Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso en AFP Habitat

Los pagos en exceso de cotizaciones previsionales son situaciones que pueden ocurrir por diversas razones, desde errores administrativos hasta el sobrepago por encima de los límites legales. En AFP Habitat, existe un proceso estructurado para la detección y devolución de estos montos. Esta guía detalla los tipos de pagos en exceso, el procedimiento para su solicitud y las consideraciones importantes para afiliados y empleadores.

¿Qué Son los Pagos en Exceso de Cotizaciones?

Los pagos en exceso se refieren a aquellas cotizaciones que han sido enteradas en el sistema previsional por sobre los montos legalmente establecidos o de forma incorrecta. La Administradora juega un rol crucial en su identificación y devolución.

Tipos Comunes de Pagos en Exceso Sujetos a Devolución

La normativa vigente establece diversas categorías de pagos en exceso que pueden ser objeto de devolución:

• Pagos de cotizaciones obligatorias y aportes de indemnización efectuadas por uno o más empleadores por sobre el límite máximo imponible y aquellas pagadas en forma duplicada.
• Pago de la parte de cotizaciones obligatorias correspondiente a la cotización de cargo del empleador destinada a la cuenta de capitalización individual obligatoria de la ley del Seguro Social Previsional por trabajadores que se encuentran pensionados por vejez o invalidez total conforme al D.L.
• Pagos de cotizaciones previsionales efectuadas por el trabajador independiente a que se refieren los incisos tercero y cuarto, del artículo 90 y el inciso cuarto del artículo 92, del D.L. (Nota de actualización: Esta letra fue incorporada por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011).
• Pago de cotizaciones obligatorias enteradas por el trabajador independiente por sobre el límite máximo imponible anual establecido en el inciso primero del artículo 90 del D.L.
• Pagos en exceso correspondientes a trabajadores no afiliados, cuando la Administradora hubiese comprobado que corresponden a cotizaciones enteradas indebidamente en el Sistema Previsional creado por el D.L.
• Pagos correspondientes a un trabajador técnico extranjero, que ha quedado exento de cotizar al Sistema de Pensiones del D.L.

Proceso de Detección y Determinación

La identificación de los pagos en exceso puede originarse tanto por la iniciativa de la AFP como por la solicitud explícita de los involucrados.

Iniciativa de la Administradora o Solicitud del Afiliado/Empleador

Para ciertos casos, la Administradora iniciará la determinación de los excesos:

• En el caso de pagos de cotizaciones obligatorias y aportes de indemnización por sobre el límite máximo imponible (letras f) y j)), la Administradora procederá a la determinación de los eventuales pagos en exceso a más tardar el día 20 o hábil siguiente del mes inmediatamente posterior al de su recaudación, acreditando en las cuentas personales respectivas los excesos detectados. Esto es sin perjuicio de aquellos que sean solicitados por los trabajadores o empleadores, los que deberán regularizarse de acuerdo con las instrucciones del presente Capítulo. (Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011. Posteriormente, este número fue modificado por la Norma de Carácter General N° 258, de fecha 28 de febrero de 2020).
• Si los pagos en exceso corresponden a gratificaciones y bonificaciones (letra e)), la Administradora procederá a la determinación solo si el afiliado o empleador solicitan su devolución. Para ello, requerirá toda la documentación de respaldo que permita distribuir mensualmente el monto de las gratificaciones y bonificaciones pagadas por el empleador, de forma tal que pueda determinar para cada período la existencia o no de un eventual pago en exceso.

Comunicación a Empleadores

Los pagos en exceso registrados en rezago o en la cuenta "Diferencias por aclarar" (letras c) y d)) deberán comunicarse a los empleadores a más tardar el último día hábil del mes siguiente al proceso de actualización, indicando los mecanismos para obtener su devolución.

¿Quién Puede Solicitar la Devolución?

La solicitud de devolución puede ser realizada por empleadores o afiliados, dependiendo del origen del pago en exceso.

Empleadores

Los empleadores siempre podrán solicitar la devolución de los pagos de cotizaciones de su cargo que hubieren efectuado en exceso.

Afiliados Independientes

El afiliado independiente podrá solicitar la devolución de los pagos en exceso señalados en las letras g), h), i) y j), detectados en el proceso de acreditación o con posterioridad a este, según corresponda, y registrados en la respectiva cuenta personal en la forma dispuesta en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título.

Afiliados en General y el Límite de 60 Meses

Los excesos de cotizaciones obligatorias y aportes de indemnización superiores a 0,15 UF se devolverán directamente al afiliado, cuando este los haya solicitado. Esto requiere una previa confirmación de la Administradora de que se trata de un verdadero descuento excedido y no de un error de transcripción del empleador. La solicitud de devolución de estos excesos solo podrá presentarla el afiliado por los pagos en exceso generados en los últimos 60 meses anteriores a la fecha de la solicitud. La Administradora deberá informar simultáneamente a los empleadores sobre las devoluciones realizadas, instruyéndolos para que adopten las medidas de orden tributario que procedan. (Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011).

Consideraciones para Afiliados Pensionados

Existen restricciones importantes para la devolución de pagos en exceso a afiliados que han adquirido la calidad de pensionado:

• La rebaja desde las respectivas cuentas individuales de la devolución de pagos en exceso o pagos indebidos a favor del empleador registrada en dichas cuentas, procederá solo mientras el afiliado no adquiera la calidad de pensionado.
• Tampoco procede tramitar solicitudes de devoluciones de pago en exceso o pagos indebidos a favor del empleador registradas en la cuenta personal del afiliado, una vez que haya adquirido la calidad de pensionado.
• Respecto de las solicitudes de devolución de pagos en exceso presentadas por los afiliados pensionados bajo la modalidad de retiro programado o renta temporal, cuya pensión se recalcula anualmente o se efectúan recálculos extraordinarios, la Administradora solo podrá aceptar aquellas solicitudes que correspondan a cotizaciones obligatorias que no han sido utilizadas en el cálculo, recálculo y pago de una pensión. En consecuencia, solo procederá considerar en la devolución de pagos en exceso del referido afiliado pensionado aquellas cotizaciones que se abonen en su cuenta individual de cotizaciones obligatorias con posterioridad al último cálculo o recálculo y hasta aquellas cotizaciones abonadas antes de la generación del próximo recálculo. (Nota de actualización: La numeración fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011. Posteriormente, este número fue modificado por la Norma de Carácter General N° 258, de fecha 28 de febrero de 2020).

Cómo Tramitar la Solicitud de Devolución

El Formulario "Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso"

Para hacer efectiva la devolución de los pagos en exceso, el afiliado o empleador, según corresponda, deberá suscribir ante la Administradora el formulario denominado "Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso". La información mínima requerida en este formulario se define en el Anexo Nº 8 de la Letra A del presente Título. Dicho formulario será de diseño libre y una copia del formulario suscrito deberá ser entregada al afiliado o empleador, según corresponda.

Canales para Presentar la Solicitud

En la comunicación que se remita a los empleadores informándoles los excesos que registran a su favor, la Administradora indicará que para solicitar su devolución deben concurrir a una de sus agencias o centros de servicios y suscribir el formulario. Alternativamente, pueden remitir una comunicación por correo postal, fax, correo electrónico o a través del Sitio Web de la AFP.

Requerimiento de Documentación Adicional

En caso de requerir documentación adicional, la Administradora informará inmediatamente de ello al afiliado o empleador, mediante los medios de comunicación que estime conveniente. Se otorgará un plazo no inferior a 30 días hábiles para la respuesta. La Administradora podrá rechazar la solicitud en el evento que no reciba respuesta en el plazo establecido. (Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011).

Resolución y Ejecución de la Devolución

Plazos y Notificación del Resultado

En un plazo de 5 días hábiles desde la fecha de emisión del informe de solución, la Administradora deberá comunicar el resultado al solicitante mediante los medios que estime conveniente, debiendo conservar copia de la documentación que permita acreditar el cumplimiento de dicha obligación. En caso de aceptación, se deberá señalar el monto en pesos de la devolución, la fecha en que estarán disponibles los recursos para su retiro y el medio de pago a utilizar. (Nota de actualización: La numeración fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011).

Montos y Rentabilidad

Las solicitudes de devolución que sean aceptadas, lo serán por los montos nominales pagados en exceso. La rentabilidad generada por los pagos en exceso acreditados en las cuentas personales, permanecerá en ellas y formará parte del saldo.

Impacto en Cuentas Individuales y Rezagos

• Cuando la devolución de los pagos en exceso se efectúe desde las cuentas personales, estas se cargarán por el valor nominal en pesos de los montos pagados en exceso y por el monto en cuotas determinado. Para ello, la conversión a cuotas del valor nominal se efectuará utilizando el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente al del cargo. (Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011).
• Las devoluciones de pagos en exceso efectuadas con cargo a la cuenta "Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios del Fondo Tipo C", deberán rebajarse a su valor nominal, utilizando para ello el valor cuota de cierre del día anteprecedente al cargo. (Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011).

Responsabilidad y Registro

Responsabilidad de la Administradora

La Administradora será responsable del rechazo o la aceptación y devolución de los fondos solicitados, debiendo estar en todo momento en condiciones de justificar ante esta Superintendencia las decisiones adoptadas. (Nota de actualización: La numeración fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011).

Registro de Solicitudes

Cada solicitud deberá ingresarse en el Registro de Pagos en Exceso dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción.

tags: #formulario #solicitud #de #devolucion #de #pagos