En el contexto de la legislación laboral y previsional chilena, el cumplimiento del pago de las cotizaciones es un requisito fundamental, especialmente al momento del término de una relación laboral. El Código del Trabajo, en su artículo 177, incisos 3º y 4º, así como la Ley Nº 19.799 en sus artículos 1º, establecen los procedimientos y las obligaciones para empleadores y ministros de fe en estas situaciones.
La Acreditación de Cotizaciones en el Despido
Cuando un trabajador es despedido por alguna de las causales a que se refiere el inciso quinto del artículo 162 del Código del Trabajo, los ministros de fe, previo a la ratificación del finiquito, deben requerir al empleador la acreditación del pago íntegro de todas las cotizaciones. Esto incluye fondos de pensiones, salud y seguro de desempleo (si corresponde), hasta el último día del mes anterior al del despido. Esta acreditación debe realizarse mediante un certificado de los organismos competentes o con las copias de las respectivas planillas de pago.
Los organismos competentes, a requerimiento del empleador o de quien lo represente, están obligados a emitir un documento denominado "Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas". Este certificado debe contener las cotizaciones pagadas por el empleador durante la relación laboral del trabajador afectado y debe ponerse a disposición del empleador de inmediato o, a más tardar, dentro de un plazo de 3 días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud.
Organismos Emisores de Certificados de Cotizaciones
La doctrina de la Superintendencia de Seguridad Social ha precisado que los organismos aptos para emitir tales certificados son:
- Las AFP (Administradoras de Fondos de Pensiones) y el INP (Instituto de Normalización Previsional) respecto de fondos de pensiones.
- Las Isapres y el INP, en el caso de los afiliados a FONASA (Fondo Nacional de Salud), para salud.
- Las CCAF (Cajas de Compensación de Asignación Familiar) si perciben el 0.6% para cobertura de salud.
- La AFC (Administradora de Fondo de Cesantía) para el seguro de desempleo.
Previred.com y la Recaudación Electrónica de Cotizaciones
En los últimos años, la práctica de la recaudación y pago de las cotizaciones previsionales por vía de transferencia electrónica se ha generalizado en Chile, especialmente a través del sitio Previred.com. Este sistema ha obtenido un reconocimiento tácito legal mediante diversas normativas.
Entre estas normativas, se destacan el artículo 91 Nº11 de la Ley Nº 20.255, que modificó el artículo 19 del D.L. Nº 3.500 de 1980; así como los artículos 2º, 3º y 4º de la Ley Nº 20.288, que modificaron, respectivamente, los artículos 22 de la Ley Nº 17.322 sobre cobranza de cotizaciones previsionales, el artículo 10 de la Ley Nº 19.728 sobre seguro de desempleo, y el artículo 185 del D.F.L.
Es importante señalar que los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, son válidos de la misma manera y producen los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Un dictamen del Servicio, Ord. Nº 3673/181, de 04.10.2001, estableció que el sistema de declaración y pago electrónico de planillas de cotizaciones de previsión propuesto por Previred, en la medida que cumpla con los requisitos y condiciones de seguridad y operación indicados en el informe, constituye un sistema válido en los términos del inciso 2º del artículo 31 del D.F.L.
Autorización y Normativa para Previred
La Superintendenta de Pensiones, mediante Oficio Nº 30397, ha informado que la Superintendencia ha impartido instrucciones de cumplimiento obligatorio para las AFP y las AFC. Estas instrucciones regulan la celebración de convenios de recepción de declaraciones y recaudación de cotizaciones a través de modalidades electrónicas y mixtas, y se encuentran contenidas en las Circulares Nº 1.143 (y sus modificaciones) y Nº 1.540.
Adicionalmente, mediante Oficio Ord. Nº 22.424, de 4 de septiembre de 2009, se otorgó autorización expresa a Previred para celebrar convenios con las AFP y AFC. Esto reafirma el marco legal y operativo que permite a Previred funcionar como una plataforma clave para el pago electrónico de cotizaciones previsionales.
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Consulta de Deudas Previsionales a Través de ChileAtiende
Para aquellos que necesiten obtener información sobre las deudas registradas en el sistema previsional, el servicio ChileAtiende ofrece una herramienta útil. Es posible consultar las deudas previsionales existentes desde 1982 y calcular los gravámenes y multas asociadas.
Para realizar estas consultas, se pueden requerir copias de planillas pagadas (por el periodo solicitado para revisión o impugnación), finiquitos del trabajador legalizados o comprobantes de pago. Para acceder a este servicio, se debe ingresar al sitio web de ChileAtiende con la ClaveÚnica.
Es importante recordar que la calculadora de ChileAtiende entrega montos referenciales. Si surgen dudas o se requiere asistencia adicional, se puede contactar al call center ChileAtiende al 101 o al +56 4 4236 20 00 (para llamadas desde el extranjero).
Errores Comunes y Soluciones en la Plataforma Previred
Al utilizar la plataforma Previred, los usuarios pueden encontrarse con diversos errores que requieren verificación y corrección de la información. A continuación, se detallan algunos de los más frecuentes y cómo abordarlos:
Para Corregir Errores de Previred en Datos del Empleado
Es crucial validar la información contenida en la ficha del empleado para el período en el que se está trabajando. Los datos a verificar incluyen:
- En Nómina > Empleados > Selecciona empleado > Editar > Pestaña Ficha: Si el trabajador tiene como Régimen Previsional INP y aplica AFC, debe ingresarse la institución en la que cotiza el AFC.
- En la ficha del trabajador > Pestaña personal: Si el trabajador no cotiza AFC, debe ir a la pestaña Persona e ingresar la casilla que indica que no Cotiza AFC.
- Cuando el trabajador es mayor a 65 años y no está pensionado, debe estar configurado como Tipo de Empleado = Activo > 65 años, nunca pensionado.
- Asegurarse de generar la liquidación antes de la fecha de actualización de las tasas previsionales, las cuales normalmente se actualizan a mediados de cada mes.
Error: No informa código AFP para Aporte Empleador Seguro Cesantía
Este error se presenta cuando existe un trabajador con Seguro de Cesantía (AFC) pero sin una institución de AFP asociada. Dado que el Seguro de Cesantía se paga en la AFP, independientemente de si el trabajador cotiza o no en ella, es indispensable marcar la institución de AFP para que Previred pueda asignar correctamente el monto del Seguro de Cesantía.
Los pasos a seguir son:
- Anular la liquidación del período afectado.
- Editar el Contrato del trabajador y agregar la institución del Seguro de Cesantía.
Otros Errores Frecuentes
- El Tipo de trabajador (Campo 12) debe cotizar el 0,1% adicional de la Cotización Obligatoria (Campo 28).
- El Tipo de Jornada (Campo 93) informado es incorrecto.
- Se informan Días trabajados sin Cotización.