¿Es Obligatorio que el Trabajador Notifique a su Empleador sobre un Cambio de AFP?
La respuesta breve a la pregunta de si es necesario informar al empleador si decides cambiar de AFP es no. El proceso de traspaso de fondos es gestionado directamente entre la AFP que dejas y la nueva AFP a la que te afilias.
El empleador no tiene ninguna responsabilidad en el proceso de cambio de AFP del trabajador. Su única obligación es realizar los aportes previsionales de acuerdo con la AFP en la que el trabajador está registrado. Por lo tanto, ni el trabajador necesita presentar ningún documento específico a su empleador, ni el trabajador directamente informa al empleador sobre el cambio.
No obstante, el aviso del traspaso al empleador es una parte crucial del proceso, pero esta tarea queda reservada a la nueva Administradora, siendo de su exclusiva responsabilidad toda anomalía que posteriormente provenga de la aplicación de un procedimiento defectuoso en la realización de este aviso.
¿Qué Implica el Traspaso de una AFP a Otra?
El traspaso es el procedimiento por el cual se transfieren los fondos de la Cuenta Obligatoria y/o voluntarias de un afiliado de una AFP a otra. Si estás afiliado al sistema de AFP, te puedes cambiar de AFP mediante una Orden de Traspaso Irrevocable (OTI).
Esta orden es el documento mediante el cual un afiliado manifiesta su voluntad de traspasar los fondos de las cuentas que tiene vigentes a una AFP distinta a la que se encuentra incorporado. Si además tienes Cuenta de Indemnización, estos fondos se traspasan en forma conjunta a la nueva AFP.
Asimismo, puedes transferir los fondos correspondientes a tu Cuenta 2, Cuenta APV y Cuenta de Depósitos Convenidos si lo deseas, indicando la opción en el formulario al momento de efectuar la suscripción. Antes de decidir cambiar de AFP, es crucial investigar y comparar las opciones disponibles en el mercado.
¿Quiénes Pueden Realizar un Traspaso?
Diversos tipos de afiliados pueden suscribir un traspaso:
- Los trabajadores activos, sean dependientes (con contrato o cesantes) o independientes.
- Los afiliados pensionados en la AFP, que estén recibiendo Retiro Programado o con saldo en la Cuenta Individual.
- Los trabajadores que solo tienen una Cuenta de Indemnización en la AFP, sin pertenecer a dicho sistema previsional para otros efectos.
- Los afiliados voluntarios que tienen una cuenta vigente en el sistema de AFP.
Restricciones para Efectuar un Traspaso
Existen ciertas situaciones en las que no se puede realizar un traspaso:
- En trámite de pensión: No puedes suscribir una Orden de Traspaso mientras te encuentres en trámite de pensión. Solo podrás hacerlo cuando te encuentres percibiendo el pago de la pensión definitiva.
- Edad legal cumplida sin solicitud: Si has cumplido la edad legal para pensionarte pero no has presentado la solicitud correspondiente, puedes suscribir la Orden de Traspaso si dispones de saldo en tu Cuenta Obligatoria de Capitalización Individual y/o Cuenta de Afiliado Voluntario.
- Solicitud de desafiliación: Evidentemente no, si estás en proceso de resolución de la solicitud de desafiliación. Si la resolución rechaza la solicitud, puedes suscribir una Orden de Traspaso, dado que continúas en la AFP.
- Reclamos normativos: No puedes suscribir una Orden de Traspaso si el reclamo que te afecta es por problemas de afiliación, multifiliación, falsificación de firma y/o regularización de saldos. En este caso, deberás esperar que el reclamo normativo se encuentre totalmente resuelto para suscribir una Orden de Traspaso. De lo contrario, el traspaso no será válido.
Proceso Detallado para Suscribir una Orden de Traspaso Irrevocable (OTI)
Para efectuar el traspaso, debes suscribir una Orden de Traspaso Irrevocable (OTI) ante un representante de la nueva AFP a la cual deseas cambiarte. También es posible solicitar el traspaso ingresando al sitio web de la nueva AFP, donde una vez ingresados tus datos personales y los de tu empleador, debes indicar la clave de seguridad adicional que tienes en tu actual AFP.
Simultáneamente con la suscripción de la Orden de Traspaso, puedes suscribir otros formularios como la Solicitud Convenio para Distribución y/o Traspaso futuro de recursos previsionales, Autorización de Descuento de la Cuenta de Ahorro Voluntario y Selección de Alternativas de Ahorro Previsional (Ley 19.768) para el inicio del Ahorro Previsional Voluntario (APV).
Además, debes suscribir un documento adicional denominado "Declaración Jurada". Previo al proceso de suscripción de la Orden de Traspaso, los trabajadores deberán ser informados acerca de las comisiones que cobran las AFP a través de la entrega del documento informativo (Anexo Nro. 9) vigente a la fecha de la suscripción de la Orden de Traspaso, cuya copia debidamente firmada deberás adjuntar al ejemplar de la Orden de Traspaso destinado a la AFP antigua.
Requisitos para la Suscripción de una OTI
Para suscribir una Orden de Traspaso se requiere:
- Tu Cédula de Identidad vigente, de la cual se tomarán tus datos personales. Al momento de la suscripción se hará una copia de tu cédula, a la que se le estampará la leyenda: “Uso exclusivo AFP”, para respaldar tu identificación.
- Indicar la razón social, RUT y domicilio de tu empleador.
- La Orden de Traspaso debe ser realizada en persona frente a un representante de la AFP. Se requerirá tu firma y la impresión de tu huella dactilar del pulgar derecho, además de la firma del representante, lo que debe registrarse en el mismo acto, uno en presencia del otro.
Consideraciones sobre la Validez de la OTI
Es importante tener claro que el formulario denominado Orden de Traspaso Irrevocable es el documento que autoriza el traspaso de los saldos de las cuentas personales a la nueva AFP. Esta Orden de Traspaso puede ser anulada como consecuencia de un proceso de revisión en el que se detecten antecedentes erróneos o faltantes (como por ejemplo, la omisión del tipo de fondo de pensiones en la nueva AFP).
Este formulario también será anulado si a la fecha de notificación a la nueva AFP se encuentra pendiente la materialización de un cambio de fondo. El rechazo de la Orden de Traspaso o su aceptación, y la fecha a contar de la cual estarás incorporado en la nueva AFP, será informada por la AFP seleccionada al domicilio consignado en el formulario o a tu correo electrónico.
Impacto del Traspaso y Plazos Clave
Comisiones por Traspaso
Las AFP no pueden cobrar por el traspaso de saldos de ninguna de tus cuentas.
Frecuencia del Traspaso
Solo puedes volver a suscribir una Orden de Traspaso a contar del mes siguiente al de la afiliación a la nueva AFP.
Restricciones en Retiros
El proceso de traspaso de fondos te inhabilita para solicitar retiros de indemnización o cobrar excedentes de libre disposición. Este impedimento se prolonga desde la fecha en que esta orden es aceptada por la AFP antigua y hasta el día hábil siguiente al de la acreditación de tus fondos. Si en la Orden de Traspaso has optado por transferir tus saldos de ahorro voluntario, cotizaciones voluntarias o depósitos convenidos, quedas afecto a las restricciones antes señaladas a causa de ellos.
Plazos del Proceso de Traspaso de Fondos
Luego de firmar la orden de traspaso, la AFP actual debe aprobar el cambio y traspasar los saldos:
- Quedas incorporado a tu nueva AFP a contar del primer día del mes siguiente en que firmaste la Orden de Traspaso.
- El traspaso de tus fondos se produce el primer día hábil del mes siguiente (si suscribes la Orden de Traspaso entre el 1 y el 15), o el día 15 del mes siguiente (si suscribes la Orden de Traspaso entre el 16 y el último día del mes).
- Si firmas una solicitud de pensión dentro del mismo mes de suscripción de la Orden de Traspaso, este último documento será anulado por la AFP.
- Si estás pensionado, el primer mes de pago de tu mensualidad en la nueva AFP será en el mismo mes del traspaso de los fondos.
La Notificación del Cambio de AFP al Empleador (por la Nueva AFP)
La nueva AFP informará a tu empleador, mediante el envío de una carta al domicilio consignado en la Orden de Traspaso, de tu cambio de AFP. Este aviso se comunicará dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en que la Orden de Traspaso haya sido aceptada.
Esta comunicación debe indicar el mes en que debe empezar a pagar las cotizaciones, los depósitos y los aportes en la nueva Administradora y las tasas porcentuales vigentes para la comisión destinada a la Administradora y la prima del seguro de invalidez y sobrevivencia para las remuneraciones devengadas el mes anterior a aquel en que deba iniciar los pagos en la nueva Administradora, teniendo en consideración las disposiciones de los artículos 29, 54, 68 y 69 del D.L. N° 3500, de 1980.
En relación a los pagos:
- La última cotización en la antigua AFP se paga dentro de los primeros 10 días del mes siguiente a la firma de la Orden de Traspaso.
- La primera cotización se debe pagar en la nueva AFP dentro de los primeros 10 días del tercer mes, contando como mes primero aquel en que firmaste la Orden de Traspaso. Por ejemplo: si firmaste en septiembre, el pago en la nueva AFP se debe hacer en noviembre, sobre las remuneraciones de octubre.
- Cuando el aviso al empleador y afiliado independiente se realice en el mismo mes o el mes siguiente al de la suscripción de la orden de traspaso, el primer mes de pago en la nueva Administradora, será el mes subsiguiente al de la suscripción.
Coordinación entre AFPs en el Proceso de Traspaso
El contenido de los campos que conforman el archivo de notificación debe ser idéntico a la información que se registra en la orden de traspaso, el cual debe ser utilizado para realizar el proceso de análisis lógico de aceptación y nulidad, prohibiéndose efectuar correcciones de los datos erróneos o incompletos que se consignen en el formulario. Dentro del plazo establecido, la nueva Administradora debe enviar un mensaje electrónico con el archivo de notificación.
Por los traspasos de cuentas personales realizados el día 1 de cada mes, la nueva Administradora a más tardar el día 10 del mismo mes del traspaso, deberá enviar a la Administradora antigua la copia AFP antigua de la orden de traspaso, la fotocopia de la cédula nacional de identidad, la copia del Documento Informativo exigida al trabajador y la copia o fotocopia de la Declaración Jurada suscrita por el afiliado y el representante de la nueva Administradora, exceptuando este último documento cuando su formato hubiere sido incorporado al reverso del original y primera copia de la orden de traspaso incluyendo la totalidad de las órdenes de traspaso de los afiliados cuyos saldos fueron transferidos en el respectivo proceso de canje, con toda la documentación antes indicada, adjuntando el formulario Comunicación Formal de Traspasos.
En el acto de entrega de la documentación, tanto la Administradora antigua como la nueva deberán efectuar un proceso formal de revisión para determinar su conformidad, la que deberá formalizarse con la suscripción del citado formulario por ambas administradoras. Estos antecedentes servirán de respaldo a la Administradora Antigua para justificar el traspaso del afiliado hacia otra AFP.