La gestión de la relación laboral y el pago de las cotizaciones a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) son procesos fundamentales tanto para empleadores como para trabajadores. Es crucial comprender los procedimientos y la documentación requerida en diversas situaciones, como el inicio, cese o renuncia de servicios, así como en casos de permisos sin goce de sueldo.
Comunicación de Movimientos Laborales por Parte del Empleador
Obligación de Informar
El empleador tiene la obligación de informar el fin de la relación laboral con un(a) trabajador(a). Para comunicar este movimiento, se debe presentar el Formulario de Cese de Servicios.
Permisos Sin Goce de Sueldo
Si alguno(a) de sus trabajadores(as) cuenta con permiso sin goce de sueldo, usted debe informar los periodos que eximen del pago de las cotizaciones de ese(a) trabajador(a).
Inicio o Reinicio de Servicios
El inicio o reinicio de servicios de alguno de los trabajadores se rige por el Art. 5° de la Ley N° 19.728, modificada.
Cese de Servicios
El cese de servicios también se rige por el Art. 5° de la Ley N° 19.728, modificada.
Documentos para Acreditar el Cese de la Relación Laboral
Existen varios documentos que pueden acreditar el término de una relación laboral, cada uno aplicable a diferentes circunstancias:
- Carta de Aviso de Despido del empleador, presentada ante la Dirección del Trabajo.
- Finiquito de Contrato de Trabajo legalizado ante Notario.
- Carta de Renuncia recepcionada por el empleador.
- Carta de autodespido o despido indirecto dirigida al empleador. Este documento fundamenta y respalda la decisión del(la) trabajador(a) de poner término a la relación laboral, por incumplimiento -por parte del empleador- de las obligaciones impuestas por contrato, según el artículo correspondiente.
- Copia de la demanda laboral y su notificación presentada en contra de su empleador.
- Cualquier otro documento que acredite la situación de cesantía.
Declaración de No Actividad Remunerada
Con este documento, se acredita que, a la fecha de envío de la solicitud, no se tiene una actividad remunerada. La declaración se adjuntará automáticamente al formulario, una vez que haya sido validada electrónicamente con el RUT y contraseña del usuario(a).
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Documentación Específica para Cónyuge o Conviviente Civil
En ciertas situaciones, especialmente si la solicitud involucra al grupo familiar, se requerirá documentación adicional de la pareja:
Declaraciones y Certificados Personales
- Si es soltero(a), adjunte una Declaración Jurada de Soltería, firmada ante notario. Este documento podrá tener una vigencia de hasta 6 meses.
- Si es conviviente civil (es decir, celebró con su pareja un Acuerdo de Unión Civil), adjunte un Certificado de Acuerdo de Unión Civil emitido por el Servicio de Registro Civil.
- Si de mutuo acuerdo o de forma unilateral puso término a un Acuerdo de Unión Civil con su pareja, adjunte un Certificado de Acuerdo de Unión Civil emitido por el Servicio de Registro Civil desde www.srcei.cl, en el que conste el cese del contrato.
- En caso que su conviviente civil hubiere fallecido o haya sido declarado muerto por un tribunal, deberá adjuntar un Certificado de Acuerdo de Unión Civil emitido por el Servicio de Registro Civil y un Certificado de Defunción o Copia de la Sentencia que declaró la muerte presunta de aquél, según corresponda.
Documentos Previsionales y Tributarios del Cónyuge/Conviviente
Estos documentos son requeridos si la persona está casada o conviviendo:
- Certificado de Afiliación a una Administradora de Fondo de Pensiones (AFP): Su pareja debe ingresar a www.spensiones.cl, seleccionar “Consulta de Afiliación”, luego "Generación de Certificados de Afiliación" y seguir las indicaciones para descargar el certificado de afiliación o el que acredite que NO está afiliado/a a una AFP.
- Certificado de Remuneraciones Imponibles de 24 meses (con RUT del empleador), emitido por la AFP; o bien, el Certificado de Sueldos y/o Pensiones del IPS, Capredena o Dipreca, según el sistema previsional que tenga. El Certificado de Remuneraciones que otorga la AFP detalla la renta imponible percibida por su pareja y, en función de la cual, el empleador calculó el pago de sus cotizaciones previsionales. Si su AFP no otorga el documento señalado, podrá reemplazarlo con el Certificado de Cotizaciones Previsionales de 24 meses, emitido por la misma AFP, siempre que incorpore una columna con su renta imponible y el RUT de su(s) empleador(es).
- Carpeta Tributaria para Solicitar Créditos del Servicio de Impuestos Internos: documento que acredita la situación tributaria de su pareja. Debe descargarlo desde el portal www.sii.cl.
- Últimas 3 liquidaciones de Sueldos y/o Pensiones de su pareja.
Otros Ingresos del Grupo Familiar
Se deben declarar otros ingresos del grupo familiar, si existen otras rentas.