La gestión de las cotizaciones previsionales y los depósitos de ahorro voluntario es un aspecto crucial de la administración financiera para cualquier empresa. Un adecuado control no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que también contribuye a la salud financiera del negocio y al bienestar de sus empleados.
Las plantillas de administración financiera son herramientas valiosas que permiten la presupuestación, la previsión y la toma de decisiones financieras diarias. Estas plantillas, a menudo personalizables, son fundamentales para llevar un seguimiento de los objetivos empresariales evaluando ingresos y gastos, y son especialmente útiles para gestionar obligaciones como las contribuciones a fondos de pensiones.
Uso de Plantillas en Microsoft Excel para la Gestión Financiera
Para utilizar plantillas de administración financiera en Microsoft Excel, el proceso generalmente implica:
- Explorar las plantillas disponibles en el explorador.
- Hacer doble clic en la plantilla deseada para abrirla.
- Reemplazar los valores de celda y los nombres predefinidos con la información específica de la empresa.
- Guardar, imprimir o compartir la hoja de cálculo, a menudo en formato PDF.
Estas herramientas permiten a las empresas y autónomos mantener el seguimiento de sus finanzas, agregando gráficos circulares y gráficos de barras para visualizar los cambios financieros a lo largo del tiempo. Las visualizaciones de datos eficaces pueden mostrar qué categorías se incluyen en el presupuesto y los factores que incorpora cada categoría. Descargar plantillas de administración financiera permite acceder a ellas y editarlas según sea necesario.
Plazos y Obligaciones para la Declaración y Pago de Cotizaciones Previsionales
Las cotizaciones y los depósitos de ahorro voluntario deben ser declarados y pagados dentro de los primeros 10 días del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones que las originan. Este término se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo expirare en día sábado, domingo o festivo.
Los empleadores que paguen cotizaciones o depósitos de ahorro voluntario atrasados no declarados deberán llenar por cada mes de atraso una planilla. Los montos en pesos deberán ser registrados sin uso de decimales. Si el primer decimal resulta igual o superior a cinco, las cifras deberán aproximarse al número superior. Cuando el pago de cotizaciones corresponde a remuneraciones del mes y a gratificaciones, deben hacerse dos planillas. Es fundamental que los datos que se señalen sean exactos para la correcta identificación del empleador.
El espacio correspondiente al código 3, deberá llenarse según el Clasificador de Actividades Económicas, vigente para el año tributario, definido por el Servicio de Impuestos Internos. El espacio correspondiente al código 8, deberá llenarse con una cruz solo si existiera un cambio en el Representante Legal de la empresa respecto al último mes pagado o declarado.
Estructura y Contenido de la Planilla de Cotizaciones
A continuación, se detalla el contenido de las columnas principales de una planilla de cotizaciones:
- COLUMNA 1: Deberá anotarse el número de R.U.T. del trabajador.
- COLUMNA 3: Deberá anotarse el ingreso imponible del afiliado a los Fondos de Pensiones (Tope máximo de 60 U.F. reajustada, considerando la variación del índice de remuneraciones reales determinada por el Instituto Nacional de Estadísticas).
- COLUMNA 4: Debe anotarse el monto en pesos aportado por el trabajador correspondiente a la cotización obligatoria de capitalización (equivalente al 10% de la remuneración imponible), más el monto en pesos correspondiente a la comisión porcentual que fije la AFP para su financiamiento.
- COLUMNA 5: Debe anotarse el monto en pesos correspondiente al Seguro de Invalidez y Sobrevivencia cuando este sea de cargo del empleador y que corresponde a un porcentaje de la remuneración imponible del trabajador. La obligación del empleador de pagar la prima del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia rige a contar del 1 de julio de 2009, debiendo efectuar su primer pago en agosto de 2009 por las remuneraciones imponibles del mes anterior. Una vez que rija dicha obligación y hasta las remuneraciones de junio de 2011, se encontrarán exentos del pago de esta prima los empleadores que en el respectivo mes declaren cotizaciones previsionales por menos de 100 trabajadores, período durante el cual el monto de la prima del seguro deberá descontarse a los respectivos trabajadores. No obstante, tratándose de trabajadores jóvenes que perciban subsidio previsional, mientras se encuentren percibiendo dicho subsidio el monto de la prima del seguro será de cargo del trabajador.
- COLUMNA 8: Deberá anotarse el monto en pesos de la Cotización al Seguro de Cesantía, aportado por el afiliado, que corresponde al 0,6% de la remuneración imponible (Tope máximo de 90 U.F.). Esta tasa solamente es aplicable para trabajadores con contrato indefinido.
- COLUMNA 9: Deberá anotarse el monto en pesos de la Cotización al Seguro de Cesantía, aportado por el empleador, que corresponde al 2,4% de la remuneración imponible (Tope máximo de 90 U.F.). Esta tasa es aplicable solamente para los trabajadores con contrato indefinido.
Códigos para Tipos de Movimiento y Conceptos
Si el afiliado señalado en la línea respectiva está afecto a algún tipo de movimiento en el mes que se está informando, se debe indicar el código que corresponda. Por ejemplo, "b) Haberse incorporado en el mes a AFP XXXXXX S.A." es un caso de movimiento.
La FECHA DE TÉRMINO debe indicar el día, mes y año en que se produce el término del movimiento de que se trate. En los casos de trabajadores con más de una contratación en el mes, se deberá indicar como fecha de inicio solo la fecha de la primera contratación. Si a la última de estas contrataciones no se le dio término dentro del mes, no se deberá indicar el retiro. En caso contrario, se deberá indicar como fecha de término la fecha del último retiro. El RUT ENTIDAD PAGADORA DE SUBSIDIO corresponde al R.U.T. de dicha entidad.
Otros códigos importantes incluyen:
- Código 01: Cotización Obligatoria y Comisión AFP - Comprende el total de Cotizaciones Obligatorias, Cotizaciones de Capitalización Individual y Comisiones A.F.P.
- Código 16: Seguro de Invalidez y Sobrevivencia.
- Código 02: Depósitos en Cuenta de Ahorro Voluntario - Comprende el total de Depósitos de Ahorro Voluntario para la Cuenta de Ahorro Voluntario del afiliado.
- Código 03: Subtotal a Pagar Fondos - Corresponde al subtotal a pagar a los Fondos de Pensiones.
- Códigos 04 y 05: Corresponden a los Reajustes e Intereses de los Fondos de Pensiones a ser calculados por la A.F.P. en caso de mora.
- Código 10: Total a Pagar Fondos de Pensiones.
- Código 60: Total Costas de cobranzas a Pagar AFP.
- Código 11: Cotización Afiliado - Comprende el total de Cotizaciones de Cesantía aportado por el afiliado para su Cuenta Individual de Cesantía.
- Código 12: Cotización Empleador - Comprende el total de Cotizaciones de Cesantía aportado por el empleador para la Cuenta Individual de Cesantía del afiliado y/o Fondo Solidario.
- Código 13: Subtotal a Pagar Fondo - Corresponde al subtotal a pagar al Fondo de Cesantía.
- Código 20: Total a Pagar Fondo de Cesantía - Corresponde al total de cotizaciones a pagar al Fondo de Cesantía, incluidos los reajustes e intereses, calculados por la AFC, cuando corresponda.
- Código 70: Total a Pagar AFC - Corresponde al total de costas de cobranzas determinadas por la AFC, cuando corresponda.
El "Total Remuneraciones o Gratificaciones Fondos de Pensiones" corresponde a la suma total de la(s) columna(s) 4, del "Detalle de Cotizaciones y Depósitos de Ahorro Voluntario" (Sección II).
Modalidades de Pago
Es importante señalar con una "X" la modalidad de pago (efectivo o cheque). Si el pago se efectúa con cheque, se debe registrar el número del cheque. Los cheques deben ser nominativos a Fondo de Pensiones XXXXX y AFP XXXXX S. A., según corresponda. De igual forma, para los fondos de cesantía, los cheques deben ser nominativos a Fondos de Cesantía y AFC CHILE S.A., según corresponda.
Actualizaciones Relevantes en Formularios Previsionales
- La Norma de Carácter General Nº 27, de fecha 7 de noviembre de 2011, reemplazó la Solicitud de Pensión de Vejez, la Solicitud de Pensión de Invalidez y la Solicitud de Pensión Adicional - Afiliado Pensionado. Posteriormente, la Norma de Carácter General N° 153, de fecha 11 de septiembre de 2015, modificó la solicitud de pensión de sobrevivencia.
- La Norma de Carácter General Nº 27, de fecha 7 de noviembre de 2011, reemplazó el Dictamen de Invalidez - Trabajador Afiliado, el Dictamen de Invalidez - Beneficiario de Pensión de Sobrevivencia, el Dictamen Modificatorio y el Dictamen de Reevaluación. Posteriormente, los formularios de Dictamen de Invalidez fueron reemplazados por la Norma de Carácter General N° 86, de fecha 27 de junio del 2013.
- El contenido del certificado de saldo deberá ajustarse a la situación particular del afiliado, de modo de facilitar la comprensión de este documento por parte del mismo. Nota de actualización: Estos certificados fueron reemplazados por la Norma de Carácter General Nº 48, de fecha 29 de mayo de 2012.
- La Norma de Carácter General Nº 27, de fecha 7 de noviembre de 2011, reemplazó el formulario Solicitud de Cambio de Modalidad de Pensión.
- La Norma de Carácter General Nº 27, de fecha 7 de noviembre de 2011, reemplazó los formularios de Ficha de Cálculo. Posteriormente la Norma de Carácter General Nº 48, de fecha 29 de mayo de 2012, nuevamente los reemplaza.
- El Comprobante de Pago de Pensiones fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 23, de fecha 07 de octubre de 2011. Posteriormente fue reemplazado por la Norma de Carácter General N° 119, de fecha 11 de julio de 2014.
- El formulario Solicitud de cuota mortuoria fue modificado por la Norma de Carácter General N° 153, de fecha 11 de septiembre de 2015.
Nuevos Aportes Patronales
A partir de agosto, las empresas deberán declarar una cotización adicional del 1% con cargo al empleador. Este nuevo aporte deberá ser declarado y pagado junto con las cotizaciones previsionales habituales, y no afecta el sueldo de los trabajadores y trabajadoras, ya que es financiado exclusivamente por las empresas, sin importar su tamaño. El Subsecretario de Previsión Social, Claudio Reyes, señaló que se está entregando toda la orientación necesaria para que cumplan este nuevo deber de forma clara y sin complicaciones.
La Subsecretaría de Previsión Social y el Instituto de Previsión Social (IPS) han coordinado una serie de orientaciones concretas para facilitar este proceso. Para empleadores que utilizan software de remuneraciones, deberán incorporar los nuevos campos para declarar el Seguro Social.