Los sistemas digitales de registro y control de asistencia, descansos y determinación de las horas de trabajo son fundamentales para la gestión laboral moderna. La normativa vigente, como la establecida en el ORD. N°2927/5828 de fecha 5 de diciembre de 2021, define los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir estos sistemas para garantizar la integridad, fiabilidad y cumplimiento legal de los registros de asistencia.
Requisitos Generales de los Sistemas de Control de Asistencia
Para asegurar la correcta implementación y funcionamiento de los sistemas de control de asistencia, se deben considerar diversos aspectos técnicos y operativos. Estos incluyen la integridad de los datos, la arquitectura del sistema, la conservación de la información y el idioma oficial de las plataformas.
Integridad de los Datos y Seguridad
La integridad de los datos es primordial. Para ello, se emplean mecanismos como el Checksum, que es una función hash computable mediante un algoritmo. Su propósito principal es detectar cambios en una secuencia de datos (archivos) para proteger su integridad, comprobando que no haya diferencias entre los valores obtenidos en una comprobación inicial y otra final después de haber compartido dichos datos.
Los respaldos de la información también deben contemplar mecanismos de seguridad, como códigos de "Hash" o firmas electrónicas, que aseguren la integridad de su contenido, garantizando que la información consultada no haya sufrido alteraciones.
Diagrama de Arquitectura del Sistema
El Diagrama de arquitectura es un documento esencial que permite visualizar las interconexiones entre los distintos componentes del sistema. Esto abarca la relación entre los dispositivos de registro de marca, los servidores de aplicación, la base de datos, y los eventuales periféricos de seguridad, entre otros elementos.
Mantención y Disponibilidad de la Información
Los empleadores tienen la obligación de mantener disponible para su revisión la información proporcionada por los sistemas. Esta información debe conservarse en formato electrónico por un plazo mínimo de 5 años, contados hacia atrás desde la fecha de la consulta en la plataforma.
Idioma Oficial y Terminología Técnica
Tanto las plataformas de registro como sus manuales, reportes, tutoriales y cualquier otro documento relacionado deben estar en idioma español. Además, deben considerar la terminología técnica específica utilizada en Chile. Excepcionalmente, se aceptará la presentación de certificaciones internacionales emitidas en otros idiomas durante el proceso de autorización por parte del Servicio competente.
Mecanismos de Registro y Verificación de Asistencia
Los sistemas de control de asistencia ofrecen diversas modalidades para el registro de la presencia de los trabajadores, adaptándose a diferentes entornos laborales y tecnologías.
Uso de Conexiones Remotas
En casos donde se utilicen conexiones remotas a sistemas o plataformas del empleador, y estas permitan almacenar fecha, hora y lugar de las conexiones, dichos registros podrán ser utilizados como mecanismo de control de asistencia del trabajador que realiza la conexión.
Identificación mediante Tarjetas Magnéticas
Si el sistema utiliza tarjetas con banda magnética como medio de identificación, estas deberán estar asociadas de forma permanente al número de la cédula nacional de identidad del trabajador.
Uso de Dispositivos Móviles
Cuando los sistemas contemplen el uso de dispositivos móviles, como smartphones o tablets, estos siempre deberán ser portados por el trabajador.
Detalles del Proceso de Marcación
El proceso de marcación debe ser preciso y detallado, registrando información clave para una correcta contabilización de las horas trabajadas y la identificación de los participantes.
Información Requerida en Cada Marcación
El sistema deberá registrar de forma automática al momento de la marcación el nombre completo del trabajador y el número de su cédula nacional de identidad. Asimismo, se debe indicar la fecha, hora, minuto y segundo en que se inicia o termina una actividad, y si corresponde, su ubicación. El registro también deberá incluir el nombre o razón social del empleador y su Rol Único Tributario.
Envío de Comprobantes de Marcación
Los comprobantes de marcación deben ser enviados a los trabajadores a través de sus correos electrónicos privados informados al empleador. Aunque la disponibilidad de información pueda mejorar con intranets o tótems, la obligación de envío se considera cumplida solo cuando los comprobantes se envían automáticamente por correo electrónico.
En caso de que un trabajador no posea un correo electrónico privado, la plataforma podrá crear uno para él. Los trabajadores siempre deberán tener la posibilidad de modificar la cuenta de correo electrónico asociada al sistema. El sistema debe asegurar que no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para el envío de marcaciones.
Domicilio en Comprobantes de Marcación
El domicilio indicado en los comprobantes de marcación debe corresponder al lugar de prestación efectiva de los servicios, es decir, la oficina, local o faena donde se desempeña el trabajador.
Acceso y Fiscalización de los Sistemas
Los sistemas de control de asistencia deben garantizar un acceso seguro y transparente para todas las partes involucradas, incluyendo a los fiscalizadores.
Plataforma Web de Acceso Permanente
Los sistemas deben contar con una plataforma web de acceso permanente para trabajadores, empleadores y fiscalizadores. Los funcionarios de la Dirección del Trabajo deben tener acceso permanente e irrestricto a la información del sistema. Cualquier situación que entorpezca o dilate este acceso se considerará un impedimento para el cumplimiento de la función fiscalizadora.
El acceso para funcionarios de la Dirección del Trabajo, ya sea a través de sistemas con instalación local u on premise, requerirá únicamente el nombre y correo electrónico institucional del funcionario. Las claves de acceso no podrán tener una duración inferior a 10 días corridos.
Denominación del Vínculo de Fiscalización
Una vez validada la conexión de un funcionario de la Dirección del Trabajo, se presentará un vínculo claramente destacado, denominado "Fiscalización D.T.", ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla, que permitirá ingresar o reingresar a la sección de fiscalización.
Certificado SSL Vigente
Los sistemas siempre deberán contar con un certificado vigente para sitio seguro SSL, obtenido mediante una entidad certificadora acreditada.
Reportes y Parámetros de Búsqueda
Los sistemas deben generar reportes detallados y permitir búsquedas flexibles para facilitar el análisis de la información de asistencia.
Columnas Obligatorias en los Reportes
Los reportes deben incluir columnas como "Observaciones" (para motivos de inasistencias), "Anomalías" (para atrasos o salidas anticipadas) y "Horas Extraordinarias". Se aceptará que en empresas donde no se exija la marcación de colación, dichas columnas no exhiban información. En el caso de los reportes de domingos o festivos, solo se indicarán aquellos días en que efectivamente el trabajador laboró o debió hacerlo. Asimismo, se indicarán las alteraciones o cambios de turno.
Parámetros de Búsqueda Avanzada
El sistema debe ofrecer diversas opciones de búsqueda, incluyendo:
- Búsqueda grupal: Selección simultánea de dos o más trabajadores.
- Rango de fechas: Búsqueda personalizada mediante la selección de un rango de fechas.
- Local, establecimiento, faena o lugar de prestación de servicios: Búsqueda por ubicación geográfica.
- Cargo o función: Búsqueda por perfiles laborales como "vendedores", "administrativos", etc.
Manejo de Incidencias y Alertas
Los sistemas deben estar preparados para registrar y alertar sobre diversas incidencias, garantizando la continuidad del servicio y la seguridad de la información.
Mensajes de Alerta de Intentos de Marcación Fallidos
Los sistemas deberán registrar los intentos fallidos de marcación, emitiendo al empleador un mensaje de alerta con día, hora y lugar del fallo, además de un código de operación y un mensaje de error que serán almacenados.
Respaldo y Replicación de Bases de Datos
Las bases de datos deben estar protegidas con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y sus respaldos. Se pueden implementar procesos de replicación en línea de registros entre servidores de bases de datos distantes, utilizando tecnologías basadas en nube pública o privada.
El servicio de base de datos que almacene la información deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos para permitir la recuperación de información histórica en caso de incidentes.
Reporte Diario de Acciones
Los sistemas deberán remitir diariamente y de manera automática un reporte con el detalle de todas las acciones del periodo al respectivo empleador, garantizando la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones o cambio de proveedor del servicio.
Responsabilidades y Procedimientos Adicionales
La correcta operación de los sistemas de control de asistencia implica responsabilidades compartidas y procedimientos claros para la gestión de marcaciones y datos personales.
Capacitación y Reglamento Interno
Todas las reglas, procedimientos y normas relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes deberán ser incorporadas en los respectivos reglamentos internos de orden, higiene y seguridad de las empresas.
Gestión de Correos Electrónicos
Los trabajadores podrán entregar correos electrónicos de terceros para la recepción de sus comprobantes. Será responsabilidad del dependiente informar a su empleador sobre cualquier situación que le impida recibir correos electrónicos del sistema, debiendo modificar su cuenta si fuera necesario.
Obligación de Registrar Asistencia
La obligación de registrar asistencia siempre debe ser cumplida a través de un acto voluntario y consciente del trabajador, sin importar el mecanismo de control que utilice el empleador.
Procedimientos de Modificación y Corrección de Marcaciones
Los empleadores podrán agregar marcaciones faltantes (entrada o salida) por motivos como olvido, cortes de energía, fallas del sistema o salidas autorizadas. Los sistemas deberán permitir la corrección de errores técnicos o equivocaciones de los trabajadores, así como subsanar inconsistencias derivadas del uso inadecuado del sistema.
El mismo procedimiento se utilizará cuando no haya marcación de inicio o término de jornada.
Compensación de Horas y Cálculo de Atrasos
Resulta procedente compensar las horas no laboradas en una semana debido a atrasos e inasistencias con las horas trabajadas en exceso sobre la jornada diaria dentro de la misma semana, a efectos de determinar la existencia de atrasos afectos a descuento.
Flexibilidad Horaria y Pacto de Horas Extraordinarias
No existe inconveniente para establecer un sistema de flexibilidad horaria, siempre que se respeten los límites para la jornada diaria establecidos por la legislación. En caso de necesidades temporales, los sistemas deberán permitir generar un documento electrónico para pactar la realización de horas extraordinarias, previo cumplimiento de los requisitos legales.
Manejo de Datos Personales
Los datos personales recolectados por el sistema, que no sean aquellos señalados en el artículo 10 del Código del Trabajo, deberán ser destruidos en un plazo no inferior a 90 días ni posterior a 120, contados desde la renuncia o despido del trabajador.
Los trabajadores que no acepten entregar datos personales exigidos para el funcionamiento del sistema, como número de teléfono móvil o huella digital, o que hayan solicitado la eliminación de sus datos, podrán ser objeto de ciertas consideraciones.
Derecho de Elección del Sistema
Dado que llevar correctamente un sistema de registro y control de asistencia es una obligación legal de los empleadores, se les reconoce el derecho de elegir el tipo de mecanismo que mejor se adapte a sus necesidades, siempre que cumpla con la normativa vigente.
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