Guía para la Creación de Credenciales Efectivas en Hotelería y Eventos

Imagine que son las 8 de la mañana y que usted tiene una reunión que debe empezar en menos de diez minutos. Al llegar a su oficina y tratar de pasar el gafete por el lector, las especificaciones técnicas lo hacen difícil de procesar y, por esta razón, el ingreso no es autorizado; esto conlleva a que se deba hacer un trámite adicional en el área de seguridad. Tal parece que usted no llegará a tiempo a la reunión.

Piense también en su compañero que lleva más de 20 años en la empresa y que no ha renovado su credencial institucional jamás. La foto borrosa, el nombre casi ilegible; en fin, es una tarjeta que no puede ser leída fácilmente por el personal de seguridad. Cada vez que su colega quiere acceder a una sala de reuniones o utilizar su credencial corporativa para algo en particular, siempre tiene que hacer un trámite adicional porque nadie puede garantizar que él sea la persona que aparece en el documento.

¿Sabe cuánto tiempo y dinero se pierde por situaciones como las anteriores? Si su respuesta es sí, lo invitamos a que avance en la lectura de este texto que le permitirá planear efectiva y eficientemente el diseño de los gafetes de identificación empresarial que usted necesita. No olvide que estos no son simples documentos que únicamente incluyen una foto y algunos datos del portador.

A continuación, enumeramos los pasos a seguir para que estas credenciales corporativas sean lo que su empresa necesita.

Paso 1: Definición de Objetivos y Parámetros Básicos

El camino para diseñar y emitir la identificación ideal comienza por definir los parámetros respectivos y esto parte de tener claridad sobre los objetivos del programa de tarjetas de autenticación de la empresa, el cual tiene gran incidencia sobre los parámetros de diseño de estas credenciales.

Si bien es cierto que estos gafetes deben ser visualmente muy atractivos, no puede dejarse de lado que deben cumplir funciones muy importantes y específicas tales como mejorar la seguridad física y lógica, incrementar la productividad y la eficiencia, disminuir la vulnerabilidad ante una posible falsificación y ser un reflejo claro y contundente de la propia organización.

En esta etapa inicial también es fundamental contar con el apoyo de expertos en sistemas de identificación, quienes están plenamente calificados para ayudar al usuario final en la definición y alcance de sus objetivos.

Preguntas Clave para el Diseño de Credenciales

Asimismo, es necesario plantearse preguntas como:

• ¿Cuántos empleados tiene la organización?
• ¿Cada uno de estos usuarios tendrá un diseño de tarjeta diferente?
• ¿Cuántas áreas de la empresa accederán a los gafetes?
• ¿Cada uno de estos departamentos requiere diferentes niveles de autenticación?
• ¿Es necesario que nuestra credencial corporativa cumpla algún tipo de reglamentación gubernamental?
• ¿Cómo realizaremos la verificación de la identidad de cada usuario?

Paso 2: Diseño Atractivo, Sin Descuidar la Seguridad

Luego de tener claros los objetivos y parámetros que deben cumplir este tipo de credenciales, es necesario considerar que el diseño de gafetes de identificación empresarial debe pensarse cuidadosamente para reducir la posibilidad de que estos documentos sean falsificados.

Así las cosas, uno de los primeros factores a considerar es la incorporación de elementos holográficos de seguridad que no sean tan fáciles de falsificar, pero que puedan validarse sin complicaciones. Estos dispositivos están disponibles en todos los presupuestos y con diversos niveles de complejidad (sobrelaminados holográficos, sellos o marcas de agua).

Recuerde que tener una tarjeta blanca con una foto a color ya no es suficiente, y menos si se considera que cualquier persona puede crear un gafete institucional que parezca auténtico.

Paso 3: Integración de Tecnologías en los Gafetes

Habiendo definido los elementos de seguridad y otras especificaciones de las tarjetas de autenticación, es necesario pensar en las tecnologías que se incorporarán en estos documentos, ya que esto incidirá significativamente en su diseño y en la selección del modelo de la impresora que se empleará para su emisión.

Sin importar si se trata de códigos de barras, antenas de proximidad o bandas magnéticas, es importante considerar estas tecnologías porque pueden dificultar las superficies y la impresión de los gafetes.

No podemos olvidar que el diseño de las tarjetas debe cumplir tres factores básicos: funcionalidad, seguridad y gráficos. Por eso, reiteramos la importancia de tener el respaldo de expertos (integradores y personal de seguridad) para estos dispositivos de autenticación.

Paso 4: La Orientación de las Credenciales Corporativas

Otro de los elementos a considerar -por sencillo que parezca- es la orientación de los gafetes (vertical u horizontal). Al respecto no hay una única respuesta correcta, por eso cuando se estén ubicando los elementos gráficos y tecnológicos de las tarjetas, es necesario considerar:

• Forma de exhibición del gafete para validación y el mecanismo que se empleará para esto (lectura / escaneo).
• Ubicación de la parte electrónica de la tarjeta.
• Necesidad de perforación para portar la credencial corporativa.
• Información crítica que deba ir en el documento y que pueda borrarse por el desgaste de este.

Paso 5: Gráficos y Tipografía como Reflejo de su Empresa

En este punto, es necesario resaltar que las credenciales de identificación no son solo dispositivos de seguridad, sino que además son una extensión de la imagen y la marca de la organización; lo anterior significa que estos documentos reivindican el mensaje que quiere difundir la compañía y sus empleados, por lo que una tarjeta de identificación que tenga el diseño correcto será de gran ayuda para que el programa de credenciales corporativas sea efectivo.

Por eso, dentro del diseño de gafetes de identificación empresarial se debe considerar que seleccionar una fuente adecuada permitirá que los datos impresos en la tarjeta sean legibles. También se sugiere el uso de colores brillantes, puesto que los tonos oscuros o pasteles pueden reducir la posibilidad de leer los datos del portador.

Paso 6: Selección de la Impresora Adecuada para la Emisión

Si se tiene en cuenta no solo la relevancia que tienen estas credenciales, sino también el tiempo y otros recursos que se han invertido en su diseño, el paso a seguir es seleccionar la impresora o codificadora correcta para la emisión de estas tarjetas, toda vez que estos equipos harán realidad lo que se tiene planteado.

Consideremos entonces que si el gafete incluye tecnología de banda magnética o no incorporará ningún tipo de tecnología electrónica, sería necesario pensar en usar un sistema tradicional de impresión directa a la tarjeta (DTC). Ahora bien, si las credenciales tendrán electrónica integrada o se requiere que la calidad de la imagen sea muy superior, sería necesario optar por la tecnología High Definition Printing™ (HDP).

Dependiendo del modelo a utilizar, las impresoras de alta definición pueden contar con cabezales de impresión de 300 o 600 dpi. La recomendación es optar por la de 600 dpi para que la calidad del texto y de la imagen sea elevada. En caso de que se tome esta alternativa, detalles como textos, códigos de barras, caracteres complejos y los colores tienen una máxima definición y pueden leerse con facilidad.

Como puede observarse, sin importar cuál sea el diseño de gafetes de identificación empresarial que se requiere, existen diversas opciones de impresión y módulos de codificación y laminación, que cumplen con las necesidades de los usuarios.

Paso 7: Emisión y Prueba Final

Todos los detalles se han evaluado detenidamente y ya tenemos nuestro gafete en la mano. Para asegurar su eficacia, es crucial realizar pruebas y verificar que funciona correctamente antes de su uso masivo.

Beneficios Clave de las Credenciales Personalizadas

Las credenciales con su nombre, foto y puesto de trabajo no solo facilitan que todos se conozcan mejor, sino que también aportan un toque de profesionalismo y pertenencia. Ideales para reuniones corporativas, eventos y conferencias, una credencial es una extensión de su imagen corporativa y la esencia de su marca.

Identificación y Seguridad Mejoradas

• Las credenciales personalizadas pueden incluir detalles como el logo de la empresa, colores específicos de diferentes departamentos, códigos QR con acceso a áreas específicas o información adicional. Esto puede hacer que la seguridad y la organización en la oficina sean mucho más eficientes.
• Proporcionan una forma rápida y efectiva de identificar a las personas en diferentes entornos, ya sea credenciales para ferias, empresas, una institución educativa o en instalaciones gubernamentales.

Optimización de la Organización y Gestión de Flujos

• Facilitan la organización: en eventos masivos o en entornos laborales con muchos empleados, una credencial ayuda a organizar y gestionar el flujo de personas. Permiten un registro más rápido y eficiente, evitando largas colas y facilitando la entrada y salida de los participantes.

Fortalecimiento de la Marca y la Identidad Corporativa

• Con el logo de una empresa o una institución, contribuyen a fortalecer la identidad de marca y a promover una imagen profesional y coherente. Para eventos, también es necesario contar con más elementos que resalten su imagen corporativa como trípticos y postales personalizados, ya que servirán para promocionar su negocio, evento o arte.

Características de las Credenciales Corporativas de PVC

Las credenciales personalizadas o credenciales corporativas de PVC son un artículo ideal para verificar la identidad de las personas, ofreciendo un producto de gran calidad con las siguientes características:

• Tamaño 5,5 x 8,5 cm.
• Material: PVC.
• Impresión a todo color por ambas caras.
• Puntas redondeadas.
• Con Lanyard de color azul de 2x45 cm. o Lanyard Yo-Yo como opciones de portabilidad.

El Impacto de un Diseño de Credencial de Calidad

¿Alguna vez ha entrado en la oficina de alguien y ha visto una colección de credenciales de eventos colgada en la pared? Si no es así, debe saber que mucha gente guarda sus credenciales de eventos como recuerdo. Así que, si cree que diseñar cuidadosamente una credencial no merece la pena, piénselo de nuevo.

Un diseño de credencial de calidad es sinónimo de profesionalidad y una experiencia positiva para los asistentes. Además, puede aprovechar al máximo los elementos visuales impactantes y fortalecer la posición de su marca, empresa o evento como algo que se preocupa por su identidad.

Un diseño de credencial eficiente puede incluso aumentar la confianza de los asistentes a la hora de acercarse a otras personas en el evento y comenzar una conversación. Por eso, aunque es mucho más fácil, utilizar una plantilla predeterminada para el diseño de la credencial puede no ser una buena idea. Para causar un impacto y satisfacer mejor las intenciones de los asistentes (ser reconocidos o reconocer fácilmente a los posibles clientes, por ejemplo), es necesario idear algo auténtico y bien estructurado.

Esta es una tarea que puede compartir con un diseñador visual. Puede hacer una selección de credenciales que le gusten y, teniendo en cuenta los elementos de marca de su evento o empresa, puede pedirle al diseñador que trabaje en algunas propuestas. Para ayudarle con esta tarea, hemos elaborado una lista de recomendaciones sobre cómo crear credenciales dinámicas para los asistentes:

Consejos Clave para el Diseño de Credenciales Impactantes

Consejo 1: Evitar Combinaciones de Colores Inapropiadas

Lo más importante de diseñar una credencial personalizada para sus asistentes es la posibilidad de personalizarla con los colores e imágenes de su marca. Sin embargo, no se apresure a completar cada espacio en blanco y tenga en cuenta las combinaciones de colores que elija.

Por ejemplo, evite utilizar el color verde militar como fondo de la insignia si el texto es amarillo o combinaciones de colores llamativos. Es una cuestión de estética, pero también perjudica la visibilidad del texto.

Si no está seguro de haber elegido una buena combinación de colores, imprímala y pregunte a otros. Observe qué piensan los demás. Si aún no está seguro, opte por un diseño más seguro: un fondo blanco y un mínimo de iconos, además del texto.

Consejo 2: Garantizar la Precisión de los Datos

Esto juega un papel crucial en cómo los asistentes percibirán el aspecto general. A nadie le gusta ver su nombre mal escrito.

No importa lo bonita o elegante que sea la credencial: si el nombre de su invitado es incorrecto, arruinará su experiencia y, tal vez, su estado de ánimo durante todo el evento. Por eso es importante mantener las credenciales libres de errores.

Puede lograrlo automatizando el proceso de registro con la generación de credenciales. Esto significa que el nombre que el asistente haya escrito en el formulario aparecerá en la credencial de la manera en que lo haya escrito. A menos que haya un error tipográfico, la mayoría de las personas no escriben mal su propio nombre. Por si acaso, tenga siempre a mano credenciales en blanco durante el proceso de registro. Si alguien nota que su nombre o el nombre de su empresa están mal escritos, puede ofrecerle generar otra credencial rápidamente.

Consejo 3: Evitar la Sobrecarga de Información

Mantenga las credenciales de los asistentes lo más simples posible. Resista la tentación de llenar toda la credencial con información. Puede limitar la credencial a su nombre y el nombre de la empresa, o su nombre y país de origen (si corresponde).

O podría incluir los nombres y empresas de los asistentes, además de un pequeño icono que indique sus países de origen, como la bandera de su país. Intente que la información sea mínima. No es necesario mencionar los roles o pasatiempos de los asistentes, ni los idiomas que hablan. Recuerde que la insignia del evento es solo un identificador. Puede almacenar la información biográfica de los asistentes en la aplicación móvil del evento para que otros la lean.

Consejo 4: Adaptar el Diseño a la Segmentación de Asistentes

Por lo general, su evento tendrá distintos tipos de asistentes. Según la dinámica que vaya a llevar a cabo, puede tener asistentes VIP, asistentes premium, visitantes de los ponentes (si va a organizar una exposición), miembros del personal, etc. Incluso puede ir un paso más allá y crear una plantilla para cada grupo de asistentes.

Consejo 5: Priorizar la Usabilidad y Comodidad

Como indica el autor Kevin Van der Straeten: "No todo el mundo está dispuesto a 'arruinar' su nuevo y bonito atuendo colocándole una insignia. En algunos casos, el broche puede incluso dañar tejidos finos. En otros casos, una insignia demasiado llamativa puede arruinar por completo su elegante look festivo."

Por muy bonita que sea la credencial del asistente, si llevarla implica que los invitados a su evento estropeen su ropa, la experiencia no será la misma. Por eso, "debe considerar las distintas alternativas, como cordones, pegatinas textiles, credenciales magnéticas y pulseras".

Herramientas Online para el Diseño de Credenciales

Diseño de Credenciales con Canva

Con Canva, puede personalizar una plantilla de tarjeta de identificación desde su selección de layouts y, así, crear una tarjeta única para su empresa o grupo. Su colección de plantillas para gafetes contiene distintos layouts, estilos y temáticas que puede usar como tarjetas de identificación escolares, tarjetas de membresía de clubes, tarjetas de gimnasio, gafetes de identificación laborales y más. Dispone de plantillas adecuadas para distintos tipos de negocios e industrias.

Si necesita un diseño simple y profesional, Canva ofrece plantillas limpias y cuidadosamente diseñadas, las cuales puede personalizar para su organización. Si busca una plantilla para niños, encontrará un diseño bonito y creativo que los niños estarán orgullosos de portar.

Cuando haya seleccionado una plantilla, puede personalizarla en pocos pasos con herramientas de edición intuitivas. Use el diseño tal cual está e ingrese la información necesaria en los campos de texto, o bien juegue con el layout y los elementos de diseño. Cuando termine de editar la plantilla, guarde el diseño y descárguelo para imprimirlo.

Para diseñar y editar sus diseños esté donde esté, descargue la aplicación gratuita para dispositivos móviles en App Store o Google Play Store. Con la función de arrastrar y soltar, podrá personalizar sus credenciales con gran facilidad. Use los layouts y los elementos de diseño como punto de partida. Suba sus propias imágenes y logos. Después, podrá reutilizar los elementos que haya subido en todos sus diseños.

Tipos de Credenciales Según el Uso (Ejemplos con Canva)

• Credenciales para eventos de un día: Son ideales para eventos que no duren más de un día y suelen ser la opción más económica.
• Credenciales reutilizables y duraderas: Gracias a su plastificado, son muy duraderas y resistentes, aptas para ser reutilizadas.
• Credenciales de plástico PVC: Son la opción más premium, con un acabado muy elegante y resistente, además de ser un gran recuerdo para los asistentes a su evento.

El diseño del gafete debería corresponderse con su evento. Por eso, puede personalizarlo para que se adapte a lo que necesite. Los gafetes sirven para que cualquier miembro de su club o quienes asisten al evento de su colegio se emocionen y se sientan parte del encuentro. Además, pueden ayudar al personal a identificar a las personas destacadas. Elija una de las plantillas prediseñadas por profesionales y edítela hasta que se adapte a sus requisitos. También puede subir sus propias fotos en formato JPG, PNG o SVG, y luego arrastrarlas y soltarlas en cualquier parte de su diseño.

Diseño de Credenciales con Edit.org

Cree tarjetas identificativas y carnets con Edit.org para sus empleados, visitas, miembros y participantes de eventos. Tanto si necesita identificar a sus empleados para que accedan a las oficinas como para eventos específicos, le serán muy útiles las plantillas de su editor Edit.org.

Diseñar estas tarjetas una por una implica tiempo de creación, edición y personalización. Al ser editables, podrá guardar una versión de cada tipo en el editor y luego personalizarla para cada miembro de su equipo.

Aparte del formato vertical que se suele usar como acreditación en ocasiones puntuales, en Edit.org podrá crear fácilmente diseños para carnets en formato horizontal. Cuando los diseñe, tenga en cuenta toda la información que deben contener. A diferencia de las acreditaciones, estos suelen tener la fotografía de la persona y contienen su información básica. Mientras que las tarjetas horizontales son para uso permanente, los formatos verticales son muy útiles como catalizador para generar networking entre los asistentes de un evento.

Diseñar con Edit.org es tan fácil como escribir un documento Word, pero con un resultado visual espectacular. Además, no necesita descargar ningún programa en su ordenador, ya que se trata de una plataforma online. Le resultará útil crear un diseño estándar para luego hacer copias y adaptar cada una a un empleado distinto. Por último, recuerde que también puede agregar códigos QR a las tarjetas para dar acceso a zonas restringidas. Coloque el código en la parte baja del diseño o imprímalo en su reverso. ¡Descubra todas las opciones!

Una última cosa para recordar: asegúrese de que la credencial del evento tenga un diseño atractivo. Esto aumentará el deseo de los asistentes de conservarla como recuerdo, lo que les ayudará a recordar su evento y su marca.

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