Reglamento Interno del Servicio Nacional del Adulto Mayor (SENAMA)

El presente reglamento interno detalla la estructura organizacional, los objetivos y las responsabilidades de las diversas unidades que componen el Servicio Nacional del Adulto Mayor (SENAMA), entidad encargada de diagnosticar, proponer y velar por el cumplimiento de políticas, planes y programas dirigidos a mejorar la calidad de vida de las personas de edad en Chile.

Director(a) Nacional

Objetivos del Cargo

El objetivo principal del Director(a) Nacional es estudiar y proponer al Presidente(a) de la República las políticas, planes y programas destinados a diagnosticar y solucionar los problemas del Adulto Mayor, supervisando su cumplimiento y evaluando su ejecución. Asimismo, debe proponer, impulsar, coordinar, hacer seguimientos y evaluar programas específicos dirigidos a este grupo etario, realizados a través de la Administración del Estado. Otro objetivo fundamental es incentivar la participación del sector privado en la atención de las necesidades y la solución de problemas derivados del proceso de envejecimiento, además de promover la coordinación de la gestión institucional, la imagen corporativa y el clima organizacional.

Funciones y Responsabilidades Específicas (TÍTULO III, ART. 5°, Ley N° 19828)

• Definir estrategias y prioridades institucionales.
• Definir políticas, programas y criterios de intervención en temas del Adulto Mayor.
• Diseñar y evaluar productos e instrumentos (programas, proyectos, servicios) y establecer los estándares operativos a aplicar en regiones.
• Planificar y distribuir el presupuesto y habilitar fondos en regiones para su desembolso.
• Contratar personal y poner término a sus servicios, de acuerdo con las disposiciones normativas vigentes.
• Destinar y/o solicitar en comisión de servicio, a funcionarios especializados de los distintos órganos o instituciones de la Administración del Estado.
• Contratar con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales, extranjeras o internacionales, estudios técnicos relacionados con los objetivos del Servicio.
• Adquirir, enajenar, gravar y administrar toda clase de bienes y ejecutar o celebrar cualquier acto o contrato tendiente, directa o indirectamente, al cumplimiento del objeto y funciones del Servicio.
• Preparar el programa anual de acción y el proyecto de presupuesto del Servicio y sus modificaciones.
• Presidir el Comité Consultivo del Adulto Mayor que se establece en el art. 6º de la Ley Nº 19.828.

Comité Consultivo del Adulto Mayor

Decreto Núm. 92.-MINSEGPRES, Santiago, 21 de julio de 2003

El Comité Consultivo del Servicio Nacional del Adulto Mayor es presidido por el Director Nacional de dicho Servicio e integrado por diversos miembros con el fin de asesorar y proponer acciones en beneficio de la población de adultos mayores.

Integración del Comité:

• Siete académicos de universidades del Estado o reconocidas por éste, con amplia trayectoria en materias relativas al adulto mayor.
• Cuatro personas provenientes de asociaciones de adultos mayores inscritas en un registro específico.
• Cuatro representantes de personas naturales o jurídicas que presten servicios remunerados o no a adultos mayores y que se encuentren inscritas en el Registro de Prestadores de Servicio al Adulto Mayor.

Nombramiento y Duración de los Consejeros:

• Los consejeros académicos y de asociaciones de adultos mayores son nombrados por el Presidente de la República y se mantienen en sus cargos mientras cuenten con su confianza.
• Los consejeros representantes de prestadores de servicios son elegidos por las personas o instituciones inscritas y pueden ser reelegidos.

Funciones del Comité Consultivo:

• Asesorar al Director Nacional en todo lo relativo a las acciones, planes y programas del Servicio sometidos a su consideración.
• Realizar las sugerencias que estime convenientes.
• Formular al Director Nacional las observaciones y proposiciones que considere necesarias.
• En general, dar su opinión en las materias en las que se solicite su colaboración.

Unidades del Servicio Nacional del Adulto Mayor (SENAMA)

Encargado(a) Unidad de Comunicaciones

Objetivos del Cargo

Diseñar las estrategias comunicacionales para dar a conocer las actividades que realiza el Servicio, asegurando una difusión efectiva de sus programas y logros.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Coordinación y supervisión de tareas de la Unidad de Comunicaciones.
• Coordinar actividades de difusión y comunicación al interior del SENAMA y con otras instituciones.
• Realizar la coordinación de actividades de difusión y comunicación con los Coordinadores Regionales.
• Apoyar a la Directora(a) en actividades públicas.
• Editar publicaciones.
• Trabajar conjuntamente con medios de comunicación escritos, radiales y visuales.

Encargado(a) Unidad de Auditoría Interna

Objetivos del Cargo

Participar en la implantación y mejora de nuevos procesos y procedimientos, así como en el control interno en todas las áreas del Servicio, garantizando la eficiencia y transparencia en la gestión.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Evaluar permanentemente el sistema de control interno del Servicio y efectuar recomendaciones para su mejoramiento.
• Evaluar el grado de economía, eficiencia, eficacia y equidad en la utilización de los recursos humanos, financieros y materiales del Servicio.
• Promover la adopción de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la Institución.
• Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, su confiabilidad y oportunidad.
• Elaborar y proponer al jefe del Servicio, para su aprobación, el Plan de Auditoría Anual de la Institución.
• Promover la coherencia de las políticas y actividades de la Unidad de Auditoría Interna del Servicio con las demandas de la autoridad Presidencial y las orientaciones del consejo de Auditoría Interna General de Gobierno.
• Efectuar el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas emanadas de los informes de auditoría, aprobadas por la autoridad.
• Participar obligatoriamente en el Comité de Auditoría Ministerial.
• Otorgar permanente y oportuno aseguramiento al proceso de gestión de riesgos de la Institución.

Encargado(a) Unidad Jurídica

Objetivos del Cargo

Asistir y asesorar a la Dirección Nacional, Jefes de División o cualquier dependencia del SENAMA en materias legales o reglamentarias relacionadas con los objetivos del Servicio. Realizar convenios, contratos y actos administrativos necesarios, y asegurar la juridicidad de los actos administrativos del SENAMA.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Gestionar, direccionar y coordinar la Unidad Jurídica, brindando asesoría y gestión jurídica, especialmente a: Fondo Nacional del Adulto Mayor (redacción de bases), Unidad de Adquisiciones (DAF), Unidad de Desarrollo de las Personas, Comité Consultivo (referente a su integración).
• Realizar análisis jurídico y propuestas en torno a derechos del Adulto Mayor.
• Elaboración de contratos y actos administrativos aprobatorios.
• Visación de actos de la División de Administración y Finanzas.
• Elaboración de informes jurídicos.
• Elaboración de instructivos y capacitaciones a funcionarios del SENAMA o a externos.
• Realización del proceso de registro de prestadores de Servicios y de Organizaciones de Adultos Mayores.

Jefe(a) División Planificación, Desarrollo y Control

Objetivos del Cargo

Asegurar la comprensión e inclusión de las declaraciones sustantivas del Servicio en las definiciones estratégicas y operativas de todas las Divisiones, Unidades y Equipos de Trabajo. Procurar el cumplimiento de las orientaciones estratégicas, los compromisos externos y las metas institucionales mediante el monitoreo constante de indicadores y resultados, generando los sistemas de soporte adecuados.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Realizar y controlar la Planificación Estratégica de la Institución.
• Realizar análisis del sector.
• Adecuar las políticas institucionales.
• Planificar y controlar la gestión.
• Conducir el proceso de planificación institucional (formulación y programación presupuestaria).
• Diseñar, poner en marcha y dar seguimiento a métodos de Control de Gestión.
• Realizar seguimiento y coordinación de instrumentos de gestión institucionales (PMG, Convenios, entre otros).
• Cumplir la función de Representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad, asegurando que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios del SGC, informando a la alta Dirección sobre su desempeño.
• Desarrollar sistemas de soporte tecnológico para los procesos de la organización (Gobierno Transparente, PMG, Gobierno Electrónico, SIAC, otros sistemas informáticos).
• Realizar el Proceso de Revisión por la Dirección en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad.

Encargado(a) Unidad de Control de Gestión

Objetivos del Cargo

Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar la Unidad de Control de Gestión Institucional de SENAMA, apoyando el logro de las metas institucionales mediante el monitoreo, control y retroalimentación a los distintos sistemas y procesos.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Responsable de la Unidad de Control de Gestión.
• Apoyar la planificación de las diversas unidades del Servicio, guiando metodológicamente en la construcción de objetivos, metas e indicadores.
• Realizar el monitoreo de los compromisos definidos mediante instrumentos diseñados.
• Elaborar reportes de avance de los compromisos del Servicio de manera cualitativa y cuantitativa.
• Apoyar a los encargados de los sistemas PMG en la revisión de requisitos técnicos y de informes que deben ser validados por entes externos.
• Apoyar a la jefatura de la División de Planificación, Desarrollo y Control en tareas o acciones específicas.
• Elaboración de resoluciones que aprueban instrumentos y procedimientos relacionados con la División de Planificación, Desempeño Colectivo, entre otros.

Encargado(a) Unidad de Soporte Informático

Objetivos del Cargo

Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar la Unidad de Informática para desarrollar proyectos, obtener y otorgar la información necesaria para el beneficio del Servicio.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Administración de seguridad perimetral.
• Administración de cuentas de usuarios.
• Revisión de calidad de comunicaciones.
• Mantenimiento de sistemas.
• Mantenimiento y respaldo de base de datos.
• Administración de central telefónica.
• Administración de sitio web.
• Administración de intranet.

Encargado(a) Unidad de Estudios y Evaluación

Objetivos del Cargo

Gestionar, direccionar y coordinar la Unidad de Estudios para llevar a buen puerto los estudios existentes en SENAMA, su supervisión y evaluación, además de manejar y distribuir la información de los estudios en el Servicio.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Gestionar, direccionar y coordinar la Unidad de Estudios.
• Diseñar la línea base y elaborar TDR (Términos de Referencia).
• Contraparte técnica de la evaluación del Fondo Nacional de Adulto Mayor en sus líneas autogestionadas e intermedias.
• Encargado(a) de abastecer y proveer de información para la formulación de presupuesto y validación de programas existentes.
• Realizar la provisión de información externa: Estudios externos de Consultoras.
• Coordinar la comunicación con otros Servicios Públicos.
• Realizar revisiones y presentaciones de la Dirección (entrevistas).
• Encargado(a) de asesoría, monitoreo, supervisión y evaluación técnica de estudios.
• Responsable de informar sobre los estudios realizados en provincias, a través de informes o documentos.
• Responsable de analizar datos y proveer información relevante a la Dirección Nacional para informar del presupuesto, programas, entre otros.

Encargado(a) Unidad Desarrollo de Servicios y Atención Integral

Objetivos del Cargo

Planificar y dirigir las labores relativas al cumplimiento de planes y programas de vivienda. Realizar atención de público y coordinar redes con otros Servicios Públicos.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Gestionar, direccionar y coordinar las funciones relacionadas con la Unidad de Desarrollo de Servicios y Atención Integral.
• Definir y monitorear el Programa de Vivienda, a través del contacto con los Coordinadores Regionales y con los Servicios Públicos relacionados con el programa.
• Responsable de la planificación y formulación del modelo de gestión de viviendas y establecimientos de larga estadía.
• Realizar asesoría y seguimiento a distintas entidades respecto al programa vivienda, a través de reuniones y charlas informativas.
• Emitir y revisar informes relacionados con la Unidad, según lo requerido.
• Atención de Público en el marco del SIAC (Sistema de Información, Atención y Capacitación).
• Encargado(a) de la seguridad al Fondo Directo de SENAMA.
• Asesorar la implementación del programa piloto de la administración de condominios y generar un modelo sociocomunitario en el caso de las viviendas protegidas.
• Otorgar asistencia técnica a los municipios donde se implementará el programa.

Jefe(a) División Administración y Finanzas

Objetivos del Cargo

Proveer información financiera, presupuestaria y contable para una mejor atención de clientes externos (usuarios y gubernamentales) e internos, y para que las Unidades Operativas promuevan condiciones, generen capacidades y apoyen al Adulto Mayor con acciones de fomento. Además, proponer e implementar acciones para el desarrollo institucional. Contribuir al logro de la misión institucional, proveyendo, administrando y desarrollando recursos financieros, materiales y humanos idóneos, promoviendo un estilo de conducción acorde con los valores institucionales del SENAMA.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Diseño, formulación y control de la programación presupuestaria.
• Realizar la gestión operativa de fondos, nacionales o extranjeros.
• Realizar el control de la ejecución presupuestaria.
• Administrar activos: adquisición, mantención y enajenación de bienes inmuebles y abastecimiento, mantención y enajenación de bienes muebles.
• Administrar servicios generales: contratación y mantención de servicios generales.
• Planificar la programación financiera.
• Administrar ingresos y egresos del nivel central.
• Registrar las operaciones económicas del nivel central.
• Administrar cuentas por pagar y cuentas por cobrar del nivel central.
• Centralización y control de la contabilidad regional.
• Tesorería.
• Contabilidad.

Encargado(a) Unidad de Contabilidad y Tesorería

Objetivos del Cargo

Encargado(a) de las tareas de contabilidad, registro, emisión y control de documentos contables de la Institución, asegurando la exactitud y oportunidad de la información financiera.

Funciones y Responsabilidades Específicas:

• Registro y control de todas las operaciones contables de la institución.
• Emisión de balances, estados de resultados y otros informes financieros.
• Gestión de tesorería, incluyendo pagos a proveedores y recepción de ingresos.
• Conciliación de cuentas bancarias y de clientes/proveedores.
• Cumplimiento de normativas contables y tributarias vigentes.
• Colaboración en la preparación del presupuesto anual y su seguimiento.
• Custodia y control de documentos contables y financieros.

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