El Servicio Nacional del Adulto Mayor (SENAMA) se estructura en diversas divisiones y unidades, cada una con objetivos y responsabilidades específicas que contribuyen a la formulación, implementación y evaluación de políticas y programas dirigidos a las personas mayores. Desde la dirección estratégica hasta la gestión operativa y el control interno, SENAMA trabaja para diagnosticar y solucionar los problemas del Adulto Mayor, promoviendo su bienestar y participación.
La Dirección Nacional: Liderazgo y Visión Estratégica
La Dirección Nacional de SENAMA es el órgano de liderazgo encargado de la dirección superior del Servicio. Sus objetivos fundamentales son:
- Estudiar y proponer al Presidente(a) de la República las políticas, planes y programas que deban efectuarse para diagnosticar y contribuir a la solución de los problemas del Adulto Mayor.
- Velar por el cumplimiento y evaluar la ejecución de dichas políticas, planes y programas.
- Proponer, impulsar, coordinar, hacer seguimientos y evaluar programas específicos dirigidos al Adulto Mayor que se realicen a través de la Administración del Estado.
- Incentivar la participación del sector privado en la atención de aquellas necesidades y solución de los problemas derivados del proceso de envejecimiento.
- Promover la coordinación de la gestión institucional, la imagen corporativa y el clima organizacional.
Las funciones y responsabilidades específicas del Director(a) Nacional, según el Título III, Art. 5°, Ley N° 19828, incluyen:
- Definir estrategias y prioridades institucionales.
- Definir políticas, programas y criterios de intervención en temas del Adulto Mayor.
- Diseñar y evaluar productos e instrumentos (programas, proyectos, servicios) y establecer los estándares operativos a aplicar en regiones.
- Planificar y distribuir el presupuesto y habilitar fondos en regiones para su desembolso.
- Contratar personal y poner término a sus servicios, de acuerdo con las disposiciones normativas vigentes.
- Destinar y/o solicitar en comisión de servicio a funcionarios especializados de los distintos órganos o instituciones de la Administración del Estado.
- Contratar con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales, extranjeras o internacionales, estudios técnicos relacionados con los objetivos del Servicio.
- Adquirir, enajenar, gravar y administrar toda clase de bienes y ejecutar o celebrar cualquier acto o contrato tendiente, directa o indirectamente, al cumplimiento del objeto y funciones del Servicio.
- Preparar el programa anual de acción y el proyecto de presupuesto del Servicio y sus modificaciones.
- Presidir el Comité Consultivo del Adulto Mayor que se establece en el art. 6º de la Ley Nº 19.828.
Comité Consultivo del Adulto Mayor
El Servicio Nacional del Adulto Mayor cuenta con un Comité Consultivo, establecido por el Decreto Núm. 92 del MINSEGPRES, del 21 de julio de 2003. Este comité es presidido por el Director Nacional del Servicio e integrado por:
- Siete académicos de universidades del Estado o reconocidas por este, con amplia trayectoria en materias relativas al adulto mayor.
- Cuatro personas provenientes de asociaciones de adultos mayores que se encuentran inscritas en un registro que para tal efecto llevará el Servicio.
- Cuatro representantes de personas naturales o jurídicas que presten servicios remunerados o no a adultos mayores y que se encuentren inscritas en el Registro de Prestadores de Servicio al Adulto Mayor, según lo establecido en el artículo 3º letra g) de la Ley Nº 19.828.
Los consejeros señalados en las letras a) y b) son nombrados por el Presidente de la República y se mantienen en sus cargos mientras cuenten con su confianza. Los consejeros de la letra c) son elegidos por las personas o instituciones señaladas en la Ley Nº 19.828 y pueden ser reelegidos.
Las funciones principales del Comité Consultivo son:
- Asesorar al Director Nacional en todo lo relativo a las acciones, planes y programas del Servicio sometidos a su consideración.
- Realizar las sugerencias que estime convenientes.
- Formular al Director Nacional las observaciones y proposiciones que considere necesarias.
- En general, dar su opinión en las materias en las que se solicite su colaboración.
Divisiones y Unidades Operativas Clave de SENAMA
Unidad de Comunicaciones
La Unidad de Comunicaciones tiene como objetivo principal diseñar las estrategias comunicacionales a fin de dar a conocer las actividades que realiza el Servicio. Sus funciones incluyen:
- Ser responsable de la coordinación y supervisión de tareas de la Unidad de Comunicaciones.
- Coordinar actividades de difusión y comunicación al interior del SENAMA y con otras Instituciones.
- Realizar la coordinación de actividades de difusión y comunicación con los Coordinadores Regionales.
- Apoyar al Director(a) en actividades públicas.
- Editar publicaciones.
- Trabajar conjuntamente con medios de comunicación escritos, radiales y visuales.
Unidad de Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna se encarga de participar en la implantación y mejora de nuevos procesos y procedimientos, así como del control interno en todas las áreas del Servicio. Sus responsabilidades específicas son:
- Evaluar en forma permanente el sistema de control interno del Servicio y efectuar las recomendaciones para su mejoramiento.
- Evaluar el grado de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que se utilizan los recursos humanos, financieros y materiales del Servicio.
- Promover la adopción de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la Institución.
- Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, su confiabilidad y oportunidad.
- Elaborar y proponer al jefe del Servicio para su aprobación el Plan de Auditoria Anual de la Institución.
- Promover la coherencia de las políticas y actividades de la Unidad de Auditoría Interna del Servicio, con aquellas demandas de la autoridad Presidencial, a través de las orientaciones dadas por el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, y respecto de la acción de otros organismos del Estado.
- Efectuar el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas, emanadas de los informes de auditoría, aprobadas por la autoridad.
- Participar obligatoriamente en el Comité de Auditoría Ministerial, a través del jefe de la Unidad o su representante.
- Otorgar permanente y oportuno aseguramiento al proceso de gestión de riesgos de la Institución, según las directrices entregadas por el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno.
Unidad Jurídica
La Unidad Jurídica tiene como objetivo asistir y asesorar a la Dirección Nacional, a los Jefes de División o cualquier dependencia del SENAMA, respecto de todo tipo de materias de índole legal o reglamentaria, que digan relación con los objetivos del Servicio. También se encarga de realizar convenios, contratos y actos administrativos requeridos para un adecuado ejercicio de los mandatos y funciones del SENAMA, y de cuidar y asegurar la juridicidad de los actos administrativos del Servicio. Sus funciones específicas incluyen:
- Gestionar, direccionar y coordinar la Unidad Jurídica llevando a cabo asesoría y gestión jurídica especialmente para el Fondo Nacional del Adulto Mayor (redacción de bases), Unidad de Adquisiciones (DAF), Unidad de Desarrollo de las Personas, y Comité Consultivo (referente a su integración).
- Realizar análisis jurídico y propuestas en torno a derechos del Adulto Mayor.
- Elaboración de contratos y actos administrativos aprobatorios.
- Visación de actos de la División de Administración y Finanzas.
- Elaboración de informes jurídicos.
- Elaboración de instructivos y capacitaciones a funcionarios del SENAMA o a externos que lo requieran.
- Realización del proceso de registro de prestadores de Servicios y de Organizaciones de Adultos Mayores.
División de Planificación, Desarrollo y Control
La División de Planificación, Desarrollo y Control busca asegurar la comprensión e inclusión de las declaraciones sustantivas del Servicio en las definiciones estratégicas u operativas de todas las Divisiones, Unidades y Equipos de Trabajo. Su labor es procurar el cumplimiento de las orientaciones estratégicas, los compromisos externos y las metas institucionales, a través del monitoreo constante de indicadores y resultados, generando los sistemas de soporte adecuados. Entre sus funciones específicas destacan:
- Realizar y controlar la Planificación Estratégica de la Institución.
- Realizar análisis del sector y adecuar las políticas Institucionales.
- Planificar y controlar la gestión, incluyendo la conducción del proceso de planificación Institucional (formulación y programación presupuestaria) y el diseño, puesta en marcha y seguimiento de métodos de Control de Gestión.
- Realizar seguimiento y coordinación de instrumentos de gestión institucionales (PMG, Convenios, entre otros).
- Cumplir la función de Representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad, asegurándose de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios, e informando a la alta Dirección sobre el desempeño del mismo.
- Desarrollar los sistemas de soporte tecnológico que den cuenta de los procesos de la organización (Gobierno Transparente, PMG, Gobierno Electrónico, SIAC, otros sistemas informáticos).
- Realizar el Proceso Revisión por la Dirección en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad.
Unidad de Control de Gestión
La Unidad de Control de Gestión se encarga de planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar la gestión institucional de SENAMA a fin de apoyar el logro de las metas institucionales mediante el monitoreo, control y retroalimentación a los distintos sistemas y procesos. Sus funciones incluyen:
- Ser responsable de la Unidad de Control de Gestión.
- Apoyar la planificación de las diversas unidades del Servicio guiando metodológicamente en la construcción de los objetivos, metas e indicadores.
- Realizar el monitoreo de los compromisos definidos mediante instrumentos diseñados.
- Elaborar los reportes de avance de los compromisos del Servicio de manera cualitativa y cuantitativa.
- Apoyar a los encargados de los sistemas PMG en la revisión de requisitos técnicos y de informes que deben ser validados por entes externos.
- Apoyar a la jefatura de la División de Planificación, Desarrollo y Control en tareas o acciones específicas.
- Elaboración de resoluciones que aprueban instrumentos y procedimientos relacionados con la División de Planificación y Desempeño Colectivo, entre otros.
Unidad de Soporte Informático
La Unidad de Soporte Informático tiene como objetivo planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar la Unidad de Informática para desarrollar proyectos y obtener y otorgar información necesaria para beneficio del Servicio. Sus funciones son:
- Administración de seguridad perimetral.
- Responsable de la administración de cuentas de usuarios.
- Revisión de calidad de comunicaciones.
- Mantención de sistemas.
- Mantención de respaldo de base de datos.
- Administración de central telefónica.
- Administración de sitio web.
- Administración de intranet.
Unidad de Estudios y Evaluación
La Unidad de Estudios y Evaluación tiene como misión gestionar, direccionar y coordinar la Unidad de Estudios para llevar a buen puerto los estudios existentes en SENAMA, su supervisión y evaluación, además de manejar y distribuir la información de los estudios en el Servicio. Sus funciones específicas son:
- Gestionar, direccionar y coordinar la Unidad de Estudios.
- Diseñar la línea base y elaborar Términos de Referencia (TDR).
- Ser contraparte técnica de la evaluación del Fondo Nacional de Adulto Mayor en sus líneas autogestionadas e intermedias.
- Encargado(a) de abastecer y proveer de información para la formulación de presupuesto y validación de programas existentes.
- Realizar la provisión de información externa: estudios externos de consultoras.
- Coordinar la comunicación con otros Servicios Públicos.
- Realizar revisiones de presentaciones de la Dirección (entrevistas).
- Encargado(a) de asesoría, monitoreo, supervisión y evaluación técnica de estudios.
- Responsable de informar sobre los estudios realizados en provincias, a través de informes o documentos.
- Responsable de analizar datos y proveer información relevante a la Dirección Nacional para informar del presupuesto, programas, entre otros.
Unidad de Desarrollo de Servicios y Atención Integral
La Unidad de Desarrollo de Servicios y Atención Integral es responsable de planificar y dirigir las labores relativas al cumplimiento de planes y programas de vivienda, realizar atención de público y coordinar redes con otros Servicios Públicos. Sus funciones son:
- Gestionar, direccionar y coordinar las funciones relacionadas con la Unidad de Desarrollo de Servicios y Atención Integral.
- Definir y monitorear el Programa de Vivienda, a través del contacto con los Coordinadores Regionales y con los Servicios Públicos relacionados con el programa.
- Responsable de la planificación y formulación del modelo de gestión de viviendas y establecimientos de larga estadía.
- Realizar asesoría y seguimiento a distintas entidades respecto al programa vivienda, a través de reuniones y charlas informativas.
- Emitir y revisar informes relacionados con la Unidad, según lo requerido.
- Atención de Público en el marco del SIAC (Sistema Integral de Atención Ciudadana).
- Encargado(a) de la seguridad al Fondo Directo de SENAMA.
- Asesorar la implementación del programa piloto de la administración de condominios y generar un modelo sociocomunitario en el caso de las viviendas protegidas.
- Otorgar asistencia técnica a los municipios en que se implementará el programa.
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División de Administración y Finanzas
La División de Administración y Finanzas tiene como objetivo principal proveer de información (financiera, presupuestaria y contable) para una mejor atención de los clientes externos (usuarios y gubernamentales) e internos y para que las Unidades Operativas promuevan condiciones, generen capacidades y apoyen al Adulto Mayor con acciones de fomento. Además, busca proponer e implementar acciones conducentes al desarrollo institucional y contribuir al logro de la misión institucional, constituyéndose en un factor estratégico para proveer, administrar y desarrollar recursos financieros, materiales y humanos idóneos, promoviendo un estilo de conducción acorde con los valores institucionales del SENAMA. Sus funciones específicas son:
- Diseño, formulación y control de la programación presupuestaria.
- Realizar la gestión operativa de fondos, nacionales o extranjeros.
- Realizar el control de la ejecución presupuestaria.
- Administrar activos: adquisición, mantención y enajenación de bienes inmuebles y abastecimiento, mantención y enajenación de bienes muebles.
- Administrar servicios generales: contratación y mantención de servicios generales.
- Planificar la programación financiera.
- Administrar ingresos y egresos del nivel central.
- Registrar las operaciones económicas del nivel central.
- Administrar cuentas por pagar y cuentas por cobrar del nivel central.
- Centralización y control de la contabilidad regional.
- Tesorería.
- Contabilidad.
Unidad de Contabilidad y Tesorería
La Unidad de Contabilidad y Tesorería es responsable de las tareas de contabilidad, registro, emisión y control de documentos contables de la Institución.