En la era digital, la accesibilidad universal es un pilar fundamental para garantizar que la información y las herramientas estén al alcance de todas las personas. Google, con su firme compromiso, se esfuerza por hacer que la información global sea universalmente accesible. Este principio se extiende a Google Drive, ofreciendo múltiples opciones para compartir contenido y funciones diseñadas para mejorar la experiencia de usuario, especialmente para aquellos con necesidades diversas.
El Compromiso de Google con la Accesibilidad
Google es consciente de cómo los alumnos que necesitan una educación especial pueden aislarse y ser vistos como diferentes a sus compañeros. Por ello, busca fomentar una mayor participación y colaboración entre los estudiantes. La compañía tiene el compromiso de crear una plataforma abierta más accesible para todas las personas, integrando funciones de accesibilidad en todo su ecosistema de productos:
- El modo de lectura de Chrome permite ampliar el texto para facilitar la lectura.
- Las guías de fuentes de Playwrite proporcionan ayudas visuales, como marcadores de líneas, para ayudar a los estudiantes de primaria a aprender a escribir a mano.
- Chatear con Gemini facilita que los estudiantes con motricidad fina limitada utilicen la entrada de voz en lugar de tener que escribir mucho.
- La configuración del panel táctil permite habilitar funciones de clics automáticos, tocar para arrastrar o tocar para hacer clic para personalizar el panel táctil.
- Los resúmenes en video en NotebookLM organizan notas dispersas y documentos densos en presentaciones visuales intuitivas y claras para ayudar a los estudiantes con discapacidades de lectura.
- El modo sin distracciones permite que la lista de tareas y el Calendario de Google trabajen en conjunto para ayudar a encontrar el tiempo para cumplir con las prioridades.
- La app de Acceso por voz de Android permite controlar el dispositivo mediante comandos por voz.
- Con Action Blocks, se pueden agregar acciones comunes a la pantalla principal del dispositivo Android.
- El Asistente de Google ayuda a realizar tareas durante el día y permite ahorrar tiempo para enfocarse en lo más importante.
- El Kit de Accesibilidad Android ayuda a aumentar la accesibilidad del dispositivo.
- En Google TV, se puede usar el lector de pantalla, los subtítulos, la Accesibilidad con interruptores y otras opciones para hacer que el dispositivo sea más accesible.
Accesibilidad en Google Drive: Funciones Clave
Google Drive ofrece ajustes y funciones específicas para abordar las diversas necesidades de sus usuarios. Para interactuar con Google Drive mediante mensajes de voz o braille, se puede usar un lector de pantalla. Para que el contenido de vídeo sea accesible para personas con limitaciones auditivas, es fundamental añadir subtítulos. Además, Google Drive está diseñado para atender distintas necesidades cognitivas:
- Algunas personas con trastornos del procesamiento, problemas de distracción u otros retos cognitivos necesitan o quieren recibir indicaciones detalladas, más densidad de información y una interfaz de usuario que llame la atención para no perder el hilo.
- Otras personas necesitan una interfaz de usuario menos compleja y con pocas distracciones.
Para obtener más información sobre la asistencia para personas con baja visión disponible en cada plataforma, se recomienda consultar los recursos relacionados específicos de la plataforma.
Métodos de Compartir Archivos en Google Drive para Todos los Usuarios
Compartir archivos en Google Drive es un proceso flexible que permite controlar quién puede acceder a ellos y qué tipo de permisos tienen. La mayoría de los usuarios opta por actualizar el acceso a la carpeta superior para que los permisos sean sencillos y fáciles de administrar.
Control de Acceso y Permisos
Es posible decidir cómo las personas pueden usar un archivo. Se puede elegir si el archivo estará disponible para cualquier persona o si estará restringido solo a quienes tengan acceso. Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en el archivo. Se puede otorgar acceso de edición a las personas que necesiten editar o comentar el archivo. Invariablemente, los archivos de Google Vids, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos.
Para notificar a los usuarios de que se les ha compartido un elemento, basta con marcar la casilla junto a Notificar a los usuarios.
Las opciones de acceso amplio incluyen:
- Público: Cualquier persona puede buscar el archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
- Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar el archivo sin acceder a su Cuenta de Google.
Publicar Archivos para un Público Amplio
Si se necesita que varias personas abran un archivo, se puede publicarlo y crear un vínculo para compartirlo con quienes tengan acceso. Según la configuración de la cuenta, un archivo publicado puede ser visto por todos en la Web, o bien por todos los miembros o un grupo de personas de la organización. Para quitar un archivo de la Web, es necesario dejar de publicarlo.
- Importante: Google Vids no tiene una opción para publicar archivos. En su lugar, se puede descargar el archivo en la computadora como MP4.
- Consejo: Incluye solo la información más importante en un documento publicado.
- Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en la organización, se puede invitar a este tipo de usuarios a colaborar en archivos y carpetas de Google Drive.
- Si se quiere crear una copia de un documento, es recomendable no incluir sugerencias ni comentarios resueltos para mantener la limpieza del archivo.
➡️ Cómo compartir un Archivo en Google Drive y configurar los Permisos (Editor / Lector)
Compartir Contenido a Gran Escala
Para situaciones que requieren compartir información con una audiencia muy amplia o recopilar datos de muchos usuarios, Google Drive se integra con otras herramientas:
- Google Sites: Se puede crear un sitio de Google Sites para compartir información con muchas personas. Es posible incorporar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio, a los que pueden acceder grandes cantidades de usuarios. Si se espera que el sitio tenga mucho tráfico, se recomienda primero publicar el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, y luego incorporar la URL publicada en Google Sites.
- Formularios de Google: Si se necesita recopilar mucha información o comentarios, se puede crear un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Se debe otorgar acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas abran las respuestas, se puede publicar la hoja de cálculo en la Web y, luego, crear un vínculo para compartirlo con quienes tengan acceso. Los formularios de Google también son una excelente alternativa para recopilar comentarios en lugar de permitir que las personas comenten directamente un documento o una hoja de cálculo.
Control Administrativo del Uso Compartido en Google Drive
Este artículo es relevante para administradores, ya que detalla cómo controlar el uso compartido de archivos y carpetas en Google Drive dentro de una organización. Los administradores pueden controlar si los usuarios pueden compartir archivos y carpetas de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, My Maps y unidades compartidas de Google con personas externas a la organización. La configuración de uso compartido de Drive también se aplica a las Gems de Gemini y al uso compartido en Gemini Business, ya que sus archivos se almacenan y comparten en Google Drive.
Configuración de Uso Compartido Externo
La configuración de uso compartido disponible en la Consola del administrador se aplica a los usuarios por unidad organizativa o grupos. La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Es posible permitir que solo los usuarios de ciertos grupos o unidades organizativas compartan contenido de forma externa y bloquear el uso compartido externo para todos los demás.
- Compartir con visitantes: Se puede activar el uso compartido con visitantes para permitir que los usuarios compartan archivos y carpetas con usuarios externos que no tengan Cuentas de Google. Esto puede ser con cualquier persona o solo con dominios de confianza. Esta función es compatible con las ediciones Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y Nonprofits; G Suite Business.
- Unidades compartidas: Para permitir que solo se compartan externamente ciertos archivos, se pueden usar unidades compartidas. Se debe identificar a las personas que pueden compartir los archivos de forma externa y agregarlas como miembros de la unidad compartida con el nivel de acceso de Colaborador, Administrador de contenido o Administrador. Se pueden agregar personas ajenas a la organización como miembros de una unidad compartida si tienen Cuentas de Google. Es crucial revisar y comprender los permisos que otorga cada nivel de acceso.
- Desactivar uso compartido externo: Para desactivar el uso compartido externo, el administrador debe hacer clic en Desactivado y luego en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
- Dominios de confianza: Se puede permitir el uso compartido de archivos solo con dominios de confianza (permitidos). No se pueden seleccionar solo ciertos dominios incluidos en la lista de entidades permitidas para el uso compartido de archivos.
- Respuestas de Formularios: (Solo en Formularios) En Configuración de uso compartido, se debe hacer clic en Respuestas del formulario y luego en Guardar.
Gestión de Riesgos y Control Adicional
Compartir contenido en Drive con personas ajenas a la organización puede ser un proceso de colaboración importante, pero también conlleva el riesgo de filtraciones de datos. Los administradores también pueden bloquear elementos que provienen de usuarios externos para los usuarios de su organización.
- Advertencia de contenido externo: De forma predeterminada, cuando una unidad compartida o un archivo de Drive son propiedad de alguien ajeno a la organización o se comparten con alguien ajeno a ella, se muestra un indicador de advertencia Externo. Sin embargo, se puede activar o desactivar este parámetro de configuración para algunos o todos los usuarios.
- Movimiento de contenido: Se puede permitir o prohibir que se mueva contenido desde unidades compartidas que impliquen una fuente o un destino externo. Esta función es compatible con las ediciones Frontline Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, y Enterprise Essentials Plus.
- Reglas de confianza: En lugar de usar la configuración de Drive para compartir contenido fuera de la organización, se pueden usar reglas de confianza para administrar el uso compartido tanto dentro como fuera de ella. Con las reglas de confianza, se obtiene un mayor control sobre con quiénes pueden compartir archivos los usuarios.
- Licencia de usuario archivado (AU): Para quitar la restricción de uso compartido externo de los archivos de un usuario, se puede agregar una licencia de usuario archivado (AU) a su cuenta.