La implementación de un sistema de gestión integrado cobra gran relevancia para la mayoría de las organizaciones, debido a las significativas ventajas que ofrece la gestión integrada de sistemas normalizados. Actualmente, la mayoría de las normas ISO publicadas se basan en una estructura que facilita esta integración, una tendencia que se reafirmará con las próximas revisiones de los estándares.
Un sistema de gestión integrado (SIG) propone múltiples beneficios, particularmente en la eliminación de la duplicidad de esfuerzos y tareas. Esta eficiencia se traduce en una optimización de los recursos y procesos internos.
Ventajas de la Gestión Integrada de Sistemas
Reducción de Costes y Optimización de Auditorías
Las auditorías, tanto internas como de certificación, representan un coste para cualquier organización. En los sistemas integrados, este coste se distribuye entre los diversos sistemas involucrados en la integración. Lo más común es integrar, inicialmente, sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.
Monitoreo y Revisión Eficientes
Los procesos y estructuras del sistema pueden ser monitoreados y revisados con menor esfuerzo, lo que asegura un incremento constante de la eficiencia y el alcance de los objetivos en cada área integrada. Esto permite una supervisión más ágil y efectiva.
Cultura Organizacional y Alcance
Con sistemas separados, la gestión tiende a convertirse en una cultura específica para los empleados que tienen responsabilidades o son impactados por un sistema determinado. La integración, en cambio, involucra a toda la organización en un macrosistema que abarca todos los departamentos y niveles, fomentando una cultura de gestión unificada.
Minimización del Esfuerzo en Gestión Documental
La gestión documental es uno de los aspectos que más esfuerzo demanda en la implementación de un sistema de gestión. Con un sistema integrado, este esfuerzo se minimiza, ya que, por ejemplo, solo se crea una política o una declaración, en lugar de tres, cuatro o más documentos, lo que simplifica significativamente el proceso.
Facilidad en la Implementación de Nuevos Estándares
La implementación e integración de nuevos estándares se vuelve mucho más sencilla gracias a una estructura central ya conformada con un sistema de gestión integrado. Esto proporciona una base sólida para futuras adaptaciones y mejoras.
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Impulso a la Transformación Digital
La integración de sistemas de gestión es un elemento que impulsa la Transformación Digital, manifestada en la automatización y digitalización del sistema. La tecnología es un motor clave en los procesos de integración y potencia sus resultados.
Desafíos en la Implementación de Sistemas Integrados
Pérdida de Pertenencia y Liderazgo
Un problema predecible en la implementación de un sistema de gestión integrado surge cuando profesionales y empleados con funciones clave dentro de un sistema aislado experimentan una pérdida de pertenencia y creen haber sido relevados de su liderazgo. Es crucial gestionar esta transición con cuidado.
Necesidad de Visión Integrada
Un sistema integrado requiere profesionales que posean una visión integrada indispensable de la gestión. La formación en esta área es esencial para el éxito de la implementación.
La Estructura de Alto Nivel (HLS) en Normas ISO
La Estructura de Alto Nivel (HLS) fue introducida por la Organización Internacional de Normalización (ISO) para proporcionar a los estándares de sistemas de gestión una estructura uniforme y un contenido similar. Todas las normas modernas de sistemas de gestión ISO se basan en esta estructura básica común, lo que establece textos básicos uniformes para los requisitos fundamentales, así como denominaciones y definiciones comunes.
Como se ha descrito, el sistema HLS facilita cada vez más la implementación de las distintas normas ISO dentro de la organización, promoviendo la coherencia y la eficiencia.
Principios Clave de la HLS
- Enfoque en la Gestión: Las normas están diseñadas para ayudar a las organizaciones a gestionar y mejorar sus procesos de manera sistemática.
- Compromiso de la Dirección: Estas normas enfatizan la importancia del liderazgo y el compromiso de la alta dirección.
- Participación de los Colaboradores: La participación y el compromiso de los empleados son esenciales en todas las normas.
El Sistema Integrado de Información Social (SIIS) en Grupos Vulnerables
El Sistema Integrado de Información Social (SIIS) comienza a materializarse con la creación del Sistema de Protección Social Chile Solidario (Ley 19.949). Para ello, el Ministerio de Desarrollo Social propone el diseño, construcción e implementación de una plataforma tecnológica computacional e interoperable a nivel nacional. Esta plataforma tiene como objetivo registrar, almacenar y procesar información lógica de los atributos sociales, civiles y socioeconómicos de la población prioritaria de atención por parte del Estado, garantizando el acceso a un conjunto de prestaciones y beneficios sociales.
Además, el SIIS aborda las limitaciones de comunicación entre los diferentes sistemas de información administrados por distintos organismos públicos. En efecto, el SIIS, como plataforma tecnológica computacional, registra información de la población más vulnerable del país. Su implementación ha sido gradual, permitiendo conformar un sistema en virtud de los programas sociales que ha correspondido administrar al Ministerio de Desarrollo Social a través de la Secretaría Ejecutiva del Sistema de Protección Social.
Tal como puede apreciarse, tanto el Ministerio de Planificación como los demás Ministerios sectoriales y los Servicios Públicos asociados al SIIS, están articulados y coordinados a través de la plataforma señalada, para desarrollar un mejor uso de la información social al servicio de los ciudadanos.
Formación en Sistemas Integrados de Gestión
La formación es otro elemento esencial para la implementación exitosa de sistemas integrados. A nivel global, más de 36.000 organizaciones ya cuentan con sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. El Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión aborda dos áreas fundamentales para cualquier organización que emprenda este camino: la implementación y la auditoría.
Los profesionales que cursan este Diplomado tienen, además, la oportunidad de optar por el certificado ERCA, que les permitirá ejercer su profesión en cualquier país de Europa y de América Latina, validando sus competencias a nivel internacional.