El sistema de pensiones permite a los trabajadores realizar el traspaso de sus fondos previsionales entre distintas Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP). Este procedimiento, regulado por normativas específicas, busca ofrecer flexibilidad a los afiliados para elegir la AFP que mejor se adapte a sus necesidades. A continuación, se detallan los requisitos y el proceso para llevar a cabo esta operación.
¿Qué es el Traspaso de Fondos entre AFP?
El traspaso de fondos entre AFP es el procedimiento mediante el cual se transfieren los saldos de las cuentas personales de un afiliado desde una Administradora de Fondos de Pensiones a otra de su elección. El documento clave para materializar esta voluntad es la Orden de Traspaso Irrevocable.
Esta orden de traspaso es el formulario especial que el trabajador debe suscribir ante la AFP elegida para manifestar su voluntad de traspasar los fondos de las cuentas que tiene vigentes.
Cuentas involucradas en el traspaso
El traspaso puede incluir:
- Fondos de la Cuenta Obligatoria de Capitalización Individual.
- Fondos de cuentas voluntarias, como la Cuenta 2, Cuenta de Ahorro Previsional Voluntario (APV) y Cuenta de Depósitos Convenidos, si el afiliado así lo desea, indicando la opción en el formulario.
- Si el afiliado tiene una Cuenta de Indemnización, esta se traspasará de forma conjunta a la nueva AFP.
¿Quiénes Pueden Realizar un Traspaso?
Diversos tipos de afiliados pueden suscribir una Orden de Traspaso Irrevocable:
- Trabajadores activos, sean dependientes (con contrato o cesantes) o independientes.
- Afiliados pensionados en la AFP, que estén recibiendo Retiro Programado o con saldo en la Cuenta Individual.
- Trabajadores que solo tienen una Cuenta de Indemnización en la AFP, sin pertenecer a dicho sistema previsional para otros efectos.
- Afiliados voluntarios que tienen una cuenta vigente en el sistema de AFP.
Casos con Restricciones para el Traspaso
Existen situaciones en las que un traspaso no puede ser efectuado:
- En trámite de pensión: No es posible suscribir una Orden de Traspaso mientras el afiliado se encuentre en trámite de pensión. Solo podrá hacerlo una vez que esté percibiendo el pago de la pensión definitiva.
- Solicitud de desafiliación: Un afiliado que haya solicitado su desafiliación al sistema no puede hacer un traspaso mientras la resolución de la solicitud esté en proceso. Si la resolución rechaza la solicitud, entonces podrá suscribir una Orden de Traspaso.
- Reclamos normativos pendientes: No se puede suscribir una Orden de Traspaso si existe un reclamo normativo por problemas de afiliación, multiafiliación, falsificación de firma o regularización de saldos. En este caso, el traspaso no será válido y se deberá esperar que el reclamo se encuentre totalmente resuelto.
No obstante, si el afiliado ha cumplido la edad legal para pensionarse pero no ha presentado la solicitud correspondiente, puede suscribir la Orden de Traspaso si dispone de saldo en su Cuenta Obligatoria de Capitalización Individual y/o Cuenta de Afiliado Voluntario.
Proceso de Suscripción de la Orden de Traspaso Irrevocable
Pasos Iniciales y Documentación Requerida
El traspaso se efectúa mediante la suscripción de una Orden de Traspaso Irrevocable (OTI) ante un representante de la nueva AFP a la cual el afiliado desea cambiarse.
- Información Previa: Previo al proceso de suscripción, los trabajadores deben ser informados sobre el costo de administración de las AFP. Esta información se proporciona a través de la entrega del Documento Informativo vigente a la fecha de suscripción de la orden de traspaso (Anexo N° 9 de la Letra A del Título correspondiente). Una copia debidamente firmada de este documento deberá adjuntarse al ejemplar de la Orden de Traspaso destinado a la AFP antigua. Las Administradoras deben mantener una copia de dicho documento en su sitio web, al que solo podrán incorporar su logo.
- Suscripción Simultánea: Al mismo tiempo que se suscribe la Orden de Traspaso, los trabajadores podrán suscribir formularios adicionales ante el mismo funcionario y en el mismo acto, como la Solicitud-Convenio para distribución y/o traspaso futuro de recursos previsionales (inciso noveno artículo 23 del D.L. 3.500) y la Autorización de Descuento de la Cuenta de Ahorro Voluntario y Selección de Alternativas de Ahorro Previsional (Ley 19.768) para el inicio del APV.
- Declaración Jurada: Una vez firmada y registrada la huella dactilar en la orden de traspaso, el afiliado y el representante de la nueva Administradora deberán suscribir un documento adicional denominado Declaración Jurada (Anexo N° 1.A de la Letra A del Título correspondiente). Este documento, debidamente suscrito con nombres, apellidos, Rut, firmas, huella digital del afiliado y fecha, se adjuntará al original de la orden de traspaso. Una copia o fotocopia de esta declaración deberá adjuntarse al ejemplar de la orden de traspaso destinado a la Administradora antigua.
- Identificación: Se requiere la Cédula de Identidad vigente del afiliado, de la cual se tomarán los datos personales. El representante de la nueva Administradora debe exigir y adjuntar a la copia destinada a la AFP antigua una fotocopia por ambos lados de la cédula nacional de identidad vigente del afiliado, a la que se le estampará la leyenda: "Uso exclusivo AFP".
- Verificación de Identidad y Firma: El representante de la nueva Administradora debe controlar la identidad del trabajador confrontando la fotografía de la cédula con la persona, y luego la firma de la cédula con la firma de la orden de traspaso. Cualquier discrepancia anulará la orden de traspaso.
- Firma y Huella Dactilar: La Orden de Traspaso debe ser realizada en persona frente a un representante de la AFP. Se requerirá la firma del afiliado y la impresión de su huella dactilar del pulgar derecho, además de la firma del representante de la nueva AFP, todo ello registrado en el mismo acto y en presencia mutua.
- Datos del Empleador: Se debe indicar la razón social, RUT y domicilio del empleador o empleadores, según corresponda.
Selección de Fondos de Pensiones
Al suscribir la orden de traspaso, el afiliado debe seleccionar para cada una de sus cuentas personales objeto de traspaso el Fondo de Pensiones de destino en la nueva Administradora.
- Si se omite el Fondo de Pensiones de destino de la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, la orden de traspaso será nula.
- Si el afiliado solo registra vigente la cuenta de capitalización individual de afiliado voluntario, esta se asimilará a la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias para efectos de la nulidad de la respectiva orden.
- En caso de que el afiliado opte por distribuir el saldo de alguna o todas sus cuentas personales en dos Tipos de Fondos, la selección del Fondo de Pensiones de destino debe realizarse para cada saldo distribuido, registrando a su vez los respectivos Tipos de Fondos de origen.
- Si en la AFP antigua el afiliado hubiese seleccionado para alguna o todas sus cuentas personales solo un Tipo de Fondo de Pensiones o registra el saldo en un solo Fondo por asignación etárea, no corresponderá validar el Fondo de Pensiones de origen. Sin embargo, la orden de traspaso será nula si para alguna de dichas cuentas personales selecciona dos Fondos de Pensiones de destino distintos.
Consideraciones para Ahorro Previsional Voluntario (APV) y Depósitos Convenidos
El afiliado que mantenga recursos por concepto de ahorro previsional voluntario (cuenta de capitalización individual de cotizaciones voluntarias y/o cuenta de capitalización individual de depósitos convenidos), podrá optar por traspasarlos conjuntamente con su cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias, marcando dicha opción en la orden de traspaso. En tal caso, todas sus cuentas personales quedarán afectas a las normas relativas al proceso de traspaso.
Casos Especiales de Suscripción
Múltiples Empleadores
En el caso de que el afiliado tenga más de dos empleadores, se deben llenar en el mismo acto otros ejemplares de la Orden de Traspaso, estampando un timbre con la leyenda "Empleador Adicional". Las Administradoras podrán optar por la confección de un formulario especial para el registro de los datos exigidos para cada empleador, copia del cual deberá adjuntarse al original y primera copia de la orden, sin perjuicio de registrar en la orden de traspaso el número de empleadores que tenga el trabajador.
Suscripción mediante Poder
Si algún trabajador necesita suscribir una orden de traspaso mediante poder, la nueva Administradora la recibirá bajo las siguientes condiciones:
- El poder debe haber sido otorgado ante Notario u Oficial de Registro Civil (en localidades sin notarias).
- La persona apoderada no debe ser funcionario(a) de la AFP.
- El poder debe indicar explícitamente la nueva Administradora y el Fondo de Pensiones de destino de cada cuenta personal objeto de traspaso.
- El poder no debe tener una antigüedad superior a un año.
En este caso, la orden de traspaso debe ser suscrita por la persona a la cual se hubiere conferido el poder, y la Administradora deberá verificar previamente su identidad y firma mediante la respectiva cédula nacional de identidad.
Suscripción a Través de Internet
Algunas AFP ofrecen la posibilidad de solicitar el traspaso a través de su sitio web. Una vez ingresados los datos personales y los del empleador, el afiliado debe indicar la clave de seguridad adicional que tiene en su AFP actual.
TRASPASO DE FONDO DE LA AFP
Formalidades y Controles de la Orden de Traspaso
Formato y Contenido del Documento
La orden de traspaso será de formato libre, pero deberá contener campos mínimos de acuerdo a las especificaciones del Anexo N° 1 de la Letra A del Título correspondiente. Se prohíbe modificar el orden de las secciones destinadas al ingreso de antecedentes, agregar marca, folio, dibujo o inscripción de cualquier naturaleza, salvo en la sección de "Uso Exclusivo de la Nueva Administradora". Esta sección será de formato libre y solo podrá incluir información destinada a fines internos, como códigos de sucursales, vendedores, remuneración o renta imponible, zonas de ventas, etc. La inclusión de esta información no obligará a los trabajadores a proporcionarla y tampoco se constituirá en un impedimento para la suscripción de la orden.
Las órdenes de traspaso deben registrar un folio correlativo preimpreso. Las Administradoras deben efectuar un estricto control de los formularios que proporcionen a sus agentes de ventas y dependientes, así como de su proceso de rendición, anulando los folios anteriores pendientes y aquellos que no se encuentren en poder del respectivo agente.
Los formularios que se anulen por errores detectados en las revisiones internas o por no haber sido notificados dentro del plazo, serán mantenidos en el nivel central con todos sus ejemplares por un período de 6 meses, contado desde el mes de suscripción, en un archivo especialmente designado. Una vez pasado ese lapso, podrán destruirse.
Responsabilidades del Representante de la AFP
El llenado de la orden de traspaso debe efectuarlo exclusivamente el funcionario representante de la nueva Administradora que atienda al afiliado, en presencia de este.
La nueva Administradora será responsable del cumplimiento de las formalidades del llenado de la orden de traspaso y de los formularios de solicitud/convenio para distribución o traspasos de saldos, autorización de descuentos y selección de alternativas de ahorro previsional voluntario que eventualmente se suscriban de forma simultánea. Asimismo, será responsable de la fidelidad del registro de los datos identificatorios del afiliado, los cuales deben transcribirse desde la cédula nacional de identidad.
Los nombres, apellidos y el número de cédula nacional de identidad del afiliado deben tomarse directamente de dicho documento. Si el trabajador no tiene cédula nacional de identidad, no puede suscribir la orden de traspaso. El representante de la nueva Administradora debe controlar la identidad del trabajador confrontando la fotografía de la cédula con la persona, y luego la firma de la cédula con la firma de la orden de traspaso. Cualquier discrepancia anulará la orden de traspaso.
Domicilios y Comunicaciones
El domicilio del afiliado y el de su empleador (o empleadores) deben registrarse de forma suficientemente explícita para asegurar la recepción de la correspondencia, sin perjuicio de incorporar complementariamente otras direcciones alternativas (casillas, listas de correos, etc.). Sin embargo, se prohíbe consignar exclusivamente este tipo de domicilios indirectos.
El domicilio informado por el afiliado en la orden de traspaso debe considerarse, para todos los efectos, como el domicilio al cual corresponde dirigir todas las comunicaciones que la ley y la normativa de la Superintendencia establecen, salvo cuando se haya consignado además una casilla u otro indicador indirecto del domicilio, en cuyo caso se optará por esta última alternativa para dirigir las comunicaciones.
No es indispensable que las direcciones del afiliado y del empleador contengan el nombre de la calle y el número correspondiente si no existen; en estos casos, bastará que se registre la expresión N/C (No corresponde).
Plazos y Efectos del Traspaso
Materialización del Traspaso
El traspaso de saldos de cuentas personales hacia la nueva Administradora deberá materializarse dentro del plazo máximo de 30 días contado desde la fecha de suscripción de la orden de traspaso.
Los plazos específicos para la materialización son:
- Las órdenes de traspaso suscritas desde el día 1 y hasta el día 15 de cada mes, deberán materializarse el día 1 del mes siguiente o el día hábil siguiente si este último fuera día sábado, domingo o festivo.
- Las órdenes de traspaso suscritas desde el día 16 hasta el último día de cada mes, deberán materializarse el día 15 del mes siguiente o el día hábil siguiente si este último fuere día sábado, domingo o festivo.
Distribución de Saldos en la Nueva AFP
En el caso de aquellos afiliados que hubieren suscrito simultáneamente con la orden de traspaso el formulario Solicitud-Convenio para la distribución de sus saldos en la nueva Administradora, la distribución solicitada deberá ser efectuada por la Administradora seleccionada dentro de un plazo de 7 días hábiles, contados desde la fecha en que se hayan recibido los saldos del trabajador.
Impacto en Retiros y Pagos de Pensión
La suscripción de una orden de traspaso inhabilitará al afiliado suscriptor para solicitar retiros de indemnización o pago de excedente de libre disposición. Este impedimento se prolongará desde la fecha de aceptación de la orden por la AFP antigua y hasta el día hábil siguiente al de la acreditación de sus saldos en las cuentas personales.
Si el afiliado ha optado por transferir sus saldos de ahorro voluntario, cotizaciones voluntarias o depósitos convenidos en la Orden de Traspaso, quedará afecto a las restricciones antes señaladas a causa de ellos.
Si el afiliado está pensionado, el primer mes de pago de su mensualidad en la nueva AFP será en el mismo mes del traspaso de los fondos.
Anulación de la Orden de Traspaso
Una Orden de Traspaso puede ser anulada en varias circunstancias:
- Como consecuencia de un proceso de revisión en el que se detecten antecedentes erróneos o faltantes, como la omisión del tipo de fondo de pensiones en la nueva AFP.
- Si a la fecha de notificación a la nueva AFP se encuentra pendiente la materialización de un cambio de fondo.
- Si no se adjuntó a la orden de traspaso la fotocopia de la cédula nacional de identidad del afiliado y/o el Documento Informativo correctamente suscrito por el trabajador, o bien, cuando el Documento Informativo no hubiese correspondido al vigente a la fecha de la suscripción de la orden de traspaso.
- Si se firma una solicitud de pensión dentro del mismo mes de suscripción de la Orden de Traspaso, este último documento será anulado por la AFP.
El rechazo o aceptación de la Orden de Traspaso, y la fecha a partir de la cual el afiliado estará incorporado en la nueva AFP, serán informados por la AFP seleccionada al domicilio consignado en el formulario o al correo electrónico del afiliado.
Información Adicional Importante
Notificación al Empleador
No corresponde al trabajador dar aviso a su empleador sobre el traspaso ni sobre la autorización de descuento o de selección de alternativas de ahorro previsional voluntario que eventualmente suscriba. La nueva Administradora será quien informe al empleador, en representación del trabajador, mediante el envío de una carta al domicilio consignado en la Orden de Traspaso. Este aviso se comunicará dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en que la Orden de Traspaso haya sido aceptada, y en ella se indicará el mes en que debe pagar las cotizaciones, depósitos y aportes previsionales en la nueva AFP.
La última cotización en la antigua AFP se paga dentro de los primeros 10 días del mes siguiente a la firma de la Orden de Traspaso. El afiliado queda incorporado a su nueva AFP a contar del primer día del mes siguiente en que firmó la Orden de Traspaso. La primera cotización se debe pagar en la nueva AFP dentro de los primeros 10 días del tercer mes, contando como mes primero aquel en que firmó la Orden de Traspaso (por ejemplo, si se firmó en septiembre, el pago en la nueva AFP se debe hacer en noviembre, sobre las remuneraciones de octubre).
Costos Asociados
Las AFP no pueden cobrar comisiones por el traspaso de saldos de ninguna de las cuentas del afiliado.
Cuándo Volver a Traspasar
Un afiliado solo puede volver a suscribir una Orden de Traspaso a contar del mes siguiente al de la afiliación a la nueva AFP.