La gestión de la situación de un afiliado en una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) implica diversos procesos, entre ellos, la regularización de anomalías y la comunicación constante. Este procedimiento permite subsanar una serie de irregularidades en materia previsional, afectando tanto a empleadores como a trabajadores.
¿Qué Implica Regularizar la Situación de un Afiliado?
La necesidad de regularización surge ante distintas anomalías, como una identificación mal registrada, una remuneración imponible errónea, cotizaciones no abonadas o mal abonadas, una libreta no emitida, o problemas con la cartola, entre otros. Estos errores pueden impactar directamente en los beneficios y el historial previsional del trabajador.
Consecuencias y Gestión de Cotizaciones Previsionales Impagas por Empleadores
Rol de AFC Chile en la Cobranza
Cuando el empleador no realizó el pago de cotizaciones en el plazo legal, AFC Chile tiene la obligación de actuar e iniciar la gestión de la cobranza (prejudicial) inmediatamente después de que se detecta una cotización que no ha sido declarada o pagada, y sin justificación.
Sanciones y Reajustes por Incumplimiento
El empleador queda expuesto a una multa a beneficio fiscal de 1 UF por cada trabajador(a) y período no declarado o pagado en el plazo legal, según lo contempla la normativa vigente. Adicionalmente, el no pago de las cotizaciones obliga a AFC Chile a aplicar reajustes e intereses legales en beneficio exclusivo del trabajador o trabajadora.
Mientras persista la deuda, el empleador no podrá acceder a recursos fiscales de fomento, tal como lo establece el siguiente principio: “Los empleadores que no pagaren las cotizaciones del Seguro de Cesantía regulado en esta ley, no podrán percibir recursos provenientes de instituciones públicas o privadas, financiados con cargo a recursos fiscales de fomento productivo, ni tendrán a acceso a los programas financiados con cargo al Fondo Nacional de Capacitación administrado por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo sin acreditar previamente ante las instituciones que administren los programas e instrumentos referidos, estar al día en el pago de las cotizaciones establecidas en esta ley.”
El atraso o no pago de cotizaciones también puede publicarse como deuda en el Boletín Laboral de la Dirección del Trabajo.
Proceso para Regularizar Pagos Atrasados
Para regularizar la situación, el empleador puede dirigirse al menú “Cotizaciones” y seleccionar “Planilla de cotizaciones atrasadas”. Desde ahí, es posible generar de forma automatizada el documento de pago de cotizaciones de sus trabajadores con atraso de hasta 90 días. Una vez que la imprima, el pago puede realizarse en alguna sucursal de Servipag o Banco Estado.
Si existen pagos posteriores, bonos, horas extras u otras cotizaciones que no se hayan registrado correctamente, también deben ser regularizadas. En línea, se puede acceder a la Sucursal Virtual de empleadores en “Mis trámites” > “Trabajador/extrabajador” > “Activación de pagos suspendidos”.
En caso de haber pagado las cotizaciones atrasadas antes del día de la publicación del Boletín Laboral, AFC Chile se encargará de aclarar su situación para que sea eliminado(a) sin costo.
Cartas Aviso y Notificaciones en Procesos de Traspaso de AFP
La regularización de la situación de un afiliado también incluye la comunicación efectiva por parte de las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) en procesos clave, como los traspasos de fondos.
Notificación de Órdenes de Traspaso Aceptadas
Simultáneamente con el aviso al empleador, la nueva Administradora debe enviar a todos los afiliados cuyas órdenes de traspaso fueron aceptadas una carta aviso. Esta carta se despacha mediante correo certificado, ordinario, privado o notificación personal, al domicilio consignado en la orden o a su correo electrónico, según la Administradora lo estime conveniente.
Información sobre Órdenes de Traspaso Anuladas o Excluidas
En el mismo plazo anterior, la nueva Administradora debe enviar una carta informativa a los afiliados cuyas órdenes de traspaso fueron anuladas como consecuencia del proceso de análisis formal o lógico, o excluidas de la notificación producto de revisiones internas. Esta carta, despachada de la misma forma indicada anteriormente, comunica la situación producida, explicando de forma clara y precisa el origen del problema y la nulidad de los formularios solicitud/convenio para distribución o traspaso de saldos, autorización de descuento de la cuenta de ahorro voluntario y selección de alternativas de ahorro previsional suscritos simultáneamente con la orden de traspaso.
Trámites y Canales para la Gestión y Regularización de la Situación del Afiliado
¿Cómo se Realiza la Regularización?
La regularización de estas situaciones se puede realizar en las sucursales de la AFP o, a través de un representante, identificándose con el RUT de la empresa. Es fundamental adjuntar la documentación de respaldo, como liquidaciones de sueldo, planillas de pago, certificados y otros documentos relevantes.
Trámites en Línea para la Gestión del Afiliado
Actualmente, muchas AFP ofrecen la posibilidad de realizar diversos trámites en línea, evitando la necesidad de asistir presencialmente a una sucursal. Algunos de estos trámites son:
- Solicitud de pensión por edad legal en línea: Permite iniciar el trámite de pensión ingresando a la cuenta personal con RUT y clave, y seleccionando "trámite de pensión" en el menú correspondiente.
- Solicitud de pensión por edad legal por videollamada: Facilita el inicio del trámite de pensión agendando una videollamada con un asesor.
- Solicitud pago cuota mortuoria: Para solicitar este beneficio de forma rápida y sencilla.
- Acreditación alumno regular: Si eres beneficiario de pensión y necesitas acreditar que te encuentras estudiando para regularizar el pago de tu pensión.
- Mandato para pago pensión: Si se necesita que un tercero reciba el pago de pensión de un cliente Cuprum.
- Solicitud pensión de sobrevivencia: Beneficio previsional al que tienen derecho familiares (bajo ciertos requisitos) de un afiliado a la AFP que ha fallecido.
- Ingreso solicitud de herencia: Proceso para solicitar fondos que quedan pendientes de entregar a herederos si el afiliado ha fallecido antes de jubilar o durante su jubilación, y no existen beneficiarios de pensión.
- Solicitud pago de herencia: Una vez realizada la solicitud de herencia y contando con la documentación necesaria, se puede realizar la suscripción del Pago de Herencia.