La correcta configuración de los códigos de AFP y la gestión de las entidades de seguridad social en Softland es crucial para asegurar una declaración y pago de imposiciones sin errores a través de Previred. Esta guía detalla los pasos y consideraciones esenciales para optimizar este proceso.
Configuración Esencial en la Ficha del Empleado para Previred
La ficha de cada empleado en Softland debe reflejar con precisión su situación previsional para evitar inconvenientes en la declaración. Es fundamental verificar y ajustar los siguientes puntos para una correcta integración con Previred:
Manejo del Seguro de Cesantía (AFC) y la AFP
- Cuando existe un trabajador con Seguro de Cesantía (AFC) pero sin institución de AFP definida, Softland no informará el código de AFP para el Aporte Empleador del Seguro de Cesantía.
- El Seguro de Cesantía (AFC) se paga a través de la AFP, independientemente de si el trabajador está cotizando en AFP o no. Por lo tanto, es imprescindible marcar la institución de AFP para que Previred sepa dónde asignar el monto del Seguro de Cesantía.
- Si el trabajador tiene como Régimen Previsional INP (IPS) y aplica AFC, debe ingresarse la institución en la que cotiza el AFC en su ficha.
- Si el trabajador no cotiza AFC, se debe ir a la pestaña Persona en la ficha del trabajador e ingresar la casilla que indica que no cotiza AFC.
- El empleador debe pagar el aporte del Seguro de Cesantía del 2,4% de la renta imponible del trabajador, esté o no con licencia médica. Por tal razón, en el archivo plano en la columna de Seguro de Cesantía, se debe informar el monto de acuerdo con el Sueldo Imponible del mes anterior con 30 días trabajados, según la ley.
Solución a Errores de Configuración de AFC
Si al subir el archivo a Previred, se arroja el error “Previred no acepta que tenga 2 instituciones para aporte Seguro de Cesantía”, se deben seguir los siguientes pasos:
- Anular la liquidación del período.
- Editar el Contrato del trabajador y agregar la institución correcta del Seguro de Cesantía.
- Verificar que la institución de AFC que se informa corresponda a la institución que cancela el Seguro de Cesantía.
Consideraciones para Trabajadores Mayores de 65 Años o Pensionados
- Cuando el trabajador es mayor de 65 años y no está pensionado, debe estar configurado como Tipo de Empleado = Activo > 65 años, nunca como pensionado, en su ficha.
- En la ficha del empleado, para un trabajador jubilado del INP (IPS), se debe especificar el régimen previsional como Jubilado o Pensionado.
- En el caso de trabajadores jubilados o pensionados (mayores de 60 años), no se paga el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS).
- El "Tipo trabajador" (Campo 12) debe cotizar el 0,1% adicional de la Cotización Obligatoria (Campo 28), aplicable según las regulaciones previsionales correspondientes.
Interfaz de Entrada 3 (COBXEMP): Traslado Masivo de Entidades de Seguridad Social
La Interfaz de Entrada 3 - TRASLADO DE ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL (COBXEMP) es una herramienta de Softland que permite realizar ingresos o modificaciones masivas en las entidades de seguridad social asignadas a los empleados, incluyendo las AFP. Es fundamental comprender su estructura de datos para una gestión eficiente de afiliaciones y cambios en las coberturas de seguridad social y parafiscales.
Campos Requeridos en el Archivo COBXEMP
El archivo para esta interfaz debe contener los siguientes campos obligatorios para asegurar el correcto procesamiento de la información:
| Campo | Descripción Detallada | Ejemplo |
|---|---|---|
| TENT_CODIGO | Código del tipo de entidad. | FCES para Fondo de Cesantías |
| EMP_CODIGO | Código único del empleado dentro del sistema Softland. | 12345 |
| COB_CODIGO | Indica el tipo de cobertura. El valor 1 se refiere a Seguridad Social, mientras que el valor 2 se utiliza para Parafiscales. | 1 o 2 |
| ENT_CODIGO | Corresponde al código asignado a la entidad de seguridad social específica (EPS, AFP, ARP, etc.). | PROVIDA |
| FECHA_INICIO | Es la fecha exacta en que la asignación o el cambio de entidad de seguridad social se vuelve efectivo. Debe seguir el formato YYYY-MM-DD. | 2023-01-01 |
| CXE_NUM_AFILIACION | Representa el número de afiliación único que el empleado posee en la entidad de seguridad social correspondiente. | 987654321 |
| EMP_EMPRESA | Identifica la empresa a la que pertenece el empleado. Por defecto, este valor suele ser 1. | 1 |
| TIPO_IDENT | Especifica el tipo de documento de identidad del empleado (CC, CE, TI, etc.). | CC |
Proceso de Carga de Información a Previred y Solución de Errores Comunes
Softland (a través de MasRemu) facilita la generación de archivos planos para su posterior carga en Previred. Es importante seguir el procedimiento adecuado y conocer las soluciones a errores frecuentes para una declaración exitosa.
Pasos para Subir Información a Previred
Para subir la nómina de trabajadores a la página de Previred, siga estos pasos:
- Acceda a la opción "Agregar Nómina de Trabajadores".
- Seleccione "Ingreso Electrónico".
- Digite el "Nombre de la NÓMINA" (Ej. "Remuneraciones Enero 2024").
- Establezca el "Tipo de Nómina" como "Remuneraciones".
- Seleccione "Tipo Formato = Estándar por Posición".
- Seleccione el archivo plano generado por Softland, con el nombre correspondiente al RUT de la empresa.
- Finalmente, verifique que el monto que se visualiza en la página de Previred sea igual al que usted tiene en MasRemu.
Errores Frecuentes al Subir Archivos a Previred
- Fecha de Movimiento de Personal Inválida: Si al subir el archivo plano a Previred aparece este error, significa que la fecha de movimiento de personal (contratación, finiquito, licencia) debe estar dentro del mes que se está declarando. Es crucial que la fecha del finiquito, por ejemplo, esté dentro del mes de la declaración.
Consideraciones Adicionales
- La AFP Modelo comenzó a funcionar el 15 de julio de 2010. Los usuarios de AFP Modelo (y Planvital) deben ingresar directamente su movimiento previsional a esta AFP. Para más información, puede visitar la página www.afp-modelo.cl.
- Es recomendable generar la liquidación antes de la fecha de actualización de las tasas previsionales, las cuales normalmente se actualizan a mediados de cada mes.