La Ley ERISA: Seguridad de Ingresos de Jubilación y Beneficios para Empleados

Independientemente de si ha oído hablar de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados (ERISA) o no, si es un adulto que trabaja, es muy probable que esta ley federal tenga importantes consecuencias para su futuro, especialmente en lo que respecta a su jubilación y otros beneficios. ERISA, promulgada en 1974, afecta a millones de estadounidenses y fue diseñada para proteger los intereses de los participantes en los planes de beneficios para empleados.

Orígenes y Propósito de ERISA

La ley ERISA surgió a raíz de las crisis de pensiones de los años 60 y principios de los 70. En ese momento, algunas empresas privadas y sindicatos no podían pagar las pensiones que habían prometido a sus empleados y miembros debido a la falta de financiación y a la gestión cuestionable por parte de los administradores de los planes. Dado que las pensiones eran la principal fuente de ingresos de jubilación para muchos estadounidenses en ese momento (los planes 401(k) no existirían hasta 1978), su falta de financiación fue una verdadera crisis para muchos.

En esencia, la ERISA está diseñada para regular el funcionamiento de los planes de pensiones y garantizar que no se repitan las crisis de financiación insuficiente de los años 1960 y 1970. Para ser claros, la ERISA no exige a las empresas que ofrezcan pensiones ni a las que sí las ofrecen que proporcionen un nivel mínimo de prestaciones. Sin embargo, establece que los planes de beneficios deben operarse de manera justa y financieramente razonable.

Alcance de la Ley ERISA

A pesar de su nombre, el alcance de la ley ERISA se extiende mucho más allá de los planes de jubilación, abarcando muchas otras áreas de las prestaciones para empleados, incluida la baja por discapacidad. La ley ERISA sirve de base jurídica para los programas de prestaciones para empleados del sector privado (como la jubilación y el bienestar) y, en la mayoría de los casos, prevalece sobre las leyes estatales pertinentes.

Los planes de beneficios para empleados sujetos a la ley ERISA se clasifican principalmente en dos categorías:

• Planes de beneficios de jubilación: Estos planes están diseñados para proporcionar a los empleados ingresos después de la jubilación.
• Planes de bienestar: Estos planes están diseñados para proporcionar a los empleados beneficios que no sean ingresos de jubilación. Incluyen, entre otros, asistencia médica, farmacéutica, dental, oftalmológica y prestaciones por incapacidad a corto y largo plazo.

Es importante destacar que ERISA no cubre todos los planes de beneficios para empleados, particularmente aquellos patrocinados por entidades gubernamentales o iglesias, que tienen sus propias regulaciones.

Tipos de Planes de Jubilación cubiertos por ERISA

La ley ERISA regula dos tipos principales de planes de jubilación patrocinados por el empleador:

• Planes de Beneficios Definidos: Son planes de pensión tradicionales en los que el empleador garantiza un beneficio de jubilación específico (por ejemplo, un pago mensual) basado en una fórmula que incluye factores como el salario y los años de servicio. Las pensiones privadas, también conocidas como planes de pensiones patrocinados por el empleador, son planes de ahorro para la jubilación establecidos por un empleador para proporcionar beneficios de jubilación a los empleados y suelen ser establecidos y financiados por los empleadores.
• Planes de Contribución Definida: Estos planes, como los planes 401(k), permiten a los empleados (y a veces a los empleadores) contribuir una cierta cantidad a la cuenta del empleado. El beneficio de jubilación depende de las contribuciones realizadas y del rendimiento de la inversión.

Derechos de los Participantes del Plan

Además de crear derechos para los participantes del plan, la ley ERISA impone deberes sobre las personas responsables de la operación del plan. Cada plan debe notificar a los participantes sobre el proceso para presentar la solicitud de beneficios y establecer estándares que los participantes deben satisfacer para calificar a las prestaciones. Conforme a la ley ERISA, hay determinados pasos que puede seguir para hacer cumplir los derechos mencionados anteriormente.

Acceso a la Información del Plan

Usted tiene derecho a:

• Examinar documentos del plan: Sin cargo, en la oficina del administrador del plan y en otras ubicaciones especificadas, como los sitios de trabajo y las instalaciones del sindicato, todos los documentos que rigen el plan, lo que incluye contratos de seguros y contratos por convenio colectivo, y una copia de la última memoria anual (serie de formularios 5500) presentada por el plan ante el Departamento de Trabajo de los EE. UU.
• Obtener copias de documentos: Ante la solicitud por escrito al administrador del plan, copias de los documentos que rigen el funcionamiento del plan, lo que incluye contratos de seguros y contratos por convenio colectivo, y copias del más reciente informe anual (serie de formularios 5500) y descripción resumida del plan actualizada. Si solicita una copia de los documentos del plan o el informe anual más reciente y no los recibe en un plazo de 30 días, puede iniciar una acción judicial ante un tribunal federal.
• Recibir resúmenes: Un resumen del informe financiero anual del plan y una descripción resumida del plan actualizada.

El documento oficial del plan es su serie de "Reglas y reglamentaciones".

Derechos de Reclamación de Beneficios

Si su reclamo con respecto a un beneficio de jubilación es negado o ignorado, en su totalidad o en parte, usted tiene derecho a:

• Conocer el motivo de la denegación.
• Obtener copias de los documentos relacionados con la decisión sin costo alguno.
• Apelar toda denegación.

El administrador de un plan no puede rechazar ilegalmente una solicitud de beneficios bajo un plan administrado de acuerdo con la Ley ERISA. Una vez que el participante presenta la solicitud de revisión, el plan cuenta con un plazo de 120 días para tomar una decisión. Si tiene un reclamo de beneficios negado o ignorado, en su totalidad o en parte, puede iniciar una acción judicial ante un tribunal estatal o federal.

Declaración de Derechos de Jubilación

Usted puede obtener una declaración que le indique si tiene derecho a recibir una jubilación a la edad jubilatoria normal y, en ese caso, cuáles serían sus beneficios a la edad jubilatoria normal si deja de trabajar ahora. Si no tiene derecho a una jubilación, la declaración le indicará cuántos años debe trabajar para obtener este derecho. Esta declaración se puede solicitar por escrito y no es obligatorio otorgarse más de una vez cada doce (12) meses.

Deberes de los Fiduciarios del Plan

Las personas que operan su plan, denominados “fiduciarios” del plan, tienen el deber de hacerlo de manera prudente y en beneficio de usted y los demás participantes y beneficiarios del plan. La palabra «fiduciario» se asocia con mayor frecuencia al sector bancario, pero en lo que respecta a los planes de prestaciones ERISA, un fiduciario es cualquier persona o entidad responsable de una parte del plan, no solo de los aspectos financieros. Muchos empleadores asumen erróneamente que no son los administradores de sus planes de prestaciones.

Los fiduciarios del plan pueden ser personalmente responsables de las sanciones civiles impuestas por el Departamento de Trabajo, las pérdidas resultantes del incumplimiento de sus obligaciones fiduciarias y mucho más. Pueden ser citados en juicios e incluso ser objeto de enjuiciamiento penal. En el supuesto de que los fiduciarios del plan realicen un uso indebido del dinero del plan o si lo discriminan por ejercer sus derechos, usted puede solicitar la asistencia del Departamento de Trabajo de los EE. UU. o puede iniciar una acción judicial ante un tribunal federal. El tribunal decidirá quién deberá pagar los costos judiciales y los honorarios legales. En caso de ser exitoso, el tribunal podría ordenar que la persona a la que usted ha demandado pague estos gastos y honorarios.

Documentación y Comunicación del Plan

La documentación de los detalles del plan de prestaciones y la distribución de esa información a los empleados son elementos clave del cumplimiento de la ley ERISA. Independientemente de su tamaño, los empleadores están obligados a mantener un documento del plan (a veces denominado «wrap») que establezca los términos legales, las condiciones y los procesos administrativos del plan.

Además, deben proporcionar a los participantes una Descripción Resumida del Plan (SPD). Aunque se denomina «resumen», cada SPD debe incluir más de 50 elementos obligatorios y lenguaje específico relativo a la ERISA, la HIPAA, la Ley de Asistencia Asequible (ACA) y otros requisitos federales. Los cambios significativos en el plan deben comunicarse a los empleados afectados mediante un Resumen de Modificaciones Sustanciales (SMM) con 210 días de antelación (o, en el caso de reducciones de prestaciones, con 60 días de antelación).

Protecciones de Salud Relacionadas con ERISA

Los cierres de fábricas y negocios, las reducciones en el tamaño de las empresas y las reducciones de horas de trabajo afectan a los empleados de muchas maneras adversas, incluyendo la pérdida de beneficios de salud y jubilación. Usted puede tener derechos a ciertas protecciones de la jubilación y beneficios de salud aun cuando se quede sin trabajo. Al conocer sus derechos, puede tomar decisiones inteligentes que lo mantendrán a usted y su familia cubiertos.

Es a través de ERISA que los beneficios de salud de COBRA se ofrecen a los empleados y sus beneficiarios incluso después de que el empleo haya terminado. ERISA también es el lugar de nacimiento de HIPAA, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996, que hace ilegal que un plan de salud no cubra la condición preexistente de un empleado en ciertas circunstancias.

COBRA: Continuación de la Cobertura de Salud

Las reglas para la continuidad en salud promulgadas bajo COBRA se aplican a los trabajadores desplazados y sus familias, así como a trabajadores que cambian de empleo o trabajadores cuyas horas de trabajo han sido reducidas, ocasionándoles que pierdan su elegibilidad para la cobertura de salud.

Elegibilidad y Notificación

Para ser elegible para la cobertura de COBRA, usted debe haber estado inscrito en el plan de salud de su empleador cuando estuvo trabajando y el plan de salud debe continuar vigente para los empleados activos. A los empleadores con 20 o más trabajadores generalmente se les exige que ofrezcan cobertura COBRA y que notifiquen a sus empleados sobre la disponibilidad de dicha cobertura. COBRA se aplica a los empleados del sector privado y a la mayoría de empleados estatales y gobiernos locales. Muchos estados tienen leyes similares a COBRA, incluidas las que se aplican a las aseguradoras de empleadores que tienen menos de 20 empleados (a veces llamada mini-COBRA).

Los empleadores o administradores de planes de salud deben proporcionar un aviso general inicial si usted tuviera derechos a los beneficios de COBRA. Cuando usted ya no es elegible para la cobertura de salud, su empleador le debe dar un aviso específico referente a sus derechos para los beneficios de continuidad de COBRA. Usted debe responder a esta notificación y elegir la cobertura de COBRA hasta el 60.º día después que le fue enviada la notificación escrita o el día en que cesó su cobertura de atención de salud, lo que ocurra en último término. De lo contrario, perderá todos los derechos a los beneficios de COBRA. El cónyuge y los hijos dependientes cubiertos bajo su plan de salud tienen derecho independiente para elegir la cobertura de COBRA al finalizar su relación laboral o reducción de horas.

Costo y Pago

Cuando usted era un empleado activo, su empleador puede haber pagado todo o parte de las primas de su seguro médico grupal. Bajo COBRA, como ex empleado, usted generalmente pagará toda la prima, esto es, la prima que usted pagaba como empleado activo más la cantidad de la contribución hecha por su empleador. Como es probable que exista un lapso de un mes o más entre la fecha de despido y el momento en que usted tome la decisión de elegir COBRA, es posible que tenga que pagar las primas de salud de manera retroactiva, desde el momento de la separación del empleo con la compañía. Una vez que usted escoge la cobertura y la paga, la cobertura de COBRA comienza en la fecha en que terminó su cobertura de salud; esencialmente, es retroactiva.

Duración de la Cobertura COBRA

Generalmente, las personas que califican inicialmente están cubiertos por un máximo de 18 meses, pero la cobertura puede terminar antes bajo determinadas circunstancias. Si decide cambiar de plan, puede mantener la cobertura de COBRA hasta que el plan del Mercado entre en vigencia, para evitar la interrupción de la cobertura. Si elige la cobertura de continuación de COBRA, tendrá otra oportunidad de solicitar la inscripción especial en un plan del Mercado o en un plan de salud grupal nuevo si tiene un acontecimiento de inscripción especial, como matrimonio, nacimiento de un hijo o si se agota la continuación de su cobertura (recibir el periodo máximo de cobertura de continuación disponible sin terminación temprana).

Programa de Ayuda de Ajuste Comercial (TAA) y COBRA

Algunas personas que participan en el Programa de Ayuda de Ajuste Comercial (TAA, por sus siglas en inglés) tienen una segunda oportunidad para optar por la continuación de cobertura bajo COBRA. Este segundo período de elección adicional comprende 60 días que se cuentan a partir del primer día del mes en el que se determina que la persona es elegible para obtener ciertos beneficios de TAA. La elección de COBRA tiene que realizarse a más tardar 6 meses después de la fecha en que se perdió la cobertura relacionada con el TAA.

HIPAA: Portabilidad y Protecciones

HIPAA ofrece protecciones a las personas que pierden su empleo y su cobertura de salud. La ley ERISA exige que los planes de asistencia sanitaria faciliten a los beneficiarios información sobre la cobertura, la financiación, los activos del plan y otras características del mismo. Para la cobertura de salud garantizada, HIPAA puede complementarse con leyes estatales que ofrecen protecciones adicionales. Un plan de salud grupal no puede denegarle la cobertura a una persona por una condición preexistente, ni puede limitar o denegar la cobertura o los beneficios en relación con un estado de salud anterior a la fecha de inscripción en el plan.

ACA y el Mercado de Seguros Médicos

La Ley de Cuidado de la Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) también ofrece derechos a una inscripción especial en la cobertura individual en el Mercado de Seguros Médicos (Mercado). La ACA incluye protecciones adicionales de cobertura de salud para los trabajadores desplazados y sus familias. El Mercado de Seguros Médicos es otra manera de poder encontrar cobertura de salud para ellos mismos y sus familias. El Mercado ofrece un único lugar para encontrar y comparar seguros médicos privados y otras opciones, permitiendo ver los costos de las primas, deducibles y de desembolso antes de tomar una decisión.

Inscripción Especial en el Mercado

Perder la cobertura de salud basada en el empleo es un evento de inscripción especial que le permite inscribirse en un plan del Mercado fuera del periodo de inscripción abierta. Para calificar para la inscripción especial, debe elegir un plan 60 días antes de perder la cobertura basada en el empleo o en el plazo de 60 días posteriores a la pérdida de dicha cobertura. Si necesita cobertura de salud en el periodo comprendido desde la pérdida de la cobertura basada en el empleo hasta el comienzo de la cobertura del Mercado, puede elegir la cobertura de continuación de COBRA del plan de su empleador anterior.

Periodo de Inscripción Abierta y Otras Opciones

Cada año (generalmente, a mediados de noviembre), hay un periodo de inscripción abierta en el que todas las personas pueden inscribirse en una cobertura de un plan de salud del Mercado o cambiar su plan actual. También puede haber opciones de cobertura médica más asequibles o más generosas disponibles para usted y su familia a través de otra cobertura de plan de salud grupal, por ejemplo, el plan de su cónyuge, o de ciertos programas gubernamentales como el Programa estatal de seguro médico para niños (CHIP) o Medicaid.

Un derecho de matrícula especial también surge para empleados y sus dependientes que pierden la cobertura bajo CHIP o Medicaid o aquellos que reúnan los requisitos para recibir asistencia con las primas bajo esos programas. El empleado o dependiente debe solicitar la inscripción dentro de los 60 días de la pérdida de la cobertura o la determinación de la elegibilidad para la asistencia con las primas. Los derechos especiales de inscripción también surgen en caso de matrimonio, nacimiento, adopción, o colocación para adopción; en estos casos, debe solicitar la inscripción dentro de los 30 días de ocurrido el evento. En la inscripción especial como resultado de un nacimiento, adopción, o colocación para adopción, la cobertura es retroactiva a la fecha del acontecimiento.

Crédito Fiscal de Asistencia Sanitaria (HCTC)

Entre las personas potencialmente elegibles para obtener el HCTC se incluyen los trabajadores que pierden su empleo debido a los efectos negativos del comercio mundial y que son elegibles para recibir determinados beneficios, conforme al Programa de Asistencia de Ajuste Comercial (TAA, por sus siglas en inglés), así como ciertas personas que reciben pagos de pensión de la Pension Benefit Guaranty Corporation (PBGC). El HCTC paga el 72.5 por ciento de las primas del seguro médico que cualifique, y las personas tienen que pagar el 27.5 por ciento. Las personas que son elegibles para el HCTC pueden solicitar el crédito fiscal en sus declaraciones de impuesto sobre los ingresos al final del año.

ERISA y el Divorcio

ERISA otorga a los cónyuges y ex cónyuges algunos derechos en el plan de pensiones de un trabajador. ERISA exige que los beneficios de pensión pagados a la edad de jubilación estándar se estructuren como una anualidad conjunta y de supervivencia. Una anualidad conjunta y de sobreviviente proporciona pagos continuos al jubilado y, en caso de su muerte, una parte de esos pagos a su cónyuge sobreviviente. Si se obtuvo una pensión durante el matrimonio, puede considerarse propiedad conyugal y estar sujeta a división en el momento del divorcio.

ERISA y las Reclamaciones por Lesiones Personales

Dado que la mayoría de los planes de asistencia sanitaria basados en la empresa deben cumplir la ley ERISA, la mayoría de los planes de asistencia sanitaria basados en la empresa que hacen valer derechos de retención sobre los ingresos de cobro de nuestros clientes son los regulados por ERISA. Esto es importante porque, en ciertas jurisdicciones, la legislación federal de ERISA prevalece sobre la ley estatal. Por ejemplo, en Georgia, esto significa que la principal protección que tienen los clientes frente al reembolso de los planes de asistencia sanitaria no se aplica porque ERISA prevalece sobre la ley estatal. Por lo tanto, el derecho de retención de un plan ERISA podría ser exigible dólar por dólar de lo que haya pagado por los tratamientos relacionados con un caso de lesiones.

Es crucial revisar minuciosamente cada plan ERISA que haga valer un derecho de retención antes de aceptar devolver el dinero, ya que no todos los planes pueden ser verdaderamente ERISA y existen requisitos de lenguaje específico en los contratos del plan para que el derecho de retención sea exigible. Además, el plan debe rechazar expresamente la doctrina del restablecimiento en el lenguaje del plan, o el derecho de retención será inaplicable si el cliente no es restablecido a su situación anterior.

Sistemas de Seguridad de Ingresos No Cubiertos por ERISA

A diferencia de los planes de beneficios para empleados del sector privado, los programas de seguridad de ingresos del gobierno federal no están cubiertos por ERISA. Sin embargo, son fundamentales para la seguridad financiera en la jubilación y la discapacidad.

El Programa del Seguro Social

El programa del Seguro Social es una iniciativa del gobierno federal que brinda asistencia financiera a personas y familias elegibles a través de varios programas de beneficios, incluyendo beneficios de jubilación y sobrevivientes. Se financia mediante impuestos sobre la nómina, con aportaciones tanto de los trabajadores como de los empleadores.

• Beneficios de jubilación: Proporcionan una fuente de ingresos para las personas que han alcanzado la edad de jubilación y han contribuido al sistema a través de impuestos durante sus años de trabajo.
• Beneficios del sobreviviente: Están disponibles para los cónyuges, hijos y padres dependientes sobrevivientes de trabajadores fallecidos que habían aportado al sistema de Seguro Social.

Incluso después de divorciarse de su cónyuge, puede recibir beneficios de jubilación o de sobreviviente del Seguro Social según los antecedentes de su ex cónyuge si estuvo casado durante al menos diez años antes del divorcio definitivo. Si se vuelve a casar, generalmente pierde sus derechos a los beneficios basados en el historial de su ex cónyuge, aunque podría ser elegible si su matrimonio posterior termina en divorcio, muerte o anulación.

Sistema de Jubilación Ferroviaria

El Sistema de Jubilación Ferroviaria es un programa de beneficios de jubilación e incapacidad establecido para los trabajadores ferroviarios y sus familias. En lugar de participar en el sistema de Seguro Social, los trabajadores ferroviarios participan en este sistema. Consta de dos niveles de beneficios: el Nivel I, similar a los beneficios del Seguro Social, y el Nivel II, que proporciona beneficios adicionales de jubilación, supervivencia y discapacidad.

Asistencia y Recursos

Si tiene alguna pregunta acerca del plan, deberá comunicarse con el administrador del plan. Si tiene alguna pregunta acerca de esta declaración o sobre sus derechos en virtud de la ley ERISA o si necesita asistencia para obtener documentos por parte del administrador del plan, debe comunicarse con la oficina más cercana de la Administración de Seguridad de los Beneficios de los Empleados (EBSA), Departamento de Trabajo de los EE. UU., que aparece en la guía telefónica, o la División de Consultas y Asistencia Técnica, EBSA, Departamento de Trabajo de los EE. UU., 200 Constitution Avenue, N.W., Washington, D.C. 20210.

La administración de COBRA es compartida por tres agencias federales: el Departamento del Trabajo (DOL) se ocupa de preguntas sobre derechos de notificación bajo COBRA de empleados del sector privado; el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) atiende las preguntas relacionadas con los trabajadores estatales y de gobiernos locales; y el Departamento del Tesoro se encarga de cuestiones fiscales. Para recibir una copia o para solicitar la ayuda de un asesor sobre beneficios, comuníquese con EBSA electrónicamente o llame el 1-866-444-3272.

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