Facturación por Terceros y su Gestión de Información

Las empresas están obligadas a llevar un registro detallado de los bienes o servicios que prestan. Sin embargo, en ciertos casos, una factura puede ser emitida por un cliente de la empresa o por un tercero ajeno al servicio. Para ello, la empresa debe cumplir una serie de requisitos legales específicos. A continuación, exploraremos en profundidad qué es la facturación por terceros, su marco legal, los requisitos necesarios, cómo emitir y registrar estas facturas, y su tratamiento en el contexto del Suministro Inmediato de Información (SII) en España.

¿Qué es la Facturación por Terceros?

La facturación por terceros es el proceso mediante el cual el cliente o un tercero, persona ajena al servicio, es el encargado de expedir una factura. Es importante destacar que, a pesar de esto, la empresa o el profesional que ha prestado los servicios sigue siendo el responsable de ese documento, y son sus datos identificativos los que deben aparecer en él.

Es decir, en lugar de ser la empresa quien hace la factura para enviarla al cliente, es el propio cliente o la tercera persona asignada quien realiza la factura a sí mismo con los datos de la empresa, y le envía una copia a esta última para que haya constancia del proceso. Es algo muy común que ocurre, por ejemplo, en los puntos de venta franquiciados de sectores como la telefonía móvil.

Marco Legal de la Facturación por Terceros

La expedición de facturas por terceros está regulada en el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012. Dicho artículo señala que la realización de la facturación por parte de una empresa puede ser llevada a cabo por los destinatarios de las operaciones, es decir, el cliente, o por terceros. Sin embargo, la obligación seguirá siendo de la empresa y los datos que aparecen en la factura también.

Para llevar esto a cabo, la ley también establece una serie de requisitos que deben cumplir ambas partes. En estos casos, la empresa también tendrá que remitir la información a la Agencia Tributaria, aunque haya sido un tercero el que haya expedido la factura. Además, las facturas realizadas de este modo deben tener una serie diferente para cada una de las personas o terceros que se encargan de expedirlas.

Requisitos para Emitir Facturas por Terceros

El Real Decreto 1619/2012 estipula una serie de requisitos para que se pueda llevar a cabo la emisión de facturas por terceros. Algunos deben ser cumplidos por la empresa, otros por el destinatario de la factura y algunos por ambas partes. Los detallamos a continuación:

• Acuerdo Previo

  Debe haber un acuerdo entre la empresa que ofrece los servicios o productos y el destinatario de estos, ya que el primero es el que autoriza al cliente o tercero a realizar dicha operación. Este compromiso debe adquirirse previo a la realización de la facturación y se deben especificar las operaciones a las que se le atribuyen este tipo de facturación.

• Proceso de Aceptación

  Toda factura emitida por un tercero tiene que pasar antes por un proceso de aceptación por parte de la empresa. Este procedimiento de aceptación se recoge en el contrato que realicen ambas partes.

• Envío de Copia

  Siempre hay que enviar una copia de la factura a la empresa en nombre de quien se realiza. Si no se envía al empresario una copia es imposible saber la fecha de expedición, el importe de la factura o el IVA, de cara a añadirlas en la contabilidad de la empresa.

• Datos del Emisor Original

  Aunque la realización del documento la lleve a cabo un tercero, las facturas serán expedidas con el nombre, los datos y por cuenta de la empresa o profesional que ofrece los servicios o productos.

¿Cómo Emitir una Factura por Terceros?

A la hora de emitir una factura por terceros es un proceso que requiere tener en cuenta los requisitos vistos anteriormente y algunos apuntes más:

1. El tercero tiene que emitir una factura en la que el empresario o profesional proveedor sea el emisor de dicho documento.
2. Esta factura tiene que llevar una serie específica en cada caso, diferente a las usadas por el proveedor.
3. En la factura tiene que aparecer la mención ‘facturación por el destinatario’.
4. No olvides que la factura tiene que pasar por el proceso de aceptación y que tendrás que remitir una copia al empresario.
5. Ten en cuenta que este tipo de facturas también se pueden aplicar a clientes no comunitarios, de fuera de la Unión Europea, aunque antes deberás comunicar este caso a la Agencia Tributaria.

La empresa o autónomo es responsable de cumplir con las obligaciones fiscales de dicha facturación, aunque haya sido emitida por terceros.

¿Cómo Registrar una Factura Expedida por un Tercero en mi Nombre?

Aunque este tipo de facturación haya sido expedida por un tercero a nombre de la empresa o profesional, el tratamiento de la factura tiene que ser exactamente igual que si la hubiese expedido la empresa o el autónomo. Como se ha apuntado, por ejemplo, no tendrá una numeración correlativa a las facturas que puede emitir una compañía, ya que tienen una serie diferente, pero, aun así, tendrán que aparecer en los registros de facturación.

Se tendrán que tener en cuenta igual que el resto de facturas a la hora de presentar el IVA o realizar los trimestres y también los libros de facturas.

El Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) y la Expedición de Facturas por Terceros

El SII es el Suministro Inmediato de Información del IVA a la Agencia Tributaria a través de la sede electrónica que se puso en marcha en 2017 y registra en tiempo real la facturación de una empresa. De este modo, la gestión de los libros contables obligatorios (registro de IVA, facturas emitidas y recibidas, operaciones intracomunitarias y bienes de inversión) se realiza telemáticamente a través de la web de AEAT.

En el caso de la facturación por terceros, esta información debe ser remitida a la Agencia Tributaria por parte de la empresa, y no del tercero o cliente que realiza la factura. Además, los empresarios acogidos al SII que hayan delegado las funciones de facturación al cliente deben comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036.

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