Formato y Diseño de Credenciales Institucionales

Una tarjeta de identificación o gafete es un documento bastante útil en ciertas situaciones. Su principal propósito es confirmar que una persona es quien dice ser o que forma parte de una empresa o de un colectivo específico. Las credenciales de identificación son un elemento esencial para la seguridad y organización en cualquier empresa o institución.

Estas tarjetas de PVC personalizadas, con dimensiones similares a una tarjeta bancaria, permiten identificar a colaboradores, visitas y controlar el acceso a las instalaciones. Son un producto esencial como parte de la seguridad de tu empresa u organización, identificando a tus colaboradores, visitas y control de acceso en las instalaciones de instituciones públicas o privadas, servicios de salud, pequeñas y grandes empresas.

Características Técnicas y Dimensiones

Las credenciales de identificación son tarjetas de PVC blancas personalizadas, con las mismas dimensiones de una tarjeta bancaria (85 x 53 mm). Pueden ser impresas a todo color por una o ambas caras, incluyendo el logotipo de la empresa o institución, fotografía del empleado y otros datos relevantes.

Las credenciales se imprimen en tarjetas de PVC, de idéntica dimensión que una tarjeta de crédito, débito, transporte BIP o cuenta RUT, por lo que, son fáciles de llevar en la billetera y colocarla en una porta credencial.

Las dimensiones corresponden al formato definido en la norma ISO CR80, equivalente a 54mm x 85.7mm x 0.76mm de espesor.

Opciones de Diseño y Personalización

Diseño Personalizado

Tu diseño puede incluir una variedad de elementos para asegurar una identificación completa y profesional:

• El arte y logotipo de tu empresa
• Foto de la persona
• Nombres y Apellidos
• Número de RUN
• Número de empleado
• Fecha de vencimiento
• Código de barras
• Código QR, entre otras posibilidades.

Opciones de Impresión

Según lo determine tu diseño, la tarjeta puede ser impresa por una cara o por las dos. Un ejemplo de tarjetas impresas por ambas caras incluye:

• Impresión 4x0 (una cara a color, el reverso en blanco)
• Impresión 4x1 (una cara a color, el reverso a un solo color)
• Impresión 4x4 (ambas caras a color)

Mientras que otros proveedores dejan márgenes blancos, la tecnología avanzada permite cubrir el 100% del área de impresión de la tarjeta, obteniendo en consecuencia una credencial indiscutiblemente superior.

Seguridad Visual en las Credenciales

Este punto es especialmente relevante hoy en día. Se cuenta con tecnología que permite otorgar una seguridad visual superior al promedio de la industria, añadiendo a la impresión, sellos ultra violeta y laminados holográficos. Como resultado, se obtendría una credencial verdaderamente difícil de imitar.

Ejemplos de Credenciales con Seguridad Visual:

• Holográfica
• Sello Ultra Violeta UV
• Folio Metálico

Opciones Adicionales: Banda Magnética, Chip o RFID

Sí, las credenciales de identificación pueden tener banda magnética, chip o RFID (Identificación por Radiofrecuencia).

• Estas tarjetas de proximidad utilizan un chip que trabaja a una frecuencia de 125 Khz con una rápida velocidad de lectura, con un alcance que varía desde 2 cm a 1 metro, dependiendo del lector y capaz de almacenar hasta 1kb de información.
• En comparación con las tarjetas de 125 Khz, las tarjetas Mifare son más versátiles. Pueden ser utilizadas para varias aplicaciones dentro de una empresa. Las Tarjetas Mifare se caracterizan por una capacidad de lectura y escritura con 1kb de memoria organizada en 16 sectores de 4 bloques de 16 bytes cada uno.

Herramientas para la Creación y Personalización de Credenciales

La creación de credenciales y gafetes profesionales es fundamental para la identificación y seguridad en diversos entornos. Un gafete, también conocido como tarjeta de identificación o insignia, sirve para confirmar la identidad de una persona o su pertenencia a una empresa, organización o colectivo específico. Estos documentos son especialmente útiles en situaciones como conferencias, ferias de negocios, eventos escolares, viajes turísticos y entornos laborales.

Plataformas de Diseño Online: Canva

Con Canva, puedes personalizar una plantilla de tarjeta de identificación desde su selección de layouts y, así, crear una tarjeta única para tu empresa o grupo. La colección de plantillas para gafetes abarca distintos estilos y temáticas, adecuadas para tarjetas de identificación escolares, membresías de clubes, tarjetas de gimnasio, gafetes laborales y más. Existen plantillas para diversos tipos de negocios e industrias, desde diseños simples y profesionales hasta opciones creativas para niños.

Una vez seleccionada una plantilla, la personalización se realiza en pocos pasos mediante herramientas de edición intuitivas. Es posible utilizar el diseño tal cual está, ingresando la información necesaria en los campos de texto, o modificar el layout y los elementos de diseño. Al finalizar la edición, el diseño se guarda y se descarga para su impresión.

Para crear un gafete distintivo, se puede agregar el logo propio o explorar temas y paletas de colores. Plataformas como Canva ofrecen millones de fotos, ilustraciones y elementos de diseño para facilitar una experiencia de diseño intuitiva. Muchos elementos son gratuitos, y los premium tienen un costo accesible. Se pueden encontrar formas, líneas, íconos e ilustraciones en la sección "Elementos", y cambiar su color o tamaño para reflejar la identidad de la marca. Para cambiar el tamaño de un elemento, se arrastra el cursor desde las esquinas. Cambiar el color de un ícono o forma se realiza en la barra de herramientas, utilizando la rueda de colores o ingresando un código hexadecimal. Es posible diseñar gafetes incorporando fotografías propias, subiéndolas directamente a la plataforma en formatos JPG, PNG o SVG. Estas imágenes se pueden agregar al diseño arrastrándolas y soltándolas.

WPS Office y Plantillas Gratuitas

WPS Office ofrece una amplia variedad de plantillas gratuitas para gafetes, además de otros tipos de documentos. Crear gafetes empresariales o escolares en un documento de Word es sencillo con las plantillas descargables y editables de WPS Office. Estas plantillas pueden ser adaptadas con la información correspondiente a cada persona.

¿Qué es un Gafete y para Qué Sirve?

Los gafetes son pequeñas tarjetas de identificación, usualmente en formato vertical, que se cuelgan del cuello para facilitar la identificación en contextos escolares, académicos o profesionales. Se utilizan comúnmente en congresos, eventos profesionales, visitas escolares o viajes organizados para verificar la identidad y el acceso.

WPS Office proporciona una selección de plantillas gratuitas para proyectos empresariales y escolares, incluyendo opciones para gafetes empresariales, tarjetas de visita y portadas de informes.

Algunas de las plantillas destacadas incluyen:

• Gafete Empresarial 1: Útil para identificar empleados o colaboradores en instalaciones de la compañía, ferias y congresos. Editable al gusto. Formato: Word.
• Gafete Empresarial 2: Diseño elegante con espacio para imprimir un código QR, útil para garantizar el acceso a instalaciones. Formato: Word.
• Gafete Empresarial 3: Opción con tonos verdes y líneas curvas para un aspecto ecológico. Los colores son personalizables. Formato: Word.
• Gafete Empresarial 4: Gafete rectangular de aspecto ecológico, ideal para organizaciones comprometidas con el medio ambiente y congresos de materiales sostenibles. Formato: Word.

Uso y Edición de Plantillas de Gafetes

Tras descargar una plantilla de WPS Office, se pulsa sobre los elementos editables para reemplazarlos por la información correspondiente. También es posible cambiar los colores y los diseños estándar. Las plantillas de gafetes se imprimen como cualquier otro documento. Se recomienda elegir el papel adecuado para garantizar resistencia y el correcto encaje en portagafetes. Es posible que sea necesario recortarlos para darles la forma deseada. Los gafetes tienen un formato sencillo que se puede diseñar y editar con aplicaciones como WPS Writer o WPS Slides. Las plantillas mencionadas están diseñadas en WPS Writer.

Elementos Esenciales de un Gafete

Lo más habitual es que un gafete incluya una fotografía de la persona, su nombre y su cargo o posición. Algunos también pueden mostrar la fecha del evento, áreas de acceso autorizadas y otra información relevante. Los gafetes escolares deben incluir la foto del estudiante para verificar su identidad, así como su nombre, clase y otra información de acceso relevante.

Importancia de Mockups para Presentación

Disponer de un kit de mockups de credenciales profesionales de alta resolución asegura que los diseños se exhiban con precisión y autenticidad. Estos kits son fáciles de usar y permiten personalizar y presentar las insignias de manera pulida y profesional, lo cual es ideal para proyectar la identidad corporativa u organizacional. Potenciar la marca e impresionar a los clientes es un objetivo clave que se puede lograr a través de un diseño de credencial bien ejecutado.

Nuestro kit de mockups incluye diversas vistas para mostrar tus diseños:

• Vista frontal de credencial corporativa
• Vista superior de credencial corporativa
• Credencial oficial con un cordón
• Vista en ángulo alto de credencial y cordón
• Credencial colgando de cordones
• Vista superior de colección de credenciales
• Vista superior de credencial y cordón
• Vista frontal de credenciales de conferencia
• Credencial colgando con cordones
• Credencial colgando de un cordón

Ejemplos de Uso y Solicitud en el Ámbito Universitario

En el contexto universitario, las credenciales cumplen funciones específicas y su solicitud está sujeta a ciertos requisitos.

Requisitos Generales

Para la obtención de credenciales universitarias, es requisito excluyente que la o el estudiante esté matriculado, y que, en el caso de las funcionarias/os y académicas/os, cuenten con contrato vigente. Para realizar este trámite es preciso haberse tomado la fotografía durante el proceso de matrícula en el campus universitario. En el cuerpo del mensaje, se debe explicar si se trata de Pregrado o Postgrado, señalar qué Carrera, Facultad y duración del programa.

Si el programa de postgrado dure menos de 1 año, caso contrario si cursan algún programa superior a 12 meses se procederá a solicitar credencial definitiva.

Quienes realicen esta solicitud por segunda o más veces, deberán ir al Departamento de Finanzas y pagar 0,32 UF por la reposición de la credencial.

Quienes requieran una nueva credencial sin costo, debido a robo o extravío, deben contar con contrato vigente y su correo institucional habilitado.

Requisitos Adicionales y Consideraciones Específicas

Existen requisitos específicos dependiendo de la situación del solicitante o las necesidades de acceso:

• Las personas extranjeras deben tener RUT nacional vigente. Se debe enviar una foto del carnet y agregar el RUT en la nómina.
• Las y los solicitantes deben estar matriculadas/os. Se debe adjuntar una imagen o fotografía de su cédula de identidad y credencial universitaria dañada para efectuar la reposición por garantía. En esta oportunidad, podrán adjuntar una fotografía actualizada.
• En el cuerpo del mensaje deben comentar lo sucedido, adjuntando una fotocopia de su cédula de identidad o el comprobante del Registro Civil.
• También se debe agregar si necesita que la credencial quede activada para el Hospital San José, la Biblioteca de Minas, algún block específico del Departamento de Física, la Facultad de Química y Biología o algún acceso en especial.
• Estudiantes, funcionariado académico y no académico que deban acudir algún block en específico de Física y requieran entrar con la credencial de forma obligatoria.
• Estudiantes, funcionariado académico y no académico de la Facultad de Química y Biología que requieran entrar por las puertas de sus inmediaciones.

Proveedores de Credenciales

Para aquellos que necesitan credenciales para su empresa u organización, existen diversos proveedores especializados. Por ejemplo, Damarket ofrece el servicio de impresión y personalización de tarjetas plásticas y credenciales, además de fabricar lanyards personalizados y contar con stock de portacredenciales plásticas. De igual forma, Andescard se especializa en la fabricación de tarjetas de identificación que cumplen con todo tipo de necesidades específicas, ya sean por motivos de seguridad o para mejorar la eficiencia en cualquier entorno.

Tabla Resumen de Opciones de Personalización

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