Este artículo tiene como objetivo definir todos los aspectos relacionados con la creación de la cuenta donde se depositarán los aportes de indemnización a los que el empleador está obligado, así como el retiro de los fondos acumulados por parte del trabajador, incluyendo la rentabilidad obtenida, en conformidad con lo dispuesto en el Código del Trabajo.
Definición y Propósito de la Cuenta de Indemnización
La cuenta de indemnización es una cuenta de ahorro destinada a financiar la indemnización a todo evento de los trabajadores de casa particular, ya sea que estén afiliados a una AFP o al Instituto de Previsión Social (IPS).
Los aportes que realicen los empleadores para cubrir el pago de la indemnización se denominarán aportes de indemnización.
Creación y Apertura de la Cuenta de Indemnización
Para Trabajadores de Casa Particular
Para abrir la cuenta de ahorro de indemnización, los trabajadores de casa particular deben suscribir un formulario denominado "Cuenta de indemnización obligatoria: trabajador de casa particular" en la Administradora donde estén afiliados, o, en el caso de los trabajadores que pertenecen al antiguo régimen previsional, en aquella donde hayan decidido abrirla.
Cada trabajador debe mantener una sola cuenta de ahorro de indemnización en el Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500.
La Administradora debe emitir folletos informativos con las características de esta cuenta y ponerlos a disposición del público en todas sus agencias para facilitar su uso por parte de los trabajadores.
Proceso de Suscripción y Verificación
El trabajador de casa particular deberá abrir la cuenta de ahorro de indemnización mediante la suscripción del formulario denominado "Cuenta de Indemnización Obligatoria Trabajador de Casa Particular". El envío del formulario también puede realizarse por correo certificado a la dirección que informe la Administradora, debiendo el trabajador completar los campos mínimos y firmarlo.
Al recepcionar el formulario, la Administradora deberá verificar que contenga todos los antecedentes indicados. Si se cumple con ello, estampará un timbre con su nombre y la fecha de recepción, indicando el nombre y firma del funcionario responsable y el código de inscripción en el registro de promotores y agentes de venta.
En un plazo de 10 días hábiles, contado desde la fecha de recepción del formulario, la Administradora deberá requerir al trabajador una copia del contrato de trabajo, mencionando la importancia de contar con dicho antecedente para determinar eventuales períodos impagos que afectarán el monto de su futura indemnización.
Sin perjuicio de lo anterior e independiente del tipo de régimen previsional, la Administradora creará la cuenta de ahorro de indemnización, aun cuando en el formulario persistan antecedentes faltantes, siempre que al menos se registren correctamente el nombre completo y el número de la cédula de identidad del trabajador, el número de RUT del empleador, el tipo de régimen previsional y la firma del trabajador.
Para los trabajadores de casa particular afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, que no hubiesen suscrito el formulario "Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular", pero registren aportes de indemnización con la identificación personal correcta (apellido paterno, apellido materno y nombres, y número de cédula de identidad), la Administradora creará la cuenta a partir del primer pago que haya recaudado, complementando la información faltante con la que existe en la cuenta de capitalización individual.
Aportes y Cotizaciones
Plazos y Recargos
Los aportes de indemnización deben enterarse dentro del plazo legal establecido en el artículo 19 del D.L. 3.500, de 1980, y estarán afectos a reajustes, intereses y recargos dispuestos en dicho artículo en caso de pago atrasado.
Estos aportes deben pagarse entre el uno y el 10 de cada mes (o día hábil siguiente), respecto a las remuneraciones del mes anterior.
La AFP deberá verificar el cumplimiento de la obligación de pago. No obstante, aquellos empleadores que no paguen las respectivas cotizaciones en las condiciones descritas por el legislador y que posteriormente las paguen en los períodos establecidos en el artículo 28 de la ley N° 21.227, no se les aplicarán los intereses, reajustes y multas establecidas en el artículo 19 del D.L. N° 3.500.
Si el empleador declaró las cotizaciones, la Administradora realizará la cobranza correspondiente en caso de no pago. El mes siguiente al pago de la remuneración, el empleador debe pagar la cotización obligatoria.
Consideraciones Tributarias
Los aportes de indemnización que sean inferiores al 8,33% de la remuneración mensual de naturaleza imponible y la rentabilidad que se obtenga de ellos, no constituirán renta para ningún efecto tributario.
Indemnización Sustitutiva
Un trabajador con más de seis años en la empresa puede pactar con su empleador la sustitución de la indemnización por años de servicio y cambiarlo por una indemnización a todo evento, únicamente al séptimo año de contrato y siendo efectiva hasta el año 11.
Para determinar la indemnización sustitutiva, la remuneración mensual de naturaleza imponible tendrá un límite máximo de 90 unidades de fomento (UF).
Condiciones Especiales para Contratos Antiguos
Los trabajadores con contrato de trabajo vigente al 1 de diciembre de 1990 y que hubieren sido contratados con anterioridad al 14 de agosto de 1981, tendrán derecho a pactar la indemnización sustitutiva sin el límite de los 11 años.
Formalización del Pacto de Indemnización Sustitutiva
Los trabajadores que pacten con sus empleadores la indemnización sustitutiva deberán hacerlo mediante la suscripción del formulario "Pacto de Indemnización Sustitutiva" en el lugar de trabajo o en la Administradora. Este formulario deberá ser firmado por el empleador y el trabajador y visado por la Administradora. Además, el formulario podrá ser suscrito en el sitio web de la Administradora, identificándose tanto el trabajador como el empleador a través de la Clave Única de Identificación (Clave simple), o mediante otro mecanismo de autentificación que la Administradora estime conveniente para quienes no dispongan de clave única.
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Períodos Anteriores en el Pacto
El pacto de indemnización sustitutiva podrá comprender períodos de servicios anteriores a la fecha de su suscripción, siempre que excedan los 6 primeros años de la relación laboral. El aporte correspondiente se calculará en base a la última remuneración mensual, considerando un máximo imponible de 90 UF.
Si en el primer pacto no se hubiesen considerado períodos anteriores, podrán celebrarse pactos complementarios hasta cubrir la totalidad del período que exceda los primeros 6 años de servicio.
Validación del Pacto
El pacto suscrito por el empleador y el trabajador tendrá validez solo una vez que sea visado por la Administradora y empezará a regir a partir del primer día del mes siguiente al de la fecha de suscripción, afectando las remuneraciones devengadas en ese mes y cuyo aporte debe enterarse dentro del plazo legal establecido para el pago de las cotizaciones, conforme al artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980.
La Administradora deberá verificar la consistencia de la información. Si el pacto es recepcionado a través de correo, deberá proceder a visarlo cumpliendo con el mismo procedimiento de verificación. En caso de errores, inconsistencias u omisiones en los datos consignados, el convenio será devuelto para su corrección o para complementar su información. La Administradora también podrá complementar los antecedentes faltantes en el momento de la presentación y visación del pacto, asumiendo la responsabilidad por la información consignada.
Modificación y Finalización del Pacto
Cuando el empleador y el trabajador pacten una nueva tasa de indemnización o modifiquen el convenio, esta operación deberá materializarse en el formulario denominado "Modificación Pacto de Indemnización Sustitutiva", el cual tendrá efecto a partir de las remuneraciones que se devenguen el mes siguiente a la fecha de la modificación.
El Pacto de Indemnización Sustitutiva finaliza con el término de la relación laboral o el cumplimiento del undécimo año del inicio de la relación laboral, salvo para los trabajadores con contrato vigente al 1 de diciembre de 1990 y cuya relación se inició con anterioridad al 14 de agosto de 1981.
El Pacto de Indemnización Sustitutiva será el documento con el cual la Administradora procederá a crear la cuenta de ahorro de indemnización. En caso de que el pago del aporte se registre en rezago, dentro del mes siguiente desde la fecha de dicho registro, la Administradora deberá efectuar las gestiones necesarias para su regularización, incluyendo contactar al empleador para que suscriba el respectivo pacto de indemnización.
Retiro de Fondos de la Cuenta de Indemnización
Condiciones para el Retiro
Los retiros de la cuenta de ahorro de indemnización se efectuarán por término de la relación laboral. El retiro de estos fondos se realizará solo cuando se ponga fin a la relación laboral, por cualquier causa, incluida la renuncia.
Si el trabajador tuviese relación laboral con más de un empleador, solo podrá retirar los fondos acumulados con aquel con el cual terminó el contrato.
Los valores que deberán girarse corresponderán a la totalidad de los aportes que hubiese realizado el empleador con el cual se puso término a la relación laboral, durante el período que prestó servicios el trabajador, incluida la rentabilidad obtenida y deducido el eventual cobro de comisión.
Procedimiento de Retiro
En el caso del término de la relación laboral, el trabajador, para poder retirar los fondos de su cuenta de ahorro de indemnización, deberá llenar el formulario denominado "Retiros de ahorro de indemnización". Además, debe presentar simultáneamente el finiquito del contrato de trabajo firmado por él y por su empleador, ratificado ante el Inspector del Trabajo o ante Notario Público o el oficial del Registro Civil de la respectiva comuna o sección de comuna o el Secretario Municipal o el presidente del sindicato o el delegado del personal o sindical correspondiente; una copia del finiquito quedará a disposición de la Administradora.
Para efectos de solicitar el retiro de los fondos, las Administradoras y la AFC acordarán un procedimiento que permita la recepción del formulario "Retiros de ahorro de indemnización" en la misma oportunidad en que se efectúe la solicitud de beneficios por cesantía por parte del trabajador en la AFC.
A más tardar al día hábil siguiente de recibida la información de las solicitudes de retiro desde la AFC, la Administradora deberá validar el contenido de la información remitida. Una vez confirmado que la información de la solicitud es correcta, la Administradora iniciará el procesamiento considerando como fecha de recepción la fecha en que fue transmitida desde la AFC. En caso de inconsistencia en los datos, en el mismo plazo, deberá rechazar aquellas solicitudes que no pudieron ser validadas, remitiendo a la AFC un archivo con dichas solicitudes e indicando los campos no validados.
Retiro en Caso de Muerte del Trabajador
En caso de muerte del trabajador, los beneficiarios podrán girar directamente de la cuenta un monto de hasta 5 unidades tributarias anuales (U.T.A.). Para esto, deberán suscribir el formulario "Retiros de ahorro de indemnización", adjuntando el certificado de defunción respectivo y acreditando la relación de parentesco. El pago directo tendrá un tope máximo de 5 U.T.A.
Embargabilidad de los Fondos
Los fondos de la cuenta de ahorro de indemnización solo podrán embargarse una vez terminado el contrato de trabajo, en las situaciones que se indican en el inciso 2º del artículo 56 del Código del Trabajo. Esto incluye pensiones alimenticias debidas por ley y decretadas judicialmente, casos de defraudación, hurto o robo cometidos por el trabajador en contra del empleador en el ejercicio de su cargo, o remuneraciones adeudadas por el trabajador a las personas que hayan estado a su servicio en calidad de trabajador.
Comisiones y Transparencia
Las Administradoras que decidan cobrar una comisión por acreditación de aportes de indemnización deberán comunicarla al público a través de los medios de comunicación social y a la Superintendencia. Esta comisión deberá formar parte de la estructura de comisiones que se informan a través del Anexo N° 3 Panel Informativo, del Título III, del Libro V, y su vigencia solo se hará efectiva después de 90 días de haber sido informada.
Los cambios que experimente la comisión porcentual por acreditación de aportes de indemnización deberán ser informados al público y a la Superintendencia, según lo dispuesto en el inciso final del artículo 22 bis del D.L. N° 3.500.
Información y Traspaso de Fondos
Cartolas Cuatrimestrales
Los movimientos que se registren en la cuenta de ahorro de indemnización serán informados al trabajador mediante el envío de una cartola cuatrimestral resumida o detallada, según corresponda, considerando las instrucciones impartidas en el Título IV del presente Libro.
Traspaso de Saldo
El saldo de la cuenta de ahorro de indemnización se podrá traspasar a la Administradora que el trabajador hubiese elegido, mediante la suscripción de la respectiva orden de traspaso. Esto aplica a afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500.
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