Información sobre Aportaciones Previsionales, Ahorro Voluntario y Gestión en Laudus

Con la promulgación de la Ley 21735, que refuerza el sistema de pensiones en Chile, se han incorporado nuevas aportaciones que tienen repercusiones directas en el proceso de cálculo de las liquidaciones de sueldo. Estas aportaciones serán recaudadas por una nueva entidad denominada «Seguro Social Previsional», a través del Fondo Autónomo de Protección Previsional (FAPP), que también se hará cargo de la recaudación del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS). A continuación, se detalla cómo estas reformas y las opciones de ahorro voluntario se gestionan dentro del sistema Laudus.

Nuevas Aportaciones al Sistema de Pensiones según la Ley 21735

La reforma previsional introduce tres nuevas aportaciones principales que buscan fortalecer el sistema y mejorar las pensiones.

Detalle y Fechas de Implementación de las Nuevas Aportaciones

Las nuevas aportaciones son la Aportación Adicional AFP Empresas, la Cotización Esperanza de Vida y la Cotización con Rentabilidad Protegida. Estos cambios son graduales en su implementación.

• Aportación Adicional AFP Empresas

  El nombre completo de esta aportación es “Aportación adicional a la cuenta individual de la AFP”. Su propósito es aumentar la cuenta individual de la AFP de cada trabajador a partir de las remuneraciones de agosto de 2025. Esta aportación es por cuenta del empleador, no constituye un descuento en la liquidación del trabajador. A partir de esa fecha, se debe añadir un 0,1% adicional sobre la remuneración imponible.

• Cotización Esperanza de Vida

  Conocida legalmente como “Cotización para Compensación por Diferencia de Expectativa de Vida”, esta cotización busca mejorar las pensiones de las mujeres, pero debe ser cotizada por todos los trabajadores sin importar el género. Esta aportación comienza a regir desde agosto de 2025, con un porcentaje del 0,9%.

• Cotización con Rentabilidad Protegida (CRP)

  Esta aportación se mantendrá vigente durante 30 años, a partir de las remuneraciones de agosto de 2026. El dinero aportado por el trabajador es un préstamo al sistema para contribuir a la financiación del Beneficio por Años Cotizados, cuyo fin es aumentar el importe de las pensiones. Al momento de la jubilación, el sistema devuelve este importe al trabajador con una rentabilidad mínima, incorporándolo a su cuenta individual de la AFP.

Cambios en el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS)

El Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS) mantendrá su porcentaje variable durante el año 2025. Aunque el costo del seguro para las mujeres siempre ha sido menor, el sistema aplica un porcentaje único para todos y gestiona internamente esa diferencia, abonando la cotización adicional de las mujeres directamente a su cuenta individual.

La reforma mantiene este principio, pero introduce dos cambios significativos:

• La institución que administra el SIS pasa de las AFP al Seguro Social Previsional.
• El porcentaje del SIS pasará a ser un 1,5% fijo a partir de agosto de 2026.

Incorporación de las Reformas y Aportaciones Voluntarias en el Sistema Laudus

El sistema Laudus ha sido actualizado para adaptarse a las nuevas exigencias de la Ley 21735 y facilitar la gestión de las aportaciones previsionales y voluntarias.

Generación Automática de Nuevas Aportaciones en Laudus

Los usuarios de Laudus no necesitan crear manualmente los conceptos de las nuevas aportaciones, ya que estos cambios se incorporan automáticamente dentro de los aportes del empleador. Específicamente, en la sección “Personal/Estructura de Liquidaciones”, dentro de “Elementos por cuenta del empleador”, se integran estas aportaciones con sus respectivas fórmulas. Como resultado, se visualizarán en “Personal/Liquidaciones”. Es importante considerar que, al ser aportaciones del empleador, no afectan el líquido a pagar del trabajador.

Base de Cálculo para las Nuevas Aportaciones

El sistema Laudus realiza los cálculos automáticamente según las bases imponibles correspondientes:

• Para el “Adicional AFP Empresas” y la “Cotización con Rentabilidad Protegida”, su porcentaje se calcula sobre la renta por días trabajados, es decir, la “Renta imponible AFP e Isapre”.
• La “Cotización por Esperanza de Vida” se calcula sobre la renta por días trabajados, más (si corresponde) renta por días de licencia. Esto equivale a la “Renta Imponible AFP e Isapres” más la “Renta imponible Mes Anterior (Días de Licencia)”.

Impacto en el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) y Previred

Hasta el momento, la Dirección del Trabajo no ha publicado cambios específicos en el LRE respecto a las nuevas aportaciones, dejando a criterio de cada empresa la ubicación de los nuevos conceptos de sueldos. Sin embargo, la mayoría de los cambios son internos, principalmente en el archivo de Previred. La aportación adicional AFP se asignará por defecto al «Aporte empleador ahorro previsional voluntario colectivo (cód 4157)».

Para la generación del archivo de Previred, una vez establecidos los parámetros, se accede a la pantalla de Liquidaciones y se añade una liquidación. El sistema solicitará los datos necesarios como fecha, salario mínimo, UF, UTM y Topes Imponibles. Tras aceptar los parámetros, Laudus recalcula los datos de las liquidaciones para todos los empleados, basándose en las fórmulas definidas en la estructura de liquidaciones o, si existen, en los valores o fórmulas específicas en la ficha de cada trabajador.

Ahorro Previsional Voluntario (APV) y Afiliados Voluntarios en Laudus

Laudus también permite gestionar diversas modalidades de ahorro previsional voluntario, brindando flexibilidad a empleadores y trabajadores.

Ahorro Previsional Voluntario (APV)

El APV representa aquellos ahorros adicionales al plan de pensiones legal, gestionados por las AFP. No existe un monto mínimo, permitiendo ahorrar a la medida de las posibilidades individuales. Al iniciar un APV, es crucial seleccionar el Régimen Tributario para acceder a los beneficios estatales. En el “Régimen B”, si el APV se realiza mediante descuento mensual por planilla, se rebaja la base imponible mensual, disminuyendo el monto del impuesto a la renta.

Es posible retirar fondos del APV antes de la jubilación, aunque esto implica la devolución del beneficio estatal. La AFP deberá reintegrar a la Tesorería General de la República la bonificación fiscal proporcional al monto del retiro. En el caso de la Cuenta 2, solo se puede optar por el Régimen Tributario General.

Tipos de APV

• Ahorro Previsional Voluntario Individual (APVI): Se realiza a favor del empleado y puede ser a través de 'Depósitos en Cuenta de Ahorro' o 'Ahorro Previsional Voluntario (APV)'. El APV, a su vez, puede ser 'Cotizaciones Voluntarias' o 'Depósitos Convenidos', ambos declarados en planillas separadas de los depósitos en cuenta de ahorro.
• Ahorro Previsional Voluntario Colectivo (APVC): Es un plan de ahorro creado en la Reforma Previsional de 2009, a cargo de la empresa, que puede incluir cuotas de la empresa y cuotas del trabajador.

Afiliado Voluntario: Concepto y Proceso

La figura del Afiliado Voluntario permite a personas sin actividad remunerada o trabajadores independientes que no perciben rentas del artículo 42, Nro. 2 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, cotizar en una cuenta individual de AFP. Incluso personas que ya reciben una pensión pueden incorporarse como Afiliados Voluntarios. Si una persona ya afiliada a una AFP comienza a cotizar como Afiliado Voluntario, se generará una nueva Cuenta Personal de Ahorro Previsional.

Proceso de Afiliación Voluntaria

Para formalizar la afiliación como voluntario, se debe suscribir el formulario "Solicitud de Incorporación" en la AFP licitada. Las personas ya afiliadas no necesitan este formulario; en su caso, la primera cotización de Afiliado Voluntario determina su calidad y la apertura de la cuenta. Antes de la primera cotización, el afiliado puede elegir el fondo de pensión; de lo contrario, será asignado al tipo de fondo correspondiente por edad. Se pueden elegir hasta 2 fondos de pensiones.

Cuentas Personales del Afiliado Voluntario

Un Afiliado Voluntario puede tener tanto la Cuenta de Afiliado Voluntario como una Cuenta de Ahorro Voluntario en la AFP.

Recaudación de la Cotización Voluntaria

Las cotizaciones a la Cuenta de Afiliado Voluntario pueden ser realizadas por el propio afiliado o por un tercero en su nombre, y no tienen el carácter de cotizaciones previsionales para la Ley sobre Impuesto a la Renta. Se puede cotizar de forma mensual o anual, con pagos equivalentes a 1 o 12 cotizaciones por el Ingreso Mínimo para Fines no Remuneracionales y Afiliados Voluntarios.

Los trabajadores dependientes pueden autorizar a sus empleadores para descontar de sus remuneraciones sumas destinadas a cotizaciones para la Cuenta de Capitalización Individual Voluntaria de su cónyuge o conviviente civil, incluyendo la cotización adicional. El empleador transferirá estos recursos a la AFP del Afiliado Voluntario o a la del trabajador dependiente, según lo determine este último. Es responsabilidad del empleador verificar que el afiliado voluntario corresponda al cónyuge o conviviente civil. El descuento por parte del empleador comienza el mes siguiente a la suscripción del formulario de autorización.

Comisión por Afiliación Voluntaria

Las AFP tienen derecho a cobrar una comisión por las cotizaciones, que es un porcentaje de las mismas. Por ejemplo, en AFP Cuprum, se aplica la misma comisión que para la Cuenta de Capitalización Individual Obligatoria. Adicionalmente, AFP Cuprum puede cobrar una suma fija por operación ($1.144 actualmente) por transferencias de cotizaciones a otras instituciones autorizadas.

Funcionamiento de la Cotización del Afiliado Voluntario

El Afiliado Voluntario debe abonar la cotización voluntaria y la cotización adicional, incluyendo el Seguro de Invalidez y Sobrevivencia (SIS). Si la AFP no recibe el pago de una cotización de Afiliado Voluntario al último día del quinto mes siguiente a la suscripción, se anulará el documento de incorporación y el registro de afiliación. Los recursos en la Cuenta de Capitalización Individual de Afiliado Voluntario son inembargables.

Si un afiliado registra pagos como Afiliado Voluntario y como trabajador dependiente y/o independiente en el mismo mes, las cotizaciones de Afiliado Voluntario se considerarán pagos en exceso y se aplicarán los procedimientos de devolución. En estos casos, la AFP reintegrará la cotización adicional a la cuenta personal del Afiliado Voluntario. Si un Afiliado Voluntario realiza pagos por varios meses y posteriormente registra pagos como trabajador dependiente/independiente en alguno de esos meses, la AFP reintegrará la cotización adicional como pago en exceso, a menos que el afiliado se haya traspasado de AFP, en cuyo caso la devolución de comisiones se solicita directamente en la AFP antigua.

Gestión Avanzada de Liquidaciones y Datos de Empleados en Laudus

Laudus ofrece herramientas detalladas para configurar y gestionar las liquidaciones de sueldo, adaptándose a las particularidades de cada empresa y trabajador.

Estructura de Liquidaciones en Laudus

La pantalla de estructura de liquidaciones es central para definir cómo se componen los sueldos de la empresa, detallando conceptos y fórmulas de cálculo. Los valores o fórmulas específicas para un trabajador particular, ingresados en su ficha, tienen preferencia sobre los definidos para toda la empresa.

Tipos de Valores y Fórmulas en Laudus

• Valores/fórmulas comunes a todos los trabajadores y meses: Se especifican en la estructura de liquidaciones (ej., Gratificación Legal, Seguro de Cesantía).
• Valores/fórmulas que afectan a un trabajador específico todos los meses: Se ingresan en la ficha del trabajador, en la composición del sueldo (ej., Sueldo Base, Movilización específica, Anticipo fijo).
• Valores específicos para un trabajador y un mes concreto: Se ingresan en la pantalla de Liquidaciones cada mes.

Configuración de Conceptos de Sueldo

Cada concepto de sueldo puede configurarse con las siguientes propiedades:

• Nombre: Libremente definido por el usuario.
• Orden: Determina la posición en las liquidaciones y la estructura.
• Tipo: Numérico o carácter (ej., nombre de AFP o Isapre).
• Decimales: Para datos numéricos, influye en el redondeo.
• No Incluir: Excluye el concepto del cálculo de remuneración para vacaciones en caso de finiquito (ej., gratificación legal, horas extras).
• Fijo (incluir como remuneración fija): Haberes constantes y pactados en contrato (ej., sueldo base, movilización).
• Variable (incluir como remuneración variable): Haberes que cambian mensualmente (ej., comisiones, bonos de producción).
• Se prorratea por días de Ausencia: Indica si el concepto se ajusta por días no trabajados.
• Se prorratea por días de Licencia: Indica si el concepto se ajusta por días de licencia.
• Bloquear comportamiento predeterminado: Oculta y protege la fórmula básica del sistema para evitar modificaciones accidentales.
• Discontinuado: Marca un concepto que ya no se usará en futuras liquidaciones pero se mantiene por historial.
• Imprimir en Libro de Remuneraciones: Incluye el concepto en el Libro de Remuneraciones (hasta 55 conceptos).
• Imprimir en las Liquidaciones: Incluye el concepto en las liquidaciones impresas.
• Imprimir si es cero: Imprime el concepto incluso si su valor es cero.

Fórmulas y Expresiones en Laudus

Laudus permite la creación de fórmulas de cálculo flexibles, utilizando:

• Números: Expresiones numéricas sin puntos separadores de miles.
• Fechas: Formato `{^AAAA-MM-DD}` (ej., para el seguro de cesantía, verificar fecha de contratación).
• Operadores y paréntesis: Operadores matemáticos, lógicos, relacionales y paréntesis para definir el orden de cálculo.
• Funciones:
  • MIN(valor1, valor2, ..., valorN): Devuelve el valor más pequeño, útil para establecer topes.
  • MAX(valor1, valor2, ..., valorN): Devuelve el valor más grande, útil para establecer mínimos (ej., evitar adicionales de Isapre negativos).
  • IIF(condición, valorSiCondiciónEsVerdadera, valorSiCondiciónEsFalsa): Devuelve un valor según la evaluación de una condición.
  • sueldo("concepto"): Devuelve el valor de un concepto de sueldo específico para el empleado actual.

Laudus también provee conceptos especiales, como "el sueldo base sin ajustar por el número de días no trabajados", "el total de días hábiles en el mes", "la cantidad en pesos del plan de la Isapre", "la cantidad en pesos del plan de ahorro", entre otros.

Ficha del Trabajador y Datos Relevantes

La ficha del trabajador registra sus datos personales y profesionales. El cargo del trabajador, por ejemplo, se imprime en la liquidación y debe coincidir con el contrato de trabajo. El centro de costo es útil para estadísticas y el LRE.

Datos Clave en la Ficha del Trabajador

• Forma de pago: Efectivo (para detalle de efectivo) o banco (para pago electrónico, con archivos TXT para Bancos Chile, BCI, Santander).
• Fecha de contratación: Fundamental para días trabajados en el primer mes y otros cálculos.
• Tipo de contrato: A Plazo Fijo, Indefinido, o por Obra o Faena; afecta el seguro de cesantía. Incluye control de contratos por caducar.
• Jornada: Días de trabajo semanales y tipo de jornada (Completa o Parcial, con días de trabajo al mes si es parcial).
• Finiquito: Fecha y causal de término laboral (se incluyen causales legales y permite agregar nuevas).
• Previsión y Salud: Selección de Isapre (incluyendo FONASA) y AFP o ExCaja. En caso de ExCaja con Seguro de Cesantía, se elige la AFP para este seguro.
• Cargas Familiares: Número de cargas y su tramo.
• Vacaciones: Días legales devengados anuales, si difieren del estándar de la empresa (ej., 20 días para zonas extremas).
• Trabajo pesado: Permite especificar la tasa adicional (2% o 4%) y una descripción, si la empresa tiene labores acreditadas bajo la Ley N°19.404.
• Porcentaje de Asignación de Zona: Aplicación según DL 889.

Composición del Sueldo Personalizada

Esta pantalla permite personalizar los elementos de la estructura de liquidación que no están bloqueados para cada empleado. Aquí se ingresan valores o fórmulas exclusivos de un trabajador y constantes mes a mes (ej., sueldo base, colación y movilización fijas). Los valores introducidos aparecen en negrita y prevalecen sobre los predeterminados. Se pueden definir conceptos personalizados que Laudus no contempla de forma predeterminada.

Gestión de Ausencias y Vacaciones

Registro de Ausencias

Permite registrar ausencias del empleado con detalles como tipo (Accidente, Enfermedad, Pre-post Natal, Permiso sin goce de sueldo, etc.), si es licencia, fecha y hora inicial/final, y notas. Se puede visualizar un registro gráfico anual.

Resumen y Simulación de Vacaciones

Muestra un resumen de las vacaciones con:

• Años reconocidos Vacaciones Progresivas: Años trabajados en empleadores anteriores (máximo 10).
• Cuadrícula 'Resumen de Vacaciones': Días normales, días progresivos, días totales, días usados y días disponibles. Los días progresivos se disfrutan un día adicional por cada 3 años a partir de los primeros 10 años (ej., primer día adicional en el año 14).
• Cuadrícula 'Detalle Vacaciones Utilizadas': Información ampliada sobre las vacaciones disfrutadas.
• Simulación Vacaciones a pagar en caso de Finiquito: Calcula días de vacaciones pendientes, días a pagar y el importe a cancelar, considerando la fecha de finiquito y la media remuneración de los últimos 3 meses (excluyendo gratificación legal, horas extras, asignación familiar y conceptos anuales/esporádicos).

Gestión de Préstamos y Archivos

Laudus permite registrar préstamos de diversas entidades (CCAF, empresa, etc.) que el empleador descontará del sueldo del empleado. Cada préstamo incluye campos como fecha de comienzo y término, monto mensual, cuotas, cuotas por vencer, total, por pagar e impresión en liquidaciones. El sistema calcula automáticamente los valores pendientes.

También se puede mantener un historial (hoja de vida) y adjuntar archivos relacionados con el trabajador (contratos, tablas de comisiones), guardando solo la referencia al archivo original.

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