Plan Estratégico del Servicio Nacional del Adulto Mayor (SENAMA)

El Servicio Nacional del Adulto Mayor (SENAMA) articula su gestión en torno a un plan estratégico integral, diseñado para abordar las necesidades y desafíos que presenta el proceso de envejecimiento en la sociedad. Este marco de acción se sustenta en la definición de políticas, programas y una estructura organizacional que asegura la implementación efectiva de sus objetivos, buscando mejorar la calidad de vida de las personas mayores.

La Dirección Nacional: Liderazgo y Definición de Políticas

El Director(a) Nacional de SENAMA juega un rol central en la dirección estratégica del servicio. Sus objetivos de cargo son fundamentales para el cumplimiento de la misión institucional:

• Estudiar y proponer al Presidente(a) de la República las políticas, planes y programas que deban efectuarse para diagnosticar y contribuir a la solución de los problemas del Adulto Mayor.
• Velar por el cumplimiento y evaluar la ejecución de dichas políticas y programas.
• Proponer, impulsar, coordinar, hacer seguimiento y evaluar programas específicos dirigidos al Adulto Mayor que se realicen a través de la Administración del Estado.
• Incentivar la participación del sector privado en la atención de aquellas necesidades y solución de los problemas derivados del proceso de envejecimiento.
• Promover la coordinación de la gestión institucional, la imagen corporativa y el clima organizacional.

Las funciones y responsabilidades específicas del Director(a) Nacional, según el Título III, Art. 5° de la Ley N° 19.828, abarcan áreas críticas para la operación y estrategia de SENAMA:

• Definir estrategias y prioridades institucionales.
• Definir políticas, programas y criterios de intervención en temas del Adulto Mayor.
• Diseñar y evaluar productos e instrumentos (programas, proyectos, servicios) y establecer los estándares operativos a aplicar en regiones.
• Planificar y distribuir el presupuesto y habilitar fondos en regiones para su desembolso.
• Contratar personal y poner término a sus servicios, de acuerdo con las disposiciones normativas vigentes.
• Destinar y/o solicitar en comisión de servicio a funcionarios especializados de los distintos órganos o instituciones de la Administración del Estado.
• Contratar con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales, extranjeras o internacionales, estudios técnicos relacionados con los objetivos del Servicio.
• Adquirir, enajenar, gravar y administrar toda clase de bienes y ejecutar o celebrar cualquier acto o contrato tendiente, directa o indirectamente, al cumplimiento del objeto y funciones del Servicio.
• Preparar el programa anual de acción y el proyecto de presupuesto del Servicio y sus modificaciones.
• Presidir el Comité Consultivo del Adulto Mayor.

Comité Consultivo del Adulto Mayor: Asesoría y Participación

El Comité Consultivo del Adulto Mayor, establecido en el artículo 6º de la Ley Nº 19.828 y regulado por el Decreto Núm. 92 de 2003, es un órgano esencial para la retroalimentación y asesoría al Director Nacional. Este comité es presidido por el Director Nacional de SENAMA y está integrado por:

• Siete académicos de universidades del Estado o reconocidas por este, con amplia trayectoria en materias relativas al adulto mayor.
• Cuatro personas provenientes de asociaciones de adultos mayores inscritas en un registro del Servicio.
• Cuatro representantes de personas naturales o jurídicas que presten servicios remunerados o no a adultos mayores, inscritas en el Registro de Prestadores de Servicio al Adulto Mayor, según el artículo 3º letra g) de la ley Nº 19.828.

Los consejeros señalados en las letras a) y b) del artículo 1º son nombrados por el Presidente de la República y se mantienen en sus cargos mientras cuenten con su confianza. Los consejeros señalados en la letra c) del artículo 1º son elegidos por las personas o instituciones mencionadas en la letra g) del artículo 3º de la ley Nº 19.828, pudiendo ser reelegidos. Las funciones del Comité Consultivo son:

• Asesorar al Director Nacional en todo lo relativo a las acciones, planes y programas del Servicio sometidos a su consideración.
• Realizar las sugerencias que estime convenientes.
• Formular al Director Nacional las observaciones y proposiciones que considere necesarias.
• En general, dar su opinión en las materias en las que se solicite su colaboración.

Unidades Clave en la Ejecución del Plan Estratégico

La implementación del plan estratégico de SENAMA recae en diversas divisiones y unidades, cada una con objetivos y responsabilidades específicas que contribuyen al cumplimiento de la misión institucional.

División de Planificación, Desarrollo y Control

El Jefe(a) de la División de Planificación, Desarrollo y Control tiene como objetivo asegurar la comprensión e inclusión de las declaraciones sustantivas del Servicio en las definiciones estratégicas u operativas de todas las Divisiones, Unidades y Equipos de Trabajo. Asimismo, busca procurar el cumplimiento de las orientaciones estratégicas, los compromisos externos y las metas institucionales, a través del monitoreo constante de indicadores y resultados, generando los sistemas de soporte adecuados. Sus funciones incluyen:

• Realizar y controlar la Planificación Estratégica de la Institución y efectuar análisis del sector.
• Adecuar las políticas Institucionales.
• Planificar y controlar la gestión, conduciendo el proceso de planificación Institucional (formulación y programación presupuestaria).
• Diseñar, poner en marcha y realizar seguimiento de métodos de Control de Gestión, así como de instrumentos de gestión institucionales (PMG, Convenios, entre otros).
• Cumplir la función de Representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad, asegurándose de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios del SGC, informando a la alta Dirección sobre su desempeño y promoviendo la toma de conciencia de los requisitos del cliente.
• Desarrollar los sistemas de soporte tecnológico que den cuenta de los procesos de la organización (Gobierno Transparente, PMG, Gobierno Electrónico, SIAC, otros sistemas informáticos).
• Realizar el Proceso de Revisión por la Dirección en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad.

Unidad de Control de Gestión

El Encargado(a) de la Unidad de Control de Gestión planifica, organiza, coordina, dirige y controla las actividades para apoyar el logro de las metas institucionales mediante el monitoreo, control y retroalimentación a los distintos sistemas y procesos. Entre sus funciones específicas se encuentran:

• Apoyar la planificación de las diversas unidades del Servicio, guiando metodológicamente en la construcción de objetivos, metas e indicadores.
• Realizar el monitoreo de los compromisos definidos mediante instrumentos diseñados y elaborar los reportes de avance.
• Apoyar a los encargados de los sistemas PMG en la revisión de requisitos técnicos e informes.
• Apoyar a la jefatura de la División de Planificación, Desarrollo y Control en tareas específicas.
• Elaborar resoluciones que aprueban instrumentos y procedimientos relacionados con la División de Planificación y Desempeño Colectivo, entre otros.

Unidad de Soporte Informático

El Encargado(a) de la Unidad de Soporte Informático planifica, organiza, coordina, dirige y controla la Unidad de Informática para desarrollar proyectos, obtener y otorgar información necesaria para el beneficio del Servicio. Sus responsabilidades incluyen:

• Administración de seguridad perimetral.
• Administración de cuentas de usuarios.
• Revisión de calidad de comunicaciones.
• Mantención de sistemas y respaldo de base de datos.
• Administración de central telefónica, sitio web e intranet.

Unidad de Estudios y Evaluación

El Encargado(a) de la Unidad de Estudios y Evaluación gestiona, direcciona y coordina la Unidad de Estudios para llevar a buen término los estudios existentes en SENAMA, su supervisión y evaluación, además de manejar y distribuir la información de los estudios en el Servicio. Sus funciones son:

• Diseñar la línea base y elaborar Términos de Referencia (TDR).
• Ser contraparte técnica de la evaluación del Fondo Nacional del Adulto Mayor en sus líneas autogestionadas e intermedias.
• Abastecer y proveer de información para la formulación de presupuesto y validación de programas existentes.
• Realizar la provisión de información externa, como estudios de consultoras.
• Coordinar la comunicación con otros Servicios Públicos y realizar revisiones de presentaciones de la Dirección.
• Asesorar, monitorear, supervisar y evaluar técnicamente estudios.
• Informar sobre los estudios realizados en provincias y analizar datos para proveer información relevante a la Dirección Nacional sobre presupuesto, programas, entre otros.

Unidad de Desarrollo de Servicios y Atención Integral

El Encargado(a) de la Unidad de Desarrollo de Servicios y Atención Integral es responsable de planificar y dirigir las labores relativas al cumplimiento de planes y programas de vivienda, así como realizar atención de público y coordinar redes con otros Servicios Públicos. Sus responsabilidades y funciones son:

• Gestionar, direccionar y coordinar las funciones de la Unidad.
• Definir y monitorear el Programa de Vivienda, a través del contacto con los Coordinadores Regionales y con los Servicios Públicos relacionados.
• Responsable de la planificación y formulación del modelo de gestión de viviendas y establecimientos de larga estadía.
• Realizar asesoría y seguimiento a distintas entidades respecto al programa vivienda, mediante reuniones y charlas informativas.
• Emitir y revisar informes relacionados con la Unidad.
• Atención de Público en el marco del SIAC y encargarse de la seguridad al Fondo Directo de SENAMA.
• Asesorar la implementación del programa piloto de la administración de condominios y generar un modelo sociocomunitario en el caso de las viviendas protegidas.
• Otorgar asistencia técnica a los municipios en que se implementará el programa.

División de Administración y Finanzas

El Jefe(a) de la División de Administración y Finanzas tiene como objetivo proveer información financiera, presupuestaria y contable para una mejor atención de los clientes externos (usuarios y gubernamentales) e internos, y para que las Unidades Operativas promuevan condiciones, generen capacidades y apoyen al Adulto Mayor con acciones de fomento, además de proponer e implementar acciones conducentes al desarrollo institucional. Contribuye al logro de la misión institucional, constituyéndose en un factor estratégico para proveer, administrar y desarrollar recursos financieros, materiales y humanos idóneos, promoviendo un estilo de conducción acorde con los valores institucionales del SENAMA. Sus funciones y responsabilidades específicas incluyen:

• Diseño, formulación y control de la programación presupuestaria.
• Realizar la gestión operativa de fondos, nacionales o extranjeros.
• Realizar el control de la ejecución presupuestaria.
• Administrar activos: adquisición, mantención y enajenación de bienes inmuebles y abastecimiento, mantención y enajenación de bienes muebles.
• Administrar servicios generales: contratación y mantención de servicios generales.
• Planificar la programación financiera.
• Administrar ingresos y egresos del nivel central y registrar sus operaciones económicas.
• Administrar cuentas por pagar y cuentas por cobrar del nivel central.
• Centralización y control de la contabilidad regional, tesorería y contabilidad.

Unidad de Contabilidad y Tesorería

El Encargado(a) de la Unidad de Contabilidad y Tesorería se ocupa de las tareas de contabilidad, registro, emisión y control de documentos contables de la Institución.

Unidades de Apoyo Transversal

Existen otras unidades cruciales que brindan soporte transversal a todas las operaciones de SENAMA, asegurando la coherencia, legalidad y difusión de las acciones del Servicio.

Unidad de Comunicaciones

El Encargado(a) de la Unidad de Comunicaciones tiene como objetivo diseñar las estrategias comunicacionales a fin de dar a conocer las actividades que realiza el Servicio. Sus funciones y responsabilidades específicas son:

• Coordinación y supervisión de tareas de la Unidad de Comunicaciones.
• Coordinar actividades de difusión y comunicación al interior del SENAMA y del Senama con otras Instituciones.
• Realizar la coordinación de actividades de difusión y comunicación con los Coordinadores Regionales.
• Apoyar al Director(a) en actividades públicas.
• Editar publicaciones y trabajar conjuntamente con medios de comunicación escritos, radiales y visuales.

Unidad de Auditoría Interna

El Encargado(a) de la Unidad de Auditoría Interna tiene como objetivo participar en la implantación y mejora de nuevos procesos y procedimientos, así como del control interno en todas las áreas del Servicio. Sus funciones y responsabilidades específicas incluyen:

• Evaluar en forma permanente el sistema de control interno del Servicio y efectuar recomendaciones para su mejoramiento.
• Evaluar el grado de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que se utilizan los recursos humanos, financieros y materiales del Servicio.
• Promover la adopción de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la Institución.
• Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, su confiabilidad y oportunidad.
• Elaborar y proponer al jefe del Servicio para su aprobación el Plan de Auditoria Anual de la Institución.
• Promover la coherencia de las políticas y actividades de la Unidad de Auditoría Interna del Servicio con las demandas de la autoridad Presidencial, a través de las orientaciones del Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, y respecto de la acción de otros organismos del Estado.
• Efectuar el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas emanadas de los informes de auditoría aprobadas por la autoridad.
• Participar obligatoriamente en el Comité de Auditoría Ministerial, a través del jefe de la Unidad o su representante.
• Otorgar permanente y oportuno aseguramiento al proceso de gestión de riesgos de la Institución, según las directrices entregadas por el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno.

Unidad Jurídica

El Encargado(a) de la Unidad Jurídica tiene como objetivo asistir y asesorar a la Dirección Nacional, a los Jefes de División o cualquier dependencia del SENAMA, respecto de todo tipo de materias de índole legal o reglamentaria que digan relación con los objetivos del Servicio. Asimismo, debe realizar convenios, contratos y actos administrativos requeridos para un adecuado ejercicio de los mandatos y funciones del SENAMA, y cuidar y asegurar la juridicidad de sus actos administrativos. Sus funciones específicas son:

• Gestionar, direccionar y coordinar la Unidad Jurídica, llevando a cabo asesoría y gestión jurídica especialmente para: Fondo Nacional del Adulto Mayor (redacción de bases), Unidad de Adquisiciones (DAF), Unidad de Desarrollo de las Personas, Comité Consultivo (referente a su integración).
• Realizar análisis jurídico y propuestas en torno a derechos del Adulto Mayor.
• Elaboración de contratos y actos administrativos aprobatorios.
• Visación de actos de la División de Administración y Finanzas.
• Elaboración de informes jurídicos, instructivos y capacitaciones a funcionarios del SENAMA o a externos que lo requieran.
• Realización del proceso de registro de prestadores de Servicios y de Organizaciones de Adultos Mayores.

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