El sistema de Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) comprende diversas cuentas individuales, entre las cuales se encuentra la cuenta de indemnización. Esta es una cuenta de ahorro diseñada específicamente para financiar la indemnización a todo evento de los trabajadores de casa particular, independientemente de si están afiliados a una AFP o al Instituto de Previsión Social (IPS).
Este Título establece las normas destinadas a definir todos los aspectos relacionados con la creación de esta cuenta, donde se depositarán los aportes de indemnización a los que está obligado el empleador. Asimismo, regula el retiro por parte del trabajador de los fondos acumulados, incluyendo la rentabilidad obtenida, en conformidad con lo dispuesto en el Código del Trabajo.
Los aportes que realicen los empleadores para cubrir el pago de esta indemnización se denominarán aportes de indemnización.
I. Creación y Administración de la Cuenta de Indemnización Obligatoria
Apertura de la Cuenta
Para abrir la cuenta de ahorro de indemnización, los trabajadores de casa particular deberán suscribir un formulario denominado "Cuenta de indemnización obligatoria: trabajador de casa particular" en la Administradora donde estén afiliados. En el caso de los trabajadores que pertenecen al antiguo régimen previsional, la apertura se realizará en aquella Administradora donde hayan decidido hacerlo.
La suscripción de este formulario por parte del trabajador de casa particular puede realizarse de diversas maneras, incluyendo el envío por correo certificado a la dirección que informe la Administradora. En este caso, el trabajador deberá completar los campos mínimos del formulario y firmarlo.
Al recepcionar el formulario, la Administradora deberá verificar que este contenga todos los antecedentes requeridos. Si se cumple con ello, estampará un timbre con su nombre y la fecha de recepción, indicando el nombre y firma del funcionario responsable, así como el código de inscripción en el registro de promotores y agentes de venta.
No obstante, en un plazo de 10 días hábiles, contados desde la fecha de recepción del formulario, la Administradora deberá requerir al trabajador una copia del contrato de trabajo. Esto es importante para determinar eventuales períodos impagos que podrían afectar el monto de su futura indemnización.
Sin perjuicio de lo anterior e independiente del tipo de régimen previsional, la Administradora creará la cuenta de ahorro de indemnización incluso si en el formulario persisten antecedentes faltantes, siempre y cuando se registren correctamente el nombre completo y el número de la cédula de identidad del trabajador, el número de RUT del empleador, el tipo de régimen previsional y la firma del trabajador.
Para los trabajadores de casa particular afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500 de 1980, que no hubiesen suscrito el formulario "Cuenta de Indemnización Obligatoria: Trabajador de casa particular", pero que registren aportes de indemnización con la identificación personal correcta (apellido paterno, apellido materno y nombres, y número de cédula de identidad), la Administradora creará la cuenta a partir del primer pago recaudado, complementando la información faltante con la que existe en la cuenta de capitalización individual.
Respecto a la afiliación, para los trabajadores del Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500, la cuenta se abrirá en su AFP. Para los trabajadores del Antiguo Sistema Previsional, se abrirá mediante la suscripción del formulario de Cuenta de Indemnización, según lo decidido por ellos.
Características de la Cuenta
Cada trabajador deberá mantener una sola cuenta de ahorro de indemnización en el Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500.
Los movimientos que se registren en la cuenta de ahorro de indemnización serán informados al trabajador mediante el envío de una cartola cuatrimestral, la cual podrá ser resumida o detallada, según corresponda, considerando las instrucciones impartidas en el Título IV del presente Libro.
El saldo de la cuenta de ahorro de indemnización se podrá traspasar a la Administradora que el trabajador hubiese elegido, mediante la suscripción de la respectiva orden de traspaso. Esto aplica en el caso de afiliados al Sistema de Pensiones regulado por el D.L. N° 3.500.
Para facilitar el uso de esta cuenta por parte de los trabajadores, la Administradora deberá emitir folletos informativos con sus características y ponerlos a disposición del público en todas sus agencias.
II. Aportes de Indemnización
Los aportes de indemnización deberán enterarse dentro del plazo legal establecido en el artículo 19 del D.L. 3.500 de 1980. Estos aportes deben pagarse entre el uno y el 10 de cada mes (o día hábil siguiente), respecto a las remuneraciones del mes anterior. En caso de pago con atraso, estarán afectos a los reajustes, intereses y recargos dispuestos en dicho artículo.
Las Administradoras que decidan cobrar una comisión por la acreditación de aportes de indemnización deberán comunicarla al público a través de los medios de comunicación social y a la Superintendencia. Esta comisión deberá formar parte de la estructura de comisiones que se informan a través del Anexo N° 3 Panel Informativo, del Título III, del Libro V, y su vigencia solo se hará efectiva después de 90 días de haber sido informada. Cualquier cambio en la comisión porcentual por acreditación de aportes de indemnización deberá ser informado al público y a la Superintendencia, según lo dispuesto en el inciso final del artículo 22 bis del D.L. N° 3.500.
Es importante destacar que los aportes de indemnización que sean inferiores al 8,33% de la remuneración mensual de naturaleza imponible y la rentabilidad que se obtenga de ellos, no constituirán renta para ningún efecto tributario.
III. El Pacto de Indemnización Sustitutiva
Un trabajador con más de seis años en la empresa puede pactar con su empleador la sustitución de la indemnización por años de servicio y cambiarla por una indemnización a todo evento. Esto puede realizarse únicamente al séptimo año de contrato y es efectiva hasta el año 11.
El pacto de indemnización sustitutiva podrá comprender períodos de servicios anteriores a la fecha de su suscripción, siempre que excedan los 6 primeros años de la relación laboral. El aporte correspondiente se calculará en base a la última remuneración mensual, considerando un máximo imponible de 90 Unidades de Fomento (U.F.). Si en el primer pacto no se hubiesen considerado períodos anteriores, podrán celebrarse pactos complementarios hasta cubrir la totalidad del período que exceda los primeros 6 años de servicio.
Sin perjuicio de lo anterior, los trabajadores con contrato de trabajo vigente al 1 de diciembre de 1990 y que hubieren sido contratados con anterioridad al 14 de agosto de 1981, tendrán derecho a pactar la indemnización sustitutiva sin el límite de los 11 años. Para determinar la indemnización sustitutiva en estos casos, la remuneración mensual de naturaleza imponible tendrá un límite máximo de 90 U.F.
Procedimiento de Suscripción y Visación
Los trabajadores que pacten con sus empleadores la indemnización sustitutiva deberán hacerlo mediante la suscripción del formulario "Pacto de Indemnización Sustitutiva", en el lugar de trabajo o en la Administradora. Este formulario deberá ser firmado por el empleador y el trabajador y visado por la Administradora. Además, el referido formulario podrá ser suscrito en el sitio web de la Administradora, para lo cual tanto el trabajador como el empleador se identificarán a través de la Clave Única de Identificación (Clave simple), o bien, mediante otro mecanismo de autentificación que la Administradora estime conveniente, para los trabajadores o empleadores que no dispongan de clave única.
El Pacto de Indemnización Sustitutiva será el documento con el cual la Administradora procederá a crear la cuenta de ahorro de indemnización. En caso de que el pago del aporte se registre en rezago, dentro del mes siguiente desde la fecha de dicho registro, la Administradora deberá efectuar las gestiones necesarias para su regularización, incluyendo contactar al empleador para que suscriba el respectivo pacto de indemnización.
Para la visación del pacto, la Administradora verificará la consistencia de la información y la existencia de ciertos datos, tales como:
- Existencia de cuenta de ahorro de indemnización en esa Administradora.
- Existencia de indemnización con o sin el límite de los 11 años.
- Períodos anteriores a la fecha de suscripción del pacto.
Si el pacto es recepcionado por la Administradora a través de correo, esta deberá proceder a visarlo cumpliendo con el mismo procedimiento de verificación. En el evento de que alguno de los datos consignados en el formulario presenten errores, inconsistencias u omisiones, el convenio será devuelto para su corrección o para complementar su información. La Administradora también podrá complementar los antecedentes faltantes en el momento de la presentación y visación del pacto, asumiendo la responsabilidad por la información consignada.
El pacto suscrito por el empleador y el trabajador tendrá validez solo una vez que sea visado por la Administradora y empezará a regir a partir del primer día del mes siguiente al de la fecha de suscripción, afectando las remuneraciones devengadas en ese mes y cuyo aporte debe enterarse dentro del plazo legal establecido para el pago de las cotizaciones, conforme al artículo 19 del D.L. N° 3.500 de 1980.
Modificación y Término del Pacto
Cuando el empleador y el trabajador pacten una nueva tasa de indemnización o modifiquen el convenio, esta operación deberá materializarse en el formulario denominado "Modificación Pacto de Indemnización Sustitutiva", cuyo diseño se establece en el Anexo N° 4 del presente Título. Esta modificación tendrá efecto a partir de las remuneraciones que se devenguen el mes siguiente a la fecha de la modificación.
El Pacto de Indemnización Sustitutiva finaliza con el término de la relación laboral o el cumplimiento del undécimo año del inicio de la relación laboral, salvo para los trabajadores con contrato vigente al 1 de diciembre de 1990 y cuya relación se inició con anterioridad al 14 de agosto de 1981.
IV. Retiro de Fondos de la Cuenta de Indemnización
Los retiros de la cuenta de ahorro de indemnización se efectuarán por término de la relación laboral. El retiro de estos fondos se realizará solo cuando la relación laboral finalice, por cualquier causa, incluida la renuncia. Si el trabajador tuviese relación laboral con más de un empleador, solo podrá retirar los fondos acumulados con aquel con el cual terminó el contrato.
Los valores que deberán girarse corresponderán a la totalidad de los aportes que hubiese realizado el empleador con el cual se puso término a la relación laboral, durante el período en que el trabajador prestó servicios, incluida la rentabilidad obtenida y deducido el eventual cobro de comisión.
Procedimiento de Retiro
En el caso del término de la relación laboral, el trabajador, para poder retirar los fondos de su cuenta de ahorro de indemnización, deberá llenar el formulario denominado "Retiros de ahorro de indemnización", que se establece en el Anexo N° 3 del presente Título. Simultáneamente, deberá presentar el finiquito del contrato de trabajo firmado por él y por su empleador, ratificado ante el Inspector del Trabajo, o ante Notario Público, o el oficial del Registro Civil de la respectiva comuna o sección de comuna, o el Secretario Municipal, o el presidente del sindicato, o el delegado del personal o sindical correspondiente. Una copia del finiquito quedará a disposición de la Administradora.
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Para efectos de solicitar el retiro de los fondos, las Administradoras y la AFC acordarán un procedimiento que permita la recepción del formulario "Retiros de ahorro de indemnización" en la misma oportunidad en que se efectúe la solicitud de beneficios por cesantía por parte del trabajador en la AFC, respecto de la relación laboral cuyo cese se acredita para acceder a las prestaciones del Seguro de Cesantía. Además, se deberá acordar la forma cómo la AFC transmitirá la información correspondiente al citado formulario.
A más tardar al día hábil siguiente de recibida la información de las solicitudes de retiro desde la AFC, la Administradora deberá validar el contenido de la información remitida respecto de cada solicitud. Una vez confirmado que la información de la solicitud está correcta, la Administradora iniciará el procesamiento de cada solicitud considerando como fecha de recepción la fecha en que fue transmitida desde la AFC. En caso de que exista inconsistencia en los datos remitidos, en el mismo plazo antes señalado, deberá rechazar aquellas solicitudes que no pudieron ser validadas, remitiendo a la AFC un archivo con dichas solicitudes e indicando los campos que no pudieron ser validados.
Casos Especiales de Retiro
Fallecimiento del Trabajador
En caso de muerte del trabajador, los beneficiarios podrán girar directamente de la cuenta un monto de hasta 5 unidades tributarias anuales (U.T.A.). Para esto, deberán suscribir el formulario "Retiros de ahorro de indemnización", adjuntando el certificado de defunción respectivo y acreditando la relación de parentesco. Este pago directo tiene un tope máximo de 5 U.T.A.
Situaciones de la Ley N° 21.227
En el caso de que el trabajador de casa particular invoque el derecho establecido en el artículo 4 de la ley N° 21.227, el empleador estará obligado a continuar pagando y enterando las cotizaciones previsionales y de seguridad social, tanto de su cargo como las del trabajador, con excepción de las cotizaciones del seguro social de la ley N° 16.744. Esto conforme a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 3 de la citada ley, es decir, las cotizaciones de pensión a que se refieren el inciso primero del artículo 17, el inciso tercero del artículo 29 y el artículo 59 del D.L. N° 3.500.
La Administradora deberá comunicar a los respectivos empleadores informados en las solicitudes presentadas por los trabajadores que invocaron el referido derecho, la causa invocada por el trabajador para requerir el retiro de fondos a que se refiere el artículo 4 de la ley N° 21.227. También les informará sobre la obligación de pagar las cotizaciones señaladas en el párrafo anterior dentro del plazo establecido en el artículo 19 del D.L. N° 3.500 de 1980 y la base imponible sobre la cual se deberán pagar aquellas que deban enterarse en el Sistema de Pensiones.
Además, deberá indicar en la comunicación que la base imponible de las restantes cotizaciones de seguridad social y de salud, incluyendo el aporte del empleador, equivalente al 1,11%, se deben enterar considerando como base imponible la última remuneración mensual percibida o la registrada en el contrato (esto último en el caso de trabajadores que iniciaron labores en el mismo mes en que fueron afectados por el acto o declaración o pacto, según corresponda). La AFP deberá verificar el cumplimiento de esta obligación.
Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 28 de la ley N° 21.227, que dispone que aquellos empleadores que no paguen las respectivas cotizaciones en las condiciones descritas por el legislador, y que posteriormente las paguen en los periodos establecidos en dicho artículo 28, no se les aplicarán los intereses, reajustes y multas establecidas en el artículo 19 del D.L. N° 3.500.
Embargo de Fondos
Los fondos de la cuenta de ahorro de indemnización solo podrán embargarse una vez terminado el contrato de trabajo, y únicamente en las situaciones que se indican en el inciso 2º del artículo 56 del Código del Trabajo. Estas son:
- Pensiones alimenticias debidas por ley y decretadas judicialmente.
- Defraudación, hurto o robo cometidos por el trabajador en contra del empleador en el ejercicio de su cargo.
- Remuneraciones adeudadas por el trabajador a las personas que hayan estado a su servicio en calidad de trabajador.
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