La administración y el pago de pensiones involucran una serie de procedimientos detallados y regulados, diseñados para asegurar la correcta entrega de los beneficios a los pensionados. Este proceso abarca desde la emisión de comprobantes hasta las distintas retenciones y modalidades de financiamiento, incluyendo la garantía estatal y la gestión de cotizaciones de salud.
Comprobante de Pago y Medios de Envío
El comprobante de pago debe entregarse a todo receptor de pensión cada vez que el beneficio sea pagado. Para ello, la Administradora podrá enviar los comprobantes correspondientes a pensiones por correo electrónico, en caso de disponer de esta información y previa autorización del pensionado, o por correo postal al domicilio del receptor. Esto aplica a pensiones cuyo pago se realice a través de los medios señalados en las letras b), c), d) y e) del número 1 del Capítulo II de la normativa correspondiente.
Es importante tener presente que el Estado garantiza las pensiones en retiro programado de los afiliados que eventualmente dejen de tener derecho a los beneficios del Sistema de Pensiones Solidarias. Asimismo, se garantizan las pensiones de sobrevivencia para los beneficiarios del causante, las cuales se calculan con el saldo que hubiese quedado en la cuenta de capitalización individual del afiliado, de no haberse financiado el beneficio solidario en primera instancia con dicho saldo.
Primer Pago y Frecuencia
El primer pago de pensiones debe considerar la pensión del mes en curso, más las que se hubieran devengado con anterioridad a dicho mes. Posteriormente, debe efectuarse un pago mensual, dentro de cada mes calendario. Para tal efecto, la Administradora deberá fijar a cada afiliado una fecha de pago, debiendo adelantarse al día hábil anterior en aquellos meses en que dicha fecha corresponda a sábado, domingo o festivo.
Determinación del Monto de la Pensión
Para determinar el monto en pesos de la pensión a pagar, la Administradora deberá considerar el valor de la Unidad de Fomento (U.F.) correspondiente a la fecha de disponibilidad del cheque de pago. No se considerará para efectos de determinar el monto de pensión aquel monto de la cuenta individual que forma parte de un retiro de excedente de libre disposición efectuado por el afiliado y respecto del cual optó por efectuar retiros anuales no superiores a 200 UTM.
Mecanismos de Rebaja y Contabilización
Cuentas Afectadas
Luego de determinado el monto de la pensión, la Administradora procederá a rebajar de los respectivos Fondos de Pensiones y de las siguientes cuentas:
- "Cuentas de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias"
- "Cuenta Afiliado Voluntario"
- "Cuentas de Ahorro Previsional Voluntario Colectivo" (subcuenta afiliado y subcuenta bonificación)
- "Cuentas de Capitalización Individual de Depósitos Convenidos"
- "Cuentas de Capitalización Individual de Cotizaciones Voluntarias"
Esta rebaja se realizará en los pesos y cuotas correspondientes al valor bruto de la pensión, abonando (en pesos) en la cuenta "Beneficios", subcuenta "Retiros Programados" o "Rentas Temporales", según corresponda.
Proceso Contable de Pago
El cheque deberá ser depositado en una cuenta corriente bancaria tipo 4 de la Administradora, destinada exclusivamente al pago de beneficios, en el mismo día en que sea girado desde el Fondo de Pensiones.
Simultáneamente a la emisión de los cheques, la Administradora en su contabilidad procederá a cargar la cuenta "Pensiones por Pagar" en las subcuentas respectivas, abonando la cuenta bancaria tipo 4 de la Administradora, por un monto igual al valor total de los cheques emitidos para los pensionados y beneficiarios de pensión.
Retenciones y Descuentos Aplicables
Impuestos y Cotizaciones de Salud
Se aplicarán las retenciones de impuestos que correspondan, de acuerdo a lo señalado en los artículos 42 y 43 del D.L. Nº 824, de 1974 y en los artículos 13 y 29 del D.L. Nº 889, de 1975. Para enterar esta cotización en una ISAPRE, la Administradora deberá disponer del Formulario Único de Notificación (FUN) notificado por la respectiva ISAPRE y aceptado por la AFP. Mientras no cuente con un FUN aceptado, la Administradora enterará la cotización de salud en el Fondo Nacional de Salud (FONASA).
Asignaciones Familiares y Otras Retenciones
Las asignaciones familiares que correspondan se aplicarán de acuerdo al D.F.L. También se efectuarán otras retenciones correspondientes a aquellas ordenadas por los tribunales ordinarios de justicia, por recálculos de pensiones, devolución de subsidios por incapacidad laboral indebidamente percibidos o descuentos por préstamos de medicina curativa. En el caso de recálculos de pensiones, la retención máxima será el 20% del monto de la pensión, previa aceptación escrita por parte del beneficiario objeto de la retención.
Si los saldos de las correspondientes cuentas personales se encontraren distribuidos en dos Tipos de Fondo por opción del afiliado mediante la suscripción de una Solicitud - Convenio, los cargos deberán efectuarse proporcionalmente. En la contabilidad, se abonará la cuenta "Pensiones por Pagar'' por el monto de las asignaciones familiares a pagar, cargando la cuenta "Cuentas por cobrar al Estado" por igual monto.
Pensiones Cubiertas por Seguro y Financiamiento Estatal
Cálculo y Emisión de Cheques
Para efectos de determinar el monto de las pensiones cubiertas por el seguro y transitorias, la Administradora deberá considerar el valor de la U.F. A más tardar al día hábil anterior a la fecha de disponibilidad de tales pensiones, la Administradora deberá tener emitidos los respectivos cheques de pago. El saldo de la cuenta "Cuentas por Cobrar a Compañías de Seguros" se rebajará en la medida que las Compañías de Seguros procedan a enterar en la Administradora el monto de las pensiones en referencia.
Para efectos de determinar el monto a enviar a la Compañía de Seguros, la Administradora deberá considerar el valor de la cuota del día anteprecedente al cargo y el valor de la U.F. Luego de determinado el monto anterior, la Administradora procederá a rebajar de la respectiva cuenta de capitalización individual el número de cuotas y pesos que corresponda.
Financiamiento con Garantía del Estado
Las fechas de pago de las pensiones financiadas con la Garantía del Estado, ya sea en la modalidad de retiros programados o rentas temporales, para las que se haya agotado el saldo de la cuenta de capitalización individual o pensiones cubiertas por el seguro, será el día 20 o hábil siguiente si este último no lo fuera. A más tardar el día hábil anterior al de disponibilidad de los cheques o documentos de pago, la Administradora deberá tener emitidos los cheques respectivos. Esto quedará registrado en su contabilidad con un cargo a la cuenta "Cuentas por cobrar al Estado", en la subcuenta "Cuentas por cobrar por Garantía Estatal" y un abono a la cuenta "Pensiones por pagar", subcuenta "Pensiones Financiadas con Garantía Estatal", por el monto total de las pensiones financiadas con recursos del Estado. El monto destinado para el pago de estas pensiones será puesto a disposición de la Administradora por parte de la Tesorería General de la República el día 20 o hábil siguiente.
AFP: Pasos para Jubilar en Chile
Gestión de Cotizaciones de Salud (ISAPRE/FONASA)
Procedimiento con Formulario Único de Notificación (FUN)
Cuando la Administradora acepte el Formulario Único de Notificación (FUN) de una ISAPRE, deberá efectuar el correspondiente descuento de salud y enterarlo en la respectiva ISAPRE. La AFP aceptará el FUN y efectuará el descuento del valor indicado en éste, aun cuando ello implique descontar hasta el 100% del valor líquido de la pensión. De igual forma efectuará el descuento de salud que corresponda cuando producto del recálculo anual, disminuya el monto líquido de la pensión, pero ésta alcance a financiar el plan de salud.
Situaciones Especiales y Recálculo Anual
En caso de que la Administradora rechace el FUN, estará obligada a efectuar la cotización de salud por el descuento legal o por el monto del plan vigente en el mes anterior, según corresponda, y enterarlo en FONASA o en la misma ISAPRE donde se realizó la cotización en dicho mes. Además, dentro de los 5 días hábiles siguientes al cálculo de la cotización de salud, la Administradora deberá informar detalladamente al pensionado respecto a la situación presentada mediante correo electrónico, correo postal u otro medio que permita dejar constancia de la comunicación.
Cuando la AFP reciba un FUN que señale un valor del plan de salud superior al valor de la pensión, una vez deducidos los descuentos legales y judiciales respectivos (excluido el descuento por cotización de salud), la AFP rechazará el FUN y procederá de acuerdo a lo señalado en el párrafo anterior. En la comunicación, se indicará que mientras el pensionado no regularice su situación, ya sea ante la ISAPRE para modificar el valor del plan o ante la Administradora para manifestar por escrito su deseo y autorización de destinar el 100% del valor líquido de su pensión a su plan de salud, la Administradora continuará efectuando la cotización de salud de acuerdo a lo informado.
Cuando producto del recálculo anual de la pensión, el valor del plan de salud supera el valor de la pensión (una vez deducidos los descuentos legales y judiciales respectivos, excluido el descuento por cotización de salud), la Administradora comunicará por escrito esta situación detalladamente al pensionado, dentro de los 5 días hábiles siguientes al cálculo de la cotización de salud. Esto se hará mediante correo electrónico, correo postal u otro medio que permita dejar constancia de la recepción de la comunicación, y se efectuará el descuento para la cotización de salud por el valor líquido de la pensión cuando le conste que el pensionado financiaba el plan de salud con el 100% de la pensión líquida; en caso contrario, se efectuará el descuento legal de salud.
Registro y Actualización de Información
La información contenida en el registro auxiliar deberá estar permanentemente actualizada y respaldarse dentro de los primeros diez días de cada mes en un medio de respaldo seguro. En relación a los movimientos de egresos, éstos deberán incorporarse en el registro auxiliar en secuencia cronológica, indicando el número de UTM retiradas y el número de cuotas que se imputaron a la respectiva cuenta individual.