El proceso de liquidación de nómina es fundamental en cualquier empresa, y los descuentos por concepto de salud y pensión son componentes clave dentro de este. Entender y aplicar correctamente estos conceptos es crucial para asegurar una liquidación adecuada y mantener la satisfacción de los empleados.
La Importancia de la Liquidación de Nómina y la Seguridad Social
La liquidación de la nómina es un pilar en la administración de cualquier negocio, pues asegura el cumplimiento de las obligaciones legales y la transparencia con los trabajadores.
Responsabilidad del Empleador y Afiliación
Según el Ministerio de Trabajo, el empleador es responsable de afiliar a sus empleados a la seguridad social. Esto incluye pensiones, salud, riesgos laborales y cajas de compensación familiar. El empleador debe diligenciar los formularios de afiliación correspondientes, mientras que el empleado debe proporcionar sus datos personales, documentos de identidad de los beneficiarios e informar a qué fondo de pensiones y a qué EPS desea afiliarse.
Componentes de la Nómina
La liquidación de la nómina abarca diversos conceptos, tales como horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo, vacaciones, bonos, comisiones y auxilios de transporte. Además, es necesario liquidar prestaciones sociales, aportes a seguridad social y descuentos de nómina. Algunos conceptos, como la prima de servicios, se pagan semestralmente, mientras que otros, como las cesantías, se abonan anualmente.
Aportes a Seguridad Social para Empleados (Salariados)
Para los empleados con contrato a término fijo o indefinido, la afiliación a la seguridad social es responsabilidad del empleador, pero el aporte se distribuye entre ambas partes.
Aporte a Pensión
El aporte total para pensión es del 16% del salario. De este porcentaje, el empleador paga el 12% y el empleado aporta el 4%.
Aporte a Salud
En el caso de la salud, el aporte total es del 12,5% del salario. El empleador paga el 8,5% y al trabajador se le descuenta del salario el 4%.
Descuento Total del Empleado
Por lo tanto, el descuento total por pensión y salud que se aplica al salario del empleado es del 8% (4% para pensión + 4% para salud). En conjunto, el empleador aporta un 20,5% sobre el salario del trabajador.
Casos Especiales: Salarios Altos
Si el empleado recibe un salario superior a cuatro Salarios Mínimos Legales Vigentes (SMLV), este debe hacer un aporte adicional del 1% sobre la base de cotización. Este aporte adicional se destina al Fondo de Solidaridad Pensional.
Cotizaciones para Trabajadores Independientes (por Honorarios)
Los contratistas o trabajadores por honorarios cotizan de manera diferente a los empleados. La base y las tasas de cotización varían según la legislación de cada país.
Base de Cotización
Para determinar los aportes a seguridad social, se toma un 40% del total de los honorarios como base para las deducciones.
Distribución de Aportes
Sobre este 40% de los honorarios, se aplican las siguientes cotizaciones:
- Pensión: 16%
- Salud: 12,5%
- ARL (Riesgos Laborales): Un porcentaje que puede variar, por ejemplo, 0,522% o 0,95% más una tasa adicional según la actividad desarrollada.
Obligatoriedad y Excepciones
En algunos sistemas, como el chileno a partir de la reforma previsional de 2012, se estableció la obligación para los trabajadores a honorarios de realizar cotizaciones previsionales para pensiones, seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Inicialmente, hubo la posibilidad de eximirse de esta obligación durante algunos años tributarios, pero desde enero de 2015, la obligación de cotizar para pensiones y accidentes del trabajo no admite excepción para la mayoría. Sin embargo, pueden existir grupos específicos que estén exentos, como quienes perciben rentas por participaciones de sociedad de profesionales, están afiliados a instituciones del sistema antiguo de previsión o pensionados por vejez o invalidez total.
¿Cómo hacer correctamente los aportes a seguridad social si eres independiente?
Régimen de Cotización para Pensionados
Una vez que una persona decide pensionarse, se entiende que dejará de trabajar y, por lo tanto, de cotizar obligatoriamente en su AFP (Administradora de Fondos de Pensiones).
Obligación General tras el Retiro
La regla general es que los pensionados no realizan cotizaciones obligatorias a pensión. Sin embargo, en cuanto a la salud, la situación puede variar.
Exenciones y Reducciones en Aportes a Salud para Pensionados
La legislación en diversos países busca proteger a los pensionados más vulnerables. Por ejemplo, en algunos sistemas, los beneficiarios de Pensión Básica Solidaria que carecen de recursos pueden estar exentos del pago de la cotización obligatoria de salud. Similarmente, los pensionados que pertenecen a un porcentaje vulnerable de la población (ej. 80% o 40% más pobre) pueden ver reducida a cero su cotización de salud, independientemente de su afiliación a Fonasa o Isapre. En otros contextos, como en Colombia, los pensionados que reciben un SMLV deben pagar el 4% para salud, según la reforma tributaria de 2019.
Beneficios de la Cotización Post-Retiro
A pesar de no ser obligatoria, la cotización post-retiro puede ofrecer ventajas, especialmente relacionadas con las licencias médicas. La legislación suele establecer que, para acceder a una licencia médica, el trabajador debe registrar, al menos, tres cotizaciones en los seis meses anteriores al inicio de la licencia. Si un pensionado opta por cotizar, puede mantener este tipo de beneficios.
Precisión en la Gestión de Nómina y el Cumplimiento Legal
Gestionar de forma correcta el pago de remuneraciones es uno de los procesos más críticos para cualquier departamento de Recursos Humanos. Entender las reglas de cada sistema (nacional) es fundamental. Por ejemplo, en Chile, el pago de remuneraciones para contratos mensuales se basa en un mes comercial de 30 días, y el cumplimiento con lo establecido en el artículo N.° 58 del Código del Trabajo exige que las cotizaciones se completen dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a aquel en que se realizó el pago de nómina.
Calcular cotizaciones previsionales es relativamente sencillo para un caso individual, aunque el proceso puede tornarse complejo cuando se trata de muchos colaboradores con diferentes tipos de haberes y contratos, y en un contexto de leyes laborales cambiantes, la precisión en el cálculo de la nómina es fundamental para evitar multas y garantizar la satisfacción de los colaboradores. La automatización de estos procesos a través de sistemas de software especializados se vuelve una herramienta indispensable para evitar errores, cumplir con las normativas legales y optimizar la administración.