El Ahorro Previsional Voluntario (APV) representa una herramienta fundamental para complementar las pensiones obligatorias. Su gestión involucra una serie de procedimientos y regulaciones tanto para el afiliado como para el empleador y las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).
Un depósito de ahorro puede corresponder a un descuento efectuado por el empleador o a un pago directo realizado por el titular de una cuenta de ahorro voluntario en una Administradora.
Proceso de Descuento por Empleador
Autorización y Modificación de Descuentos
El afiliado que decida efectuar depósitos destinados a la cuenta de ahorro voluntario por intermedio de su empleador, debe autorizar a este los descuentos que sean pertinentes, así como también debe comunicarle cualquier revocación o cambio en las condiciones de los mismos. Los descuentos pueden ser sumas fijas o porcentajes de la remuneración, por un lapso o indefinidamente, según lo determine el afiliado.
Es importante destacar que la autorización y el aviso de revocación o modificación de descuentos debe comunicarlos el trabajador a su empleador dentro del mismo mes en que adopte la decisión, teniendo presente que su efecto solo se producirá a contar de las remuneraciones del mes siguiente.
Rol de la Administradora como Intermediaria
La Administradora en que el trabajador se encuentre afiliado puede actuar de intermediaria en las comunicaciones de autorización y modificación, debiendo utilizar para ello obligatoriamente el formulario denominado Autorización de descuento de la cuenta de ahorro voluntario. Este formulario debe diseñarse, confeccionarse y mantenerse a disposición del público en sus agencias, centros de servicios o en las oficinas de los empleadores que lo soliciten.
El formulario debe estar diseñado de tal modo que contenga la alternativa de otorgamiento de mandato de cobranza por parte del trabajador, en conformidad con lo establecido en el Capítulo II de la Letra A del presente Título. Además, debe incluir un campo destinado al mes a partir del cual el empleador debe efectuar el primer descuento y otro para señalar el régimen tributario al que se acogerán los depósitos efectuados a través del empleador. Se omitirá el nombre de la Administradora en que deba efectuarse el pago para evitar las confusiones que eventualmente se producirían con los traspasos.
Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011. Posteriormente fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.
En caso de actuar de intermediaria, al momento de la suscripción del formulario pertinente por el afiliado y por un funcionario responsable de la AFP, la Administradora otorgará una copia al trabajador y posteriormente enviará otra copia al empleador. La fecha de suscripción debe constar en forma legible y sin enmendaduras. Si el formulario de autorización de descuentos es suscrito simultáneamente con el de afiliación, la copia deberá ser enviada al trabajador, una vez que se haya determinado la validez de la solicitud de incorporación.
El envío de la copia del formulario al empleador podrá hacerse mediante correo electrónico, ordinario, certificado, privado o notificación personal. La Administradora despachará esta comunicación dentro del plazo de cinco días hábiles desde la fecha de suscripción del formulario, archivando el original en el archivo previsional, dentro del plazo de treinta días desde el envío de la copia al empleador o antes del traspaso, si este ocurriere primero.
Cuando el formulario de autorización de descuentos sea suscrito simultáneamente con la solicitud de incorporación, el envío de las copias al empleador o trabajador debe efectuarse en la forma antes indicada y a más tardar el último día hábil del mes siguiente al de suscripción de la Solicitud de Incorporación. No procede enviar copias del formulario al empleador y al trabajador si se determina que la Solicitud de Incorporación es nula, está pendiente o existe múltiple afiliación. En tales casos, la autorización de descuentos quedará nula y deberá notificarse esta situación al trabajador a más tardar el último día hábil del mes siguiente al de la suscripción.
La nueva Administradora no podrá ejercer la función intermediaria sino a contar del primer día en que le corresponda recibir la respectiva cuenta personal. Sin embargo, podrá obtener la suscripción del formulario de autorización de descuento en forma simultánea con la suscripción de la correspondiente orden de traspaso, con la salvedad de que deberá mantener pendiente su notificación al empleador hasta el momento en que obtenga la aceptación de la Administradora antigua a la notificación del respectivo traspaso.
Cambio de Régimen Tributario y Responsabilidades
Cuando el afiliado está efectuando depósitos de ahorro voluntario a través de descuento de empleador y decide cambiar de régimen tributario, deberá manifestar su voluntad suscribiendo un nuevo formulario Autorización de descuento de la cuenta de ahorro voluntario.
El afiliado que hubiere otorgado mandato de cobranza a una Administradora estará obligado a proporcionarle copia de cualquier comunicación que hubiere dado a su empleador en relación con los respectivos descuentos. Esta copia deberá proporcionarla dentro del plazo de 30 días desde la fecha en que hubiere efectuado la comunicación. La Administradora archivará este documento en el archivo previsional dentro del plazo de treinta días desde su recepción, debiendo actualizar sus registros con la respectiva información previo a un traspaso de AFP. El afiliado será responsable de cualquier anomalía que provenga de errores u omisiones en el cumplimiento de esta norma.
Plazos y Excepciones para el Empleador
El primer mes en que el empleador debe efectuar el descuento para la cuenta de ahorro voluntario del trabajador, es el siguiente al de recepción de la respectiva autorización, debiendo pagarlo dentro de los plazos establecidos en el artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980.
Al operar con un mandato, la Administradora considerará depósitos de ahorro no pagados oportunamente los descuentos que no sean pagados al vencimiento de los plazos establecidos en el artículo 19 del D.L.
En cuanto al depósito de ahorro, el empleador podrá pagarlo en fechas distintas de otras cotizaciones, pero siempre dentro de los plazos legales.
Es importante señalar que las entidades pagadoras de subsidios no podrán efectuar descuentos para la cuenta de ahorro voluntario a los subsidios que les corresponda pagar a los afiliados al Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500, de 1980.
Depósitos Directos de Ahorro Voluntario
El depósito directo de un afiliado o un titular debe pagarse mediante una planilla diferente de aquella con que se pague la respectiva cotización obligatoria. En el comprobante de depósito directo se deberá incorporar una nota en la que se indique que ante la ausencia de información respecto del régimen tributario al cual se acoge el respectivo depósito, la Administradora procederá de acuerdo a las instrucciones del número 24.
Traspaso de Fondos de Ahorro Voluntario
Para efectuar el traspaso total o una parte del saldo o de los subsaldos de la cuenta de ahorro voluntario a otra AFP, las Administradoras deberán ceñirse, en lo que proceda, a las instrucciones establecidas en el Capítulo VIII de la letra A del Título II del Libro II y en el Capítulo XV de la letra A del presente Título, teniendo en consideración la información relativa a los distintos regímenes tributarios que la afectan.
¿Cómo usar el sistema AFP a tu favor?
Consideraciones en Casos de Desafiliación
En el caso de desafiliación del Sistema de Pensiones, regulado por el D.L. N° 3.500, de 1980, la Administradora encargada de traspasar al IPS los saldos registrados en la cuenta de capitalización individual, deberá informar a las restantes A.F.P. de la citada desafiliación, en el mismo mes en que corresponda efectuar dicho traspaso.
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