el aviso original.
Fines del Uso de los Datos y Fundamentos Legales
Los datos recogidos se utilizan para diversos fines, con base en fundamentos jurídicos específicos:
| Fines del uso | Fundamentos jurídicos |
|---|---|
| Proporcionar información sobre nuestros servicios y responder a todas sus preguntas | Consentimiento del usuario |
| Proporcionar la oportunidad de personalizar su configuración en el Sitio | Interés legítimo y/o consentimiento del usuario |
| Tratar y corregir posibles incidentes o anomalías de funcionamiento del Sitio | Interés legítimo (asegurar el funcionamiento y la seguridad del Sitio) |
| Para operaciones internas de auditoría y de análisis de los datos y de estadísticas de audiencia | Interés legítimo (comprender mejor los intereses de los usuarios y mejorar nuestros servicios y soporte) |
| Enviar Newsletter, mensajes de marketing, publicitarios y promocionales sobre productos, servicios o eventos de AFP o de sus filiales | Consentimiento del usuario y/o interés legítimo (trasmitir información y contenido pertinente) |
| Evaluar la eficacia de los mensajes publicitarios y adaptarlos a clientes y prospectos | Interés legítimo (medir y optimizar la eficacia de nuestras campañas) y/o consentimiento del usuario |
Plazo de Conservación de los Datos
Los datos serán conservados durante un periodo de tiempo que no podrá exceder el necesario para los fines para los que son tratados. La siguiente tabla indica los principales plazos de conservación:
| Categorías de datos | Plazo durante el que se conservan |
|---|---|
| Datos relativos a todos los usuarios | |
| Datos de conexión y de navegación | 15 meses |
| Cookies | 13 meses |
| Simple solicitud de información | 3 años desde el cierre del expediente correspondiente a esta solicitud |
| Datos relativos a la transmisión de un contenido que pueda ser publicado | 10 años desde la recepción del contenido (a partir de este plazo, estos datos serán archivados) |
| Queja, reclamación (en particular editorial), solicitud de un derecho de acceso | 10 años desde el cierre del expediente (a partir de este plazo, estos datos serán archivados) |
| Datos relativos a los formularios promocionales, avisos o encuestas | Tras el cierre del estudio de marketing correspondiente, que no podrá exceder de 3 años (a partir de este plazo, estos datos serán archivados) |
| Datos relativos a los clientes AFP y/o Filial | |
| Datos relativos a la ejecución del contrato: gestión de la cuenta de cliente, de los pedidos, de las descargas, de la facturación, de los pagos | 10 años desde la finalización del contrato |
| Datos de contacto: nombre, apellido, estado civil, correo electrónico, número de teléfono, actividad, sociedad | 5 años desde la finalización del contrato |
| Datos relativos a los prospectos | |
| Datos de contacto: nombre, apellido, correo electrónico, estado civil, número de teléfono, actividad, sociedad | 3 años desde la recogida de los datos o desde el último contacto que usted haya realizado |
Transferencias de Datos a Terceros
Casos de Transferencia
Los datos se conservarán en AFP, salvo en casos limitados. Ciertas entidades externas con las que se colabora podrían tener acceso a los datos personales, en particular subcontratistas para servicios técnicos, comerciales, jurídicos, de marketing y de mensajería electrónica. Estas transferencias se enmarcarán siempre en la realización de los fines descritos en la política de protección de datos y solamente se tratarán los datos que sean estrictamente necesarios para dichos fines.
Se podrán transferir los datos si resulta necesario para:
- Ejecutar cualquier contrato, las condiciones generales de uso (“CG”) y la política de protección de datos.
- Responder a cualquier reclamación contra AFP, una filial de AFP o uno de nuestros socios comerciales.
- Cumplir con un requerimiento judicial, en particular durante investigaciones.
- En caso de emergencia que ponga en peligro la salud pública o la integridad física de una persona.
- Garantizar los derechos, los bienes y la seguridad de AFP, del usuario y de terceros.
También se podrán transferir los datos a las filiales de AFP y/o a una entidad tercera en caso de reorganización del grupo AFP (fusión, adquisición, escisión, etc.).
Lugares de Transferencia de Datos
Se da especial importancia a que los datos sean almacenados y conservados dentro de la Unión Europea. No obstante, es posible que los datos sean transferidos a terceros países, entre los cuales algunos podrían tener una legislación menos protectora que la aplicable en la Unión Europea. Este es el caso de los datos transmitidos a algunos subcontratistas establecidos fuera de la Unión Europea, a los que se podría recurrir para determinados servicios específicos.
En caso de que se lleve a cabo una transferencia de este tipo, se asegurará que se realice con los instrumentos jurídicos necesarios para que los destinatarios de los datos cumplan con todas las obligaciones aplicables en la Unión Europea en materia de tratamiento de datos (cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea), con el objetivo de garantizar un nivel de protección adecuado de la privacidad y de los derechos fundamentales de las personas.
Ejercicio de Derechos en Relación con Datos Personales
Usted tiene la posibilidad de solicitar una copia de los datos personales que poseemos sobre usted, así como de solicitar su rectificación o supresión. También podrá solicitar que limitemos un tratamiento u oponerse a un tratamiento. No obstante, tenga en cuenta que en estos dos últimos casos, su acceso a todo o parte del Sitio y/o de los servicios podría verse afectado.
La persona titular de los datos y sus derechos
Podrá solicitar el ejercicio de su derecho a la portabilidad de sus datos, es decir, el derecho a recibir los datos personales que nos haya proporcionado en un formato estructurado, y el derecho a transmitir estos datos a otro responsable del tratamiento. Asimismo, podrá presentar directrices especiales relativas a la gestión de sus datos personales tras su fallecimiento.
En todos los casos establecidos anteriormente, para poder responder a su solicitud, podremos (i) verificar su identidad y (ii) solicitarle que nos proporcione información complementaria. Tenga en cuenta que podríamos conservar determinados datos cuando así lo requiera la ley o cuando tengamos un motivo legítimo para hacerlo.
Para ejercer sus derechos, podrá contactarnos por correo electrónico o por correo postal a las direcciones indicadas. Haremos todo lo posible para responder a sus solicitudes en un plazo razonable.
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