El Servicio Nacional de la Discapacidad (SENADIS) establece criterios y procedimientos claros para la relación con sus adjudicatarios y ejecutores de proyectos. El presente documento tiene como objetivo instruir sobre cómo cumplir con la rendición de cuentas, incluyendo la gestión de boletas y otros documentos, a través del sistema de supervisión definido para tales efectos.
I. Fases del Proyecto y Requisitos Iniciales
1. Instalación del Proyecto
La fase de instalación del proyecto implica el inicio de las primeras actividades de ejecución. Durante esta etapa, es fundamental:
- Integrar las observaciones incluidas en el Informe de Evaluación del proyecto, si las hubiera.
- Completar la Matriz de Marco Lógico, un instrumento esencial para confirmar y programar los componentes del proyecto.
- Completar el Cronograma de Actividades (Hitos Relevantes), que permite identificar las actividades fundamentales del proyecto y estimar sus fechas de inicio y término. Se debe designar un responsable del equipo ejecutor para cada actividad.
- Confirmar el listado oficial de Beneficiarios Directos del proyecto. Cualquier modificación en este listado debe ser informada al Supervisor mediante una carta formal dirigida a la Dirección Regional, la cual aprobará o rechazará la solicitud.
- Firmar el Acta de Supervisión en la reunión de instalación, dejando constancia de los acuerdos asumidos. Esta acta debe ser adjuntada cada vez que se genere una reunión de supervisión y debe estar firmada por ambas partes.
- Realizar la revisión y primera aplicación del instrumento de medición de la inclusión educativa en establecimientos educacionales (Anexo 4.1 o Anexo 11). Esto busca revisar puntos importantes del instrumento y aclarar dudas del ejecutor para su correcta aplicación.
- Revisar el Acta de Entrega de Recursos Individuales (Anexo 5).
- Verificar el lugar de ejecución y los medios de comunicación (dirección, número telefónico y correo electrónico).
- Revisar el presupuesto aprobado y visualizar posibles ajustes dentro de una misma categoría.
- Definir el Plan de Supervisión, el cual debe ser consensuado entre el/la Supervisor/a y el/la adjudicatario/a.
- Entregar el Comprobante de Ingreso (Anexo 2 o Anexo 8), donde el adjudicatario declara haber recibido conforme la remesa correspondiente al presupuesto adjudicado.
2. Ejecución del Proyecto
La ejecución consiste en desarrollar las actividades estipuladas en el Convenio, cumpliendo con el objetivo del proyecto y los acuerdos del Informe de Instalación, Matriz de Marco Lógico, Cronograma de Actividades y Flujo de Caja, entre otros.
Generalmente, SENADIS transfiere recursos al adjudicatario en forma de REMESA. Los gastos incurridos deben contar con una RENDICIÓN DE CUENTA MENSUAL. Es importante destacar que los gastos solo se podrán realizar desde la fecha de emisión de la Resolución Exenta aprobatoria del convenio.
II. Rendición de Cuentas: Documentación y Procedimientos
1. Ordenamiento de Transacciones y Categorías de Gasto
La rendición de cuentas requiere un ordenamiento de las transacciones según su naturaleza u origen, estructurando la información de cada gasto en cuatro categorías principales:
- Inversión: Bienes materiales financiados por SENADIS, ya sea que se entreguen a los beneficiarios o que pasen a ser propiedad de la institución adjudicataria.
- Recurrentes: Gastos operativos y continuos del proyecto.
- Personal: Gastos relacionados con el equipo ejecutor.
- Administración: Gastos administrativos generales del proyecto.
Cada categoría se subdivide en ítems, que a su vez contienen artículos, bienes o servicios específicos. Los gastos a rendir deben estar especificados en el presupuesto del proyecto aprobado por SENADIS y no pueden exceder el monto adjudicado para cada categoría.
2. Requisitos Generales de las Rendiciones
Las rendiciones deben cumplir con los requisitos de la Resolución N° 759 de 2003 de la Contraloría General de la República, lo cual se entiende conocido y aceptado al suscribir el convenio. Para ello, las rendiciones deben:
- Ser detalladas en el Formulario correspondiente.
- Contar con el respaldo físico de todos los documentos originales que acrediten el gasto. Las instituciones públicas pueden presentar copias simples firmadas y timbradas por el encargado de administración y finanzas.
- La documentación de respaldo debe ser presentada de forma íntegra y sin enmendaduras.
- Para cada documento (factura, boleta, liquidación, vale), se debe indicar el Folio del Proyecto, Nombre o Razón Social y Rol Único Tributario del adjudicatario/a.
- Para evitar pérdidas, la información debe ser enviada en hojas numeradas, ordenadas, archivadas y/o anilladas.
- Solo se aprobarán los gastos generados en el plazo de ejecución del convenio.
3. Tipos Específicos de Documentos de Respaldo
a. Facturas de Proveedores
- Deben incluir la guía de despacho asociada.
- Deben detallar claramente el producto o servicio adquirido.
b. Liquidaciones de Sueldo
- Deben estar firmadas por el trabajador y concordar con el contrato de trabajo respectivo.
- No se aceptarán bonos o aguinaldos con cargo a los fondos del proyecto.
- Si SENADIS costea solo una parte del sueldo, debe detallarse en el imponible "Aporte SENADIS".
- Para proyectos de Inclusión Laboral (línea independiente), no se aceptarán pagos de remuneraciones correspondientes al microempresario.
- Junto a la primera liquidación de sueldo, se debe adjuntar una fotocopia del Contrato de trabajo.
c. Boletas de Honorarios
- Deben venir firmadas y timbradas por la institución adjudicataria.
- Deben incluir el timbre del SII, nombre del prestador de servicio, Rol Único Tributario, fecha y monto (debe concordar con el Contrato de Honorarios).
- El detalle debe considerar como glosa: el nombre del proyecto, el folio y el período que se está pagando.
- Deben señalar el monto de Retención 2ª Categoría (10%), el cual debe ser pagado por el adjudicatario a la Tesorería General de la República (formulario 29) en las fechas establecidas.
- Deben llevar la firma del prestador como señal de que fue debidamente pagada.
- Junto a la primera boleta, se debe adjuntar una fotocopia del Contrato de Honorarios, conteniendo: individualización completa de las partes, productos/servicios comprometidos, tareas asignadas, duración y monto total de honorarios con forma de pago.
d. Boletas del Comercio en General
- Deben especificar el tipo de bien o producto adquirido.
- El monto máximo aceptado será de 2 UF por cada boleta; para montos superiores, se deben presentar facturas.
e. Vales de Correo
- Solo se aceptarán como válidos los vales de la Empresa de Correos Postal.
f. Adecuaciones de Acceso e Infraestructura
- Para mejoras o reparaciones mayores de bienes inmuebles, se deben adjuntar los contratos suscritos y los permisos municipales necesarios conforme a la normativa vigente.
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4. Aprobación y Observaciones
La Dirección Regional notificará la aprobación o rechazo de la rendición mensual vía correo electrónico o postal. En caso de observaciones (rechazo), el adjudicatario tendrá un plazo de 10 días hábiles para realizar las correcciones solicitadas. Si las observaciones no son subsanadas, SENADIS enviará una carta de apercibimiento y podrá declarar el término anticipado del proyecto, exigiendo la devolución de los montos rechazados o no utilizados.
III. Modificaciones Presupuestarias y del Convenio
1. Modificaciones Presupuestarias
Aunque los gastos por categoría no pueden exceder el monto adjudicado, los ítems dentro de una misma categoría pueden tener variaciones, siempre y cuando las diferencias se compensen entre sí. Por ejemplo, si un bien es más caro de lo presupuestado, la diferencia debe ser compensada por una baja en el costo o eliminación de otro elemento de la misma categoría.
Para solicitar una modificación presupuestaria, se debe presentar el formulario (Anexo 3.3 o Anexo 6) firmado por el Representante Legal de la institución o el adjudicatario/a, dirigido al/la Director/a Regional o Jefe/a de Departamento Técnico a través de su Supervisor/a, quien emitirá una opinión técnica por escrito y aprobará o rechazará la petición.
Es importante considerar:
- Las modificaciones no pueden implicar un aumento de más del 15% en el total inicial aprobado en la categoría.
- Si el adjudicatario realiza gastos con un presupuesto no aprobado, el costo será de cargo exclusivo del adjudicatario.
- Las modificaciones que busquen utilizar dineros "no gastados" al final del proyecto no serán aceptadas.
- Los recursos afectados por la modificación presupuestaria solo pueden gastarse y justificarse con fecha posterior a la resolución aprobatoria de dicha modificación.
2. Modificaciones de Convenio (Plazos y Beneficiarios)
En casos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten los plazos de ejecución o la lista de beneficiarios, el Representante Legal o Adjudicatario deberá presentar una carta formal dirigida al Director Regional con la solicitud de Modificación de Convenio (Anexo 7).
Si la solicitud es pertinente, se enviarán dos ejemplares al adjudicatario para la firma del representante legal, que luego serán remitidos a la Dirección Regional para su tramitación y aprobación por la Dirección Nacional del Servicio. Esta resolución no es apelable.
IV. Informes de Avance y Finales
1. Informes de Avance Técnico
Para proyectos con una duración igual o superior a 4 meses, el adjudicatario debe emitir un Informe de Avance Técnico (Anexo 8) una vez finalizado el segundo mes de ejecución. Este informe da cuenta del desarrollo y cumplimiento de actividades y objetivos.
- Debe ser realizado por el ejecutor con el apoyo técnico del Supervisor.
- El Supervisor revisa y aprueba el contenido, pudiendo emitir observaciones.
- En caso de observaciones del supervisor o Director Regional, el ejecutor tendrá 10 días hábiles para incorporar las modificaciones.
- Una vez aprobado, el Director Regional o Jefe de Departamento Técnico lo aprueba en el Sistema Fonaweb.
2. Informes Financieros Mensuales
Todos los gastos efectuados por el adjudicatario deben rendirse mensualmente mediante Informes Financieros (Anexo 9), que deben ser entregados a la Dirección Regional o Departamento Técnico correspondiente.
3. Informe Final Técnico y Financiero
Transcurridos 60 días corridos desde la fecha de término de ejecución, el adjudicatario debe remitir un Informe Final Técnico y un Informe Final Financiero. Estos deben:
- Reflejar el estado final del proyecto según lo estipulado en el Convenio de Ejecución.
- Ser elaborados por el ejecutor y entregados al Supervisor para su ingreso en formato PDF al sistema electrónico (FONAWEB) una vez aprobados.
- El plazo para la entrega del informe final es de 10 días hábiles una vez finalizada la ejecución.
- En caso de observaciones, el ejecutor tendrá 10 días hábiles (o 5 días hábiles para algunos casos específicos) para incorporar las modificaciones.
- Para proyectos de inclusión educativa, se debe realizar la tercera medición de inclusión utilizando el Anexo 4.1 o Anexo 11.
V. Incumplimiento y Cierre del Proyecto
1. Consecuencias del Incumplimiento
Si el adjudicatario no subsana los informes o rendiciones de cuentas con observaciones, SENADIS podrá:
- Declarar el término anticipado de la ejecución del proyecto por incumplimiento del Convenio o Guía de Gestión.
- Exigir la devolución del monto rechazado, no rendido o de los recursos no utilizados.
- Hacer efectivo el cobro de la Garantía (póliza de seguro o boleta de garantía bancaria equivalente al 10% del monto aprobado). Para organizaciones comunitarias, se puede extender un pagaré notarial por el 100% del monto. Esta garantía permanece vigente hasta 90 días después de la fecha límite de ejecución.
- Registrar al adjudicatario en una lista de entidades con obligaciones pendientes con el Servicio.
- En caso de servicios públicos, informar a la Contraloría General de la República. Para entidades privadas y personas naturales, se presentarán los antecedentes ante el Consejo de Defensa del Estado (CDE).
2. Reintegro de Fondos No Utilizados
Los dineros no utilizados deben ser depositados en la cuenta corriente de SENADIS (N° 9020489, Rut 72.576.700-5 del Banco Estado). El comprobante de depósito bancario, identificando el folio del proyecto, debe enviarse junto con la última rendición de cuentas.
3. Cierre Definitivo del Proyecto
Para el cierre definitivo, las Rendiciones de Cuentas y los Informes de Avance y Final deben estar formalmente aprobados por el Director Regional. El adjudicatario deberá reintegrar los fondos no utilizados y adjuntar el comprobante de depósito a la última rendición de cuenta.
Finalmente, la Dirección Regional gestionará la Carta de Cierre del proyecto en el nivel central, la cual será suscrita y firmada por el Subdirector/a Nacional. La documentación para el cierre incluye el Convenio de Transferencia, modificaciones, respaldos del cierre contable, solicitud de Cierre Técnico y Financiero (Anexo 10) y fotocopia del instrumento de garantía, si aplica.