Evolución y Mejoras en la Gestión de Personal y Cotizaciones Previsionales

La constante búsqueda de la excelencia en los sistemas de remuneraciones es fundamental para garantizar la precisión y el cumplimiento normativo. Este artículo detalla una serie de actualizaciones y mejoras implementadas en un sistema de gestión de personal, diseñadas para optimizar la administración de las remuneraciones y las cotizaciones previsionales, incluyendo aquellas relacionadas con las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) y la plataforma PreviRed, así como la adaptación a diversas normativas legales.

Actualizaciones Clave en el Sistema de Remuneraciones

Innovaciones Recientes (2026-2025)

Las mejoras más recientes se enfocan en la validación de parámetros y la adaptación a cambios en la presentación de información previsional.

• En abril de 2026, se valida el cambio de la tasa del SIS al 1.62%. Asimismo, se valida la actualización de las horas mensuales a 168 a partir del periodo de mayo de 2026. Es importante destacar que no se valida en abril debido a la variedad de fechas de corte de los usuarios.
• Durante los últimos días de agosto de 2025, PreviRed realizó cambios en la presentación de la tabla de tasas de las AFPs. Con la intención de homologar el ingreso de parámetros y la comprensión de estos, el sistema FacilRemu fue actualizado y adaptado al formato propuesto por PreviRed. Este cambio requiere corregir los parámetros de cálculo mensual, proceso que no afecta valores, pero sí la presentación de la liquidación. Además, se incorporó al Informe Detalle de Pago de Imposiciones la opción «Detalle por Trabajador», y se cambió en la liquidación el concepto «Capitalización Individual» de la sección «Aportes Empleador» por «Adicional AFP».
• En febrero de 2025, se implementó un validador de nuevo sueldo mínimo y un cambio en la distribución CCAF (5.2%) / Fonasa (1.8%). Se añadieron nuevos campos al Libro de Remuneraciones Extendido (Fecha generación, Usuario generador) y la ficha del personal ahora informa la fecha de la última modificación. Se incorporó un nuevo visor de eventos que permite ver acciones realizadas por los usuarios, inicialmente relacionadas con fichas y contratos, con planes de incorporar más datos progresivamente. Finalmente, se añadió una nueva opción de centros de costo para el archivo PreviRed.

Adaptaciones Normativas y Legales (2023-2022)

El sistema se ha adaptado continuamente a los cambios legislativos y las exigencias de entidades reguladoras.

• En julio de 2023, se incluyó un identificador de personas bajo el sueldo mínimo y se actualizó el código CAAF del 18 de Septiembre. Este código se actualiza automáticamente al momento de ingresar al módulo generador de archivo de PreviRed, sin requerir intervención del usuario.
• En abril de 2023, se agregó un validador de cambio de tasa SIS y un cambio en el comportamiento de los haberes y descuentos de Depósitos Convenidos.
• En octubre de 2022, se incorporó un identificador visual de vencimiento de contratos y un validador de cambio de tasa SIS.
• En julio de 2022, se implementó otro validador de cambio de tasa SIS.
• En mayo de 2022, se incluyó un validador de cambio de sueldo mínimo y asignación familiar, junto con un archivo de postulación de ingreso mínimo.
• En abril de 2022, se realizó un cambio de formato de archivo predeterminado para PreviRed, una validación de actualización de SIS y un parámetro de empresa modelo de liquidación de costo empresa.
• En marzo de 2022, se estableció una nueva parametrización de porcentajes FONASA (0.55%) y CCAF (6.45%). Esta actualización, debido al cambio en la distribución, requiere el reproceso de las liquidaciones en caso de que ya estén confeccionadas, siendo necesaria solo para empresas con personal acogido a la ley de protección del empleo vigente.

Optimización de Procesos y Reportes (2021)

El año 2021 trajo consigo mejoras significativas en la generación de reportes y la gestión de datos de personal.

• En julio de 2021, se añadió un validador de cambio de sueldo mínimo, cargas y SIS. También se modificó el formato de códigos de comuna en el LRE, se introdujo un archivo de finiquitos DT (Beta) y se extendió el periodo de casilleros de suspensión de contrato.
• En junio de 2021, se incorporó el campo obligatorio "técnico extranjero exento de cotizaciones" para el libro de remuneraciones electrónico. Se cambió el formato de fecha de término para el LRE y se agregaron nuevos campos no obligatorios para el mismo. El ordenamiento del cursor en el módulo fichas del personal fue mejorado producto de la incorporación de nuevos campos para el LRE. Adicionalmente, se incorporó el campo tipo de cuenta para la ficha del personal y la generación de nuevos archivos para banco, además de la posibilidad de agregar RUT a los bancos para compatibilidad con el Banco de Chile. Finalmente, se estableció un nuevo formato de nombres para el exportador masivo de liquidaciones.
• En abril de 2021, se modificó el libro de remuneraciones extendido con nuevas características: opción para generar el libro completo de un año, opción de incorporar el campo base tributable al final del reporte, opción de incorporar los campos de la ley de protección del empleo y opción de incorporar código de sucursal. Estas nuevas opciones pueden ser accedidas desde el engranaje, al lado del botón que genera el libro. También en abril, se realizó la actualización y verificación de un nuevo porcentaje de SIS (opcional, el cambio se puede hacer directo en el sistema). Se incorporó el nuevo libro electrónico de remuneraciones, que incluyó: tabla de comunas y regiones requeridas por la DT, códigos de jornada requeridos por la DT, campos de código de instituciones para compatibilizar con los códigos de la DT, un nuevo menú de informes > Libro Electrónico de Remuneraciones. Se añadieron actualizadores masivos en el Libro Electrónico para actualizar de forma masiva la data anterior del sistema, un código para el tipo de impuesto a la renta y un código para personas con discapacidad en la ficha del personal. Se agregaron campos a las tablas de liquidaciones para almacenar los nuevos datos requeridos y se implementó un exportador de archivos CSV. El sistema se mantuvo atento a cualquier notificación de mejoras, especialmente para Zonas Extremas.
• En febrero de 2021, se actualizó la DJ 1887 con los nuevos 12 campos requeridos y un nuevo campo resumen de la DJ 1887 con Leyes Sociales. Se introdujeron nuevos topes imponibles y se continuó con el avance en la DJ 1887, además de corregir la selección causal en el módulo de finiquitos.
• En enero de 2021, se añadió un nuevo parámetro personalizable que permite al usuario decidir si el valor de una hora extra debe contener decimales para su cálculo. Se continuó con el avance en la DJ 1887 (Beta). Se corrigió la centralización automática por diferencia en Fonasa posterior a la modificación de la distribución de las CCAF. Se mejoró el selector de configuración regional para efectos del bono de semana corrida y el cálculo de días hábiles. Finalmente, se implementó un nuevo módulo de informe de liquidaciones que permite la exportación en archivos separados.

Impacto de la Legislación de Protección del Empleo (2020)

El año 2020 estuvo marcado por la adaptación a la Ley de Protección del Empleo, que generó múltiples cambios en la gestión de cotizaciones y remuneraciones.

• En diciembre de 2020, se incorporó una nueva distribución del 7% de salud: a partir de diciembre de 2020, el 3.1% corresponde al pago de la CAFF y el 3.9% a Fonasa. Este cambio solo afecta a empresas afiliadas a cajas de compensación. Para los meses anteriores, el sistema mantuvo el cálculo distribuido en 6.4% Fonasa + 0.6% CCAF. Para evitar la diferencia de pesos, las empresas en la caja utilizan la fórmula: 7% salud = (imponible * 0.031) + (imponible * 0.039). Las empresas no afiliadas a caja mantienen la fórmula: 7% salud = (imponible * 0.07). Modificaciones adicionales relacionadas con este cambio incluyeron la modificación del archivo de PreviRed con los nuevos valores, la actualización de la centralización de remuneraciones automática que ahora muestra separada la CCAF, y la modificación del reporte de pagos previsionales. Se visibilizó el proporcional imponible de licencias médicas, agregando una columna para conocer las bases de cálculo para personas con licencias médicas.
• En noviembre de 2020, se extendió el periodo de muestra de campos de la ley 21.232 (Protección del empleo) hasta febrero de 2021. Se cargó y verificó el nuevo sueldo mínimo de 326.500 para noviembre de 2020, siendo este un parámetro que el usuario puede modificar, pero con una verificación incorporada para minimizar errores.
• En agosto de 2020, se agregó el campo "correo" en los campos de contratos personalizables en Word. Se mejoró el archivo de PreviRed para resolver un error producido cuando la ley SANNA va con valor y el accidente se paga en el IPS en trabajadores con 30 días con licencia. También se agregaron validaciones en la ficha del personal.
• En julio de 2020, se implementó una verificación de actualización de SIS (el parámetro está abierto, pero el sistema verifica que el cambio haya sido realizado) y una nueva columna en el informe de finiquitados que muestra el valor del finiquito.
• En junio de 2020, se añadió una opción para seleccionar el método de pago de la asignación familiar para personas acogidas a suspensión de contrato. Se corrigió el módulo de centralización por valores de la ley 21.232. La centralización agregó la capacidad de incluir los valores pagados en el marco de la ley de protección del empleo 21.232 / 21.227. El resumen de pago de cotizaciones por institución ahora incluye los valores pagados en el marco de la ley de protección del empleo. El informe de valores calculados por conceptos de protección del empleo ahora incluye totales y valor total por línea. El informe de finiquitados ahora incluye el valor del finiquito actualizado. Se mejoró la separación de los valores de la centralización automática en modo detallado. Se implementó un nuevo orden mejorado en la liquidación COVID que presenta los valores aún más ordenados y comprensibles. Se corrigieron detalles menores respecto al archivo de PreviRed y se automatizó la selección de periodos en los módulos PreviRed y Libro de Remuneraciones Extendido.
• También en junio de 2020, se realizaron nuevos cambios relativos a la ley corta 21.232, que modificó la forma de pago de cotizaciones. Los cambios más importantes fueron: la incorporación de nuevos campos de información para mantener separado el imponible de la prestación AFC y el imponible del mes anterior; nuevas columnas en el ingreso de datos que permiten el ingreso de días de suspensión y mejora considerablemente el formato en el cual se presenta la información; búsqueda automática del último imponible; un nuevo formato opcional de liquidación de sueldos que muestra el detalle del pago de cotizaciones en el marco de las leyes 21.232 y 21.227; un nuevo informe con detalle de las cotizaciones pagadas por leyes de suspensión de contrato / protección del empleo. Se realizaron cambios en el archivo PreviRed para adaptarlo a los valores solicitados y se eliminó el formato anterior de suspensión de contrato, manteniendo el pago de cargas familiares. Este cambio requirió actualización de la base de datos. Se incorporó un cambio que permite ingresar días con suspensión de contrato en los descuentos, lo que a su vez permite proporcionar los valores de impuesto único, alcance líquido y accidente del trabajo.
• En marzo de 2020, hubo una mejora exponencial en la velocidad de emisión de la DJ1887 y la incorporación de un nuevo tramo a la tabla de impuesto único del 40%. Se corrigió el sistema de generación de liquidaciones para evitar generarlas antes de terminar la carga de datos y se mejoró la compatibilidad para ciertas impresoras en la emisión de Guía. Se agregaron vistas a PM de Planilla Preliquidación y un sistema de validación de cambio de sueldo mínimo, tramos de asignación familiar e IU 2020. Se añadieron nuevos campos para el módulo de ajuste manual de valores, se incorporó una tabla de registro de eventos y se mejoró el rendimiento del informe de liquidaciones de sueldo.

Consolidación y Funcionalidades Clave (2019-2016)

Las bases del sistema fueron fortalecidas con diversas actualizaciones que mejoraron la usabilidad y la automatización.

• En febrero de 2019, se incorporó un nuevo tope imponible de febrero de 2018 y nuevas opciones para el Ordinario 3099 de la Dirección del Trabajo. Se añadió el descuento por diferencia, se corrigió la selección de empresa en el módulo de ajustes y se mejoró la interfaz de ingreso de trabajadores. Se automatizó el ingreso del factor de actualización DJ2019.
• El 11 de enero de 2019, se corrigió el cálculo de la proporción de la asignación familiar con más de 25 días trabajados.
• El 10 de enero de 2019, la interfaz de liquidaciones masivas fue mejorada, mostrando de forma activa el trabajador seleccionado. Se agregó el Libro de Remuneraciones Extendido. El cálculo de días trabajados automáticos fue mejorado, eliminando valores de días con licencia y faltados. Se implementó una separación del campo "accidente del trabajo" para la ley SANNA y se proporcionó más claridad en los cálculos. Hubo mejoras en la búsqueda y proporción del imponible del mes anterior para el cálculo SANNA, SIS y AFC. Se agregó la posibilidad de ver la hora en formato decimal y en formato hora:minutos, seleccionable en la configuración de cada empresa. Finalmente, se añadió un nuevo método para el cálculo de horas descontadas.
• El 29 de marzo de 2018, se corrigió un problema de aproximación de decimales en algunos casos de topes imponibles.
• El 13 de enero de 2018, se incorporaron nuevos topes imponibles.
• El 1 de mayo de 2017, se incorporaron plantillas personalizables de contratos.
• El 10 de enero de 2017, se incorporaron nuevos topes imponibles de 2017.
• El 25 de noviembre de 2016, la ficha de personal permitió ingresar la opción «Sueldo Mínimo», eliminando la necesidad de actualizar manualmente todos los sueldos mínimos ante un cambio.
• El 3 de abril de 2016, se implementaron mejoras y cambios en los permisos de usuario.

Gestión de Pagos en Exceso de Cotizaciones Previsionales

Cuando un empleador detecta un presunto pago en exceso de cotizaciones, es crucial seguir un procedimiento establecido para su resolución. El empleador debe consultar en la administradora (AFP, CCAF, etc.) para verificar si los fondos están clasificados como exceso de cotizaciones. En esa misma oportunidad, debe suscribir un formulario denominado "Solicitud de Devolución de Pagos en Excesos", adjuntando los correspondientes respaldos, tales como Liquidaciones de Sueldo del trabajador, Contrato de Trabajo, Planillas de Pago, Finiquito, entre otros. La administradora ingresará el requerimiento a su base de datos y procederá a analizar la solicitud de fondos en base a la normativa vigente, determinando si corresponde o no la devolución, o si se requieren mayores antecedentes. En el caso de que los antecedentes adjuntos sean insuficientes para determinar la devolución, dichos documentos serán solicitados al empleador mediante los medios que la administradora estime convenientes.

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